Nationaal Archief. Collectie, tentoonstellingen en activiteiten

Inzage in beperkt openbaar archief

Het overgrote deel van de archieven die in het Nationaal Archief worden bewaard is volledig openbaar en daarmee zonder meer ter inzage in de studiezaal. Een klein deel van de archieven is echter nog niet of beperkt openbaar. Wanneer een (gedeelte van een) archiefbestand beperkt openbaar is, staat dat vermeld in de archiefinventaris op www.gahetna.nl onder "Aanwijzingen voor de gebruiker". Wanneer een specifiek inventarisnummer beperkt openbaar is, ziet u dat altijd in de archiefinventaris staan, met vermelding tot wanneer de beperking geldt.

In dit informatieblad vindt u waarom sommige archieven beperkt openbaar zijn, onder welke voorwaarden er wel inzage gegeven kan worden en hoe u een verzoek tot inzage kunt indienen.

  1. Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar?
  2. Hoe krijg ik inzage in beperkt openbaar archief?
    2a. Particulier archief
    2b. Overheidsarchief dat beperkt is wegens het belang van de Staat
    2c. Overheidsarchief dat beperkt is wegens onevenredige bevoordeling of benadeling
    2d. Overheidsarchief dat beperkt is wegens de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen
    2e. Burgerlijke stand
  3. Inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek
  4. Inzage in strafdossiers
  5. Naleving van de Wet bescherming Persoonsgegevens
  6. Kan ik kopieën bestellen uit beperkt openbaar archief?
  7. Adresgegevens

1. Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar?

Bij het Nationaal Archief wordt onderscheid gemaakt tussen particuliere archieven en overheidsarchieven. Voor particuliere archieven geldt dat de eigenaar van het archief bij de overdracht aan het Nationaal Archief bepaalt welke stukken er openbaar zijn en op welke stukken een beperking rust. Hij is daarbij niet aan regels gebonden. Bij overheidsarchieven ligt dat anders. Op overheidsarchief kan om drie redenen een beperking aan de openbaarheid worden gesteld. Deze redenen zijn vastgelegd in artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet.

  • Het belang van de Staat (staatsveiligheid)
  • Onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties, dan wel van derden
  • De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen

Wanneer, bij de overdracht van een archief aan het Nationaal Archief, wordt bepaald dat een van deze punten aan de orde is, worden er beperkingen aan de openbaarheid van het archief gesteld. Daarbij wordt bepaald voor welke delen van het archief en voor welke periode de beperking geldt. De overheid mag de openbaarheid van een archiefstuk niet langer beperken dan 75 jaar na de overdracht. Alleen bij hoge uitzondering kan hiervan worden afgeweken.

2. Hoe krijg ik inzage in beperkt openbaar archief?

Wanneer er een beperking is gesteld aan de openbaarheid van een archiefstuk, kunt u in sommige gevallen toch inzage krijgen. Dat is geregeld in de Archiefwet. In de meeste gevallen zult u dan aan enkele voorwaarden moeten voldoen. Deze voorwaarden kunnen per archiefbestand verschillen en zijn vaak afhankelijk van de aard van de beperking. De medewerkers van het Nationaal Archief kunnen u laten weten wat de reden is van de beperking en wat de mogelijkheden zijn om inzage te krijgen. Hieronder vindt u, per gestelde bepaling, hoe u een verzoek om inzage kunt indienen.

2a. Particulier archief

Wanneer u, bij het Nationaal Archief, een archiefstuk wilt inzien dat gevormd is door een privé-persoon of een niet-overheidsinstantie en waar een beperking op rust, kunt u bij het Nationaal Archief navragen wat de aard van deze beperking is. Soms worden stukken pas openbaar nadat bepaalde personen zijn overleden, soms dient u toestemming te vragen aan de directeur van het Nationaal Archief en soms dient u toestemming te vragen aan de eigenaar van het archief. Het Nationaal Archief kan u dan laten weten tot wie zich moet richten. U dient deze toestemming schriftelijk te verkrijgen.

2b. Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens het belang van de Staat

Wanneer overheidsarchief beperkt openbaar is om de staatsveiligheid te waarborgen, is het voor het Nationaal Archief niet mogelijk zelf een beslissing te nemen op uw verzoek tot raadpleging. Het Nationaal Archief stuurt in dat geval, conform de Archiefwet, uw verzoek zo spoedig mogelijk door naar de oorspronkelijke zorgdrager, de organisatie die het archief heeft gevormd. U ontvangt hiervan een bericht. De zorgdrager dient op uw verzoek te reageren met inachtneming van de wetgeving die van toepassing was vóór de overbrenging van het archief naar het Nationaal Archief. In de meeste gevallen zal het dan om de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) gaan.

2c. Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens onevenredige bevoordeling of benadeling

Wanneer u inzage wilt in een archiefstuk dat beperkt openbaar is om te voorkomen dat personen of instanties onevenredig bevoor- of benadeeld worden, dient u daartoe een gemotiveerd verzoek in bij het Nationaal Archief. In dit verzoek legt u uit om welke stukken het gaat, u noemt de archiefinventaris en de inventarisnummers, en waarom u deze stukken wilt inzien. Naar aanleiding van uw verzoek zal worden uitgezocht of bij afweging van de van toepassing zijnde belangen, raadpleging van het archief mogelijk is.

2d. Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen

Wanneer bij het Nationaal Archief een archief beperkt openbaar is om de privacy van nog levende personen te beschermen, kent deze beperking twee gradaties. Er wordt onderscheid gemaakt tussen gewone (categorie A) en bijzondere persoonsgegevens (categorie B).

De categorie bijzondere persoonsgegevens wordt in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) onderscheiden als persoonsgegevens die bijzonder beschermd moeten worden. Hiertoe worden gerekend: gegevens over godsdienst/levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijke gegevens of gegevens betreffende een verbod vanwege onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

De medewerkers van het Nationaal Archief kunnen u per archief en archiefstuk informeren of u te maken heeft met een beperking A of B.

A-beperking

U krijgt altijd inzage. Van te voren een afspraak maken is niet nodig en is ook niet mogelijk voor dit type archiefstuk. Het gewenste inventarisnummer kan, uitsluitend tijdens uw bezoek aan de studiezaal, door de medewerker van de informatiebalie voor u worden aangevraagd. Wachttijd na aanvragen maximaal een half uur. Een andere manier van reserveren is er niet.

U krijgt bij deze gelegenheid van de medewerker van de infobalie een officieel besluit voor inzage van het specifieke inventarisnummer (of nummers) met een A-beperking. Dit besluit is een jaar geldig. Komt u nogmaals voor hetzelfde inventarisnummer, laat u dan het besluit zien aan de medewerker. Hij kan dan meteen het gewenste inventarisnummer voor u aanvragen.

Voor de goede orde nog de volgende kanttekeningen bij een A-archiefstuk: het is niet de bedoeling dat u van te voren een verzoek voor inzage indient; het Nationaal Archief doet geen vooronderzoek; u hoeft in de studiezaal geen bewijs van overlijden te laten zien noch enig ander document; een onderzoeksopzet is niet van toepassing.

Wat zijn de beperkingen voor u:

  • U kunt de inventarisnummers niet zelf (van te voren) reserveren, ook niet als u in het bezit bent van het officiële inzagebesluit.
  • Reproducties zijn niet mogelijk, tenzij u deze aantoonbaar nodig heeft als juridisch bewijsstuk.
  • Indien van toepassing: u bent er verantwoordelijk voor dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u gegevens hebt ingezien, niet wordt geschaad.

B-beperking

Wanneer u stukken wilt inzien met een B-beperking, is dat alleen mogelijk wanneer u voldoet aan artikel 23 van de WBP. In dit artikel is uitgewerkt onder welke voorwaarden inzage kan worden verleend in archieven met bijzondere persoonsgegevens. Wanneer u inzage wilt in een dergelijk archiefstuk of dossier op naam van een specifiek persoon dient u bij het Nationaal Archief een gemotiveerd schriftelijk verzoek in, waarin u aangeeft van wie u het dossier wilt inzien (volledige naam en geboortedatum opgeven) en waarbij u aantoont:

  • dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
  • dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
  • dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
  • dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
  • dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of
  • dat raadpleging plaats vindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Hiervoor geldt een aparte procedure die hieronder nader is omschreven.
Bewijs van overlijden

Als bewijs van overlijden gelden de volgende documenten:

  • Een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de burgerlijke stand
  • Een kopie van de persoonskaart van de betrokkene (op te vragen bij het Centraal Bureau voor Genealogie www.cbg.nl)
  • Eventuele andere schriftelijk bewijzen zoals een origineel overlijdensbericht of overlijdensadvertentie

Wanneer men een dossier of documenten wil inzien van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, hoeft geen bewijs van overlijden te worden overgelegd.

Toestemming

Wanneer de persoon van wie u het dossier of documenten wilt inzien, nog in leven is, heeft u zijn of haar toestemming nodig. Deze toestemming dient te bestaan uit een ondertekende verklaring en kopie van het identiteitsbewijs van degene op wie het dossier betrekking heeft. Op deze kopie dient de handtekening van de betrokkene duidelijk leesbaar te zijn. Wanneer het uzelf betreft, dient u een kopie van uw eigen legitimatiebewijs mee te sturen.

Wanneer u een van bovenstaande punten voldoende heeft aangetoond, wordt aan u inzage verleend. Inzage wordt verleend door middel van een officieel besluit. In dit besluit staat geschreven dat aan u toestemming is verleend voor de inzage van dit specifieke stuk. In het besluit wordt het betreffende archiefstuk altijd volledig benoemd: naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer. Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk. Dit besluit is drie maanden geldig. Wanneer u de dossiers na drie maanden nogmaals wilt inzien, dient u opnieuw een verzoek in.

2e. Burgerlijke stand

Voor de kopiebestanden van de burgerlijke stand die bij het Nationaal Archief berusten geldt dat geboorteakten na 100 jaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar openbaar worden. Inzage kan pas worden verleend als die termijn is verstreken. Meer informatie over de archieven van de burgerlijke stand vindt in het informatieblad Ik zoek een inschrijving in de burgerlijke stand

3. Inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek

In artikel 23 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) staat dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is, wanneer wetenschappelijk of statistisch onderzoek wordt uitgevoerd. Op basis van dit artikel van de WBP kunnen onderzoekers bij het Nationaal Archief inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage geven. Wanneer u wetenschappelijk onderzoek wilt uitvoeren in dossiers van personen die wel aantoonbaar overleden zijn dan dient u enkel een overlijdensbewijs voor te leggen.
Indien u geen overlijdensbewijs kunt overleggen of toestemming van de betrokkene heeft dient u aan alle onderstaande punten te voldoen:

  • het onderzoek dient algemeen belang
  • de verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek
  • het vragen van uitdrukkelijke toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren), onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost
  • bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Onderzoeksopzet

Om te kunnen toetsen of uw onderzoek aan bovenstaande punten voldoet, dient bij het verzoek tot inzage een onderzoeksopzet te worden gevoegd. Deze onderzoeksopzet bestaat uit twee delen: Waarborgen van de privacy en een contextueel deel.

1. Privacy

Een belangrijke voorwaarde bij het verlenen van inzage is de vraag of de privacy van in de dossiers genoemde personen voldoende wordt gewaarborgd. Dit zal beoordeeld worden naar aanleiding van uw beantwoording van onderstaande vragen.
   
1a. Hoe wordt de privacygevoelige informatie, overgenomen uit de dossiers, beveiligd? Worden gegevens bijvoorbeeld opgeslagen op een beveiligde USB-stick of beveiligde computer?
1b. Hoe wordt voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer niet wordt geschaad? De resultaten worden bijvoorbeeld alleen statistisch verwerkt, namen van betrokken personen worden niet genoemd, wijze van anonimiseren etc.

2. Context

Met deze informatie krijgen wij een beter beeld van uw onderzoek en kunnen we wellicht met u meedenken welke archieven nog meer relevant zijn.

2a. Inleiding (Wat is de aanleiding om dit onderzoek te doen)
2b. De onderzoeksvraag
2c. Doelstelling (Wat moet het onderzoek opleveren: boek, artikel, promotie etc.)
2d. Opbouw van het onderzoek en de onderzoeksmethode(n)
2e. Welke beperkt openbare dossiers van het Nationaal Archief zijn noodzakelijk voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag?
2f. Waarom is verwerking van de persoonsgegevens in deze dossiers noodzakelijk voor het onderzoek?
2g. Waarom is het niet mogelijk schriftelijke toestemming van de betrokkenen of bewijzen van hun overlijden te verkrijgen? 

Wilt u uw onderzoeksopzet puntsgewijs indienen, dus genummerd van 1a t/m 2g.

Inzage

Het verzoek en de onderzoeksopzet worden door de medewerkers van het Nationaal Archief getoetst aan de privacy-voorwaarden die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan zal inzage worden verleend door middel van een officieel besluit. In dit besluit staat geschreven dat aan u toestemming is verleend voor de inzage van dit specifieke stuk. In het besluit wordt het betreffende archiefstuk altijd volledig benoemd: naam van het archief, archiefinventaris en inventarisnummer. Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit kunt u een bezwaarschrift indienen en is eventueel beroep mogelijk. Dit besluit is een jaar geldig. Wanneer u de dossiers een jaar na dagtekening van het besluit nogmaals wilt inzien, zult u opnieuw een verzoek moeten indienen. U zult wel áltijd een afspraak moeten maken om de stukken in te mogen zien. 

4. Inzage in strafdossiers

Voor inzage in strafdossiers geldt bij het Nationaal Archief hetzelfde regime als voor inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens. Dat ligt anders wannneer u slachtoffer bent geweest van een misdrijf en inzage wilt hebben in het strafdossier van de dader. Dan hebt u altijd recht op inzage. Houdt u er wel rekening mee dat strafdossiers ontsloten zijn op naam van de dader. Om het dossier voor u te vinden hebben we de naam van de dader of de datum van de uitspraak van het vonnis nodig.

5. Naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens

Het Nationaal Archief is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij met deze gegevens omgaat. Eenieder heeft de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

Het College Bescherming Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Het is mogelijk om bij het College een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Iemand die schade lijdt doordat ten opzichte van hem of haar in strijd met de Wet Bescherming Persoonsgegevens is gehandeld, kan recht hebben op een schadevergoeding.

6. Kan ik kopieën bestellen uit beperkt openbaar archief?

Sinds 1 september 2012 verstrekt het Nationaal Archief geen reproducties meer uit beperkt openbare archieven. De enige uitzondering hierop vormen kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dergelijke gevallen worden reproducties tegen betaling beschikbaar gesteld. De medewerkers van het Nationaal Archief kunnen u hierover nader informeren.

Dit verbod op kopiëren betreft alleen beperkt openbaar overheidsarchief. Wanneer u van de eigenaar van een particulier archief toestemming heeft gekregen beperkt openbare stukken uit dat archief in te zien, mogen deze wel worden gekopieerd.

7. Adresgegevens

Wanneer u vragen heeft, kunt u deze sturen naar info@nationaalarchief.nl. Ook zijn we, op dinsdag tot en met vrijdag van 13.00 uur tot 17.00 uur, telefonisch bereikbaar op 070-3315444.

Verzoeken om inzage kunt u ook richten aan info@nationaalarchief.nl. Bewijsstukken kunnen gescand worden bijgevoegd. Verzoeken kunnen ook per post (wel graag een e-mailadres vermelden) worden verstuurd aan:

Nationaal Archief
Afdeling Dienstverlening
Postbus 90520
2509 LM Den Haag

Uitgebreid
Zoek in collecties
Zoek in