Ik zoek het dossier van een vereniging
Bij het Nationaal Archief wordt het Verenigingenregister over de periode 1875-1976 bewaard. Dit register is afkomstig van het Ministerie van Justitie en bevat ongeveer 80.000 dossiers over de Koninklijke goedkeuring van de statuten van verenigingen in Nederland. Niet alle verenigingen hoefden hun statuten voor te leggen aan de Koningin. Dit gold alleen voor verenigingen die als rechtspersoon wensten op te treden. Goedkeuring van de statuten hield automatisch erkenning van de vereniging als rechtspersoon in.
Doorgaans werd een vereniging voor de duur van bijna dertig jaar erkend, waarna eeen verzoek tot verlening kon worden ingediend. De goedgekeurde statuten werden in de Staatscourant gepubliceerd. Sinds de invoering van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek in 1976 is Koninklijke goedkeuring van de statuten niet meer nodig. Vanaf dit jaar is het verenigingenregister dan ook niet meer bijgehouden.
Let op: van verenigingen die géén goedkeuring van hun statuten hebben aangevraagd, berusten zelden tot nooit gegevens in het register
Wat vind ik in een verenigingsdossier?
Verenigingsdossiers bevatten meestal een verzoek van het bestuur van de vereniging om goedkeuring van de statuten, een exemplaar van deze statuten, ambtelijke adviezen en eventueel correspondentie tussen het Ministerie en het bestuur van de vereniging. Bovendien kan men in het dossier een afschrift vinden van het Koninklijk Besluit waarbij de statuten zijn goedgekeurd.
De dossiers bevatten slechts stukken over de goedkeuring van de statuten en niet over de toestemming tot oprichting van de vereniging. De kans dat u de oprichtingsakte tegenkomt, is dan ook klein. Deze is wellicht wel te vinden in het archief van een plaatselijke notaris. Met behulp van het Centraal Register Particuliere Archieven (CRPA) kunt u proberen te achterhalen of het archief van de vereniging nog bestaat. Het CRPA registreert de verblijfplaats van een aantal niet-overheidsarchieven in Nederland. Het overzicht is te raadplegen op de studiezaal van het Nationaal Archief.
Hoe ga ik te werk?
Verenigingsdossiers zijn numeriek geordend en kunnen worden opegzocht met behulp van een alfabetische klapper op plaatsnaam. De klapper is op microfiche beschikbaar in de studiezaal. Om een verenigingsdossier te kunnen vinden, moet dus bekend zijn wat de vestigingsplaats van de vereniging was. Binnen de plaatsnaam zijn de verenigingen op naam gealfabetiseerd en daarbinnen op één of enkele trefwoorden uit de naam van de vereniging.
In de klapper treft men achter de letters VER een nummer aan. Dit is het inventarisnummer waarin het dossier van de vereniging te vinden is. Met dit nummer kan, in combinatie met het archiefinventarisnummer 2.09.12.01, het dossier worden aangevraagd. Omdat niet alle dossiers openbaar zijn, moet de aanvraag moet worden geplaatst door een medewerker van de informatiebalie. Hier vindt u meer informatie over de openbaarheid van de verenigingsdossiers.
Wanneer de klapper geen gegevens oplevert over de vereniging die u zoekt, kan dat twee oorzaken hebben:
- De vereniging heeft geen Koninklijke goedkeuring van de statuten aangevraagd; in dit geval zal er maar zelden informatie te vinden zijn in het verenigingenregister.
- Het dossier was ten tijde van de vervaardiging van de klapper niet aanwezig in de serie dossiers. In dat geval kunt u verder onderzoek doen in het archief van het Ministerie van Justitie. Meer informatie hierover vindt u in de archiefinventaris 2.09.12.01. Hier vindt u ook ook hoe u kunt zoeken naar verenigingen buiten de periode 1874-1976.
Wanneer u alleen op zoekt bent naar de statuten van een vereniging, kunt u deze ook opzoeken in de Staatscourant. De statuten uit de periode 1856-1879 zijn volledig in het hoofdlichaam van de Staatscourant opgenomen. Van 1880-1903 zijn ze, per jaar genummerd, in afzonderlijke foliobijvoegsels gepubliceerd. Vanaf 1 januari 1904 werden de statuten als aparte bijvoegsels bij de Staatscourant uitgegeven. Zij hadden als serieletter de letter V, in de periode 1973-1976 de letters EV.
Het Nationaal Archief beschikt over de Staatscouranten van de periode 1856-1903. Tevens beschikt het Nationaal Archief over de volledige serie aparte bijvoegsels van de periode 1904-1976. U kunt de Staatscourant aanvragen via de bibliotheekcatalogus van het Nationaal Archief.
Openbaarheid
De oudere archieven van het ministerie van Justitie zijn in principe vrij raadpleegbaar. Voor inzage in archieven jonger dan 75 jaar geldt dat toestemming is vereist van de directeur van het Nationaal Archief. Raadpleging van stukken uit het verenigingenregister die het handelen van nog levende personen betreffen is niet toegestaan; stukken over rechtshandelingen van de betrokken vereniging zijn wel openbaar.
