2.14.25 Inventaris van het archief van het Nederlands Historisch Instituut te Rome, 1904-1965 (1971)

Het NHI te Rome dateert van 1904, in welk jaar de Nederlandse regering besloot tot plaatsing te Rome van een tweetal ambtenaren en tot oprichting van een bibliotheek voor historisch en kunsthistorische studiën. Sinds in 1920 een archeoloog aan het instituut werd verbonden, bestonden er in feite drie afdelingen: een historische, een kunsthistorische en een archeologische sektie.

De taak van het NHI kan worden omschreven als: bestudering van de betrekkingen tussen Nederland en Italië. De staf verricht daartoe onderzoeken in Italiaanse archieven, bibliotheken en musea en verleent assistentie aan Nederlandse historici, kunsthistorici en archeologen die in Italië een studiereis ondernemen.

Na de Tweede Wereldoorlog is het instituut betrokken bij de uitvoering van het Nederlands-Italiaans kultureel verdrag; de direkteur van het NHI is tevens kultureel attaché bij de Nederlandse ambassade te Rome.

Publikatie van het NHI: Jaarverslagen (sinds 1904), Mededelingen (artikelen), Romeinse Bescheiden (bronnenpublikatie in de RGP-serie).

Het NHI bezit een eigen behuizing sinds 1933, in welk jaar door de vereniging Het Huis voor Kunsten en Wetenschappen te Rome het gebouw, waarin ook thans nog het NHI is gehuisvest, aan de Staat der Nederlanden werd aangeboden. De exploitatie van het gebouw bleef daarbij voor rekening van de vereniging Het Huis. Deze vereniging is opgeheven ingevolge een besluit van 24 mei 1966, door de algemene ledenvergadering genomen "met algemene - 3 - stemmen", nadat in de daaraan voorafgaande algemene ledenvergadering het vereiste quorum niet aanwezig was om een zodanig besluit te nemen.

Het archief van de vereniging Het Huis werd door dhr. Otten aangetroffen in een archiefbewaarplaats van het ministerie van C.R.M., in Den Haag, waar het gedeponeerd is bij het archief van de Direktie Oudheidkunde en Natuurbescherming van het voormalige ministerie van OKW over de jaren 1940-1965. De 20 dozen dragen ten onrechte de benaming "Nederlands Historisch Instituut te Rome". Doos 1-5 en doos 18 bevatten drukwerken (Mededelingen, Jaarverslagen NHI), doos 6-7 de korrespondentie over de jaren 1926-1965, meestal alfabetisch geordend over een periode van een paar jaar. Doos 19 bevat ledenlijsten, twee notulenboeken (1926-1966) en stukken betreffende de likwidatie, terwijl doos 20 kontrolerapporten van de administratie van Het Huis, jaarverslagen en statuten bevat. Daarnaast bevat het archief van de Direktie O. en N. onder dossiernr. -54.21A korrespondentie met en over het NHI te Rome (doosnrs. 1179 t/m 1185).

Het archief is door dhr. Otten onderzocht voor de periode 1904-1965, vanaf de oprichting van het NHI tot het einde van het direktoraat-Poelhekke.

De ingekomen brieven uit de jaren 1904-1914 zijn in 3 ordners alfabetisch geordend. De briefwisseling van Brom en Orbaan met de RGP was hiervan apart gehouden.

Stukken van Hensen zelf (gedurende enkele jaren niet te Rome aanwezig) werden vrijwel niet aangetroffen. Uit deze periode zijn wel stukken aanwezig afkomstig van de secretaris Hoogewerff.

Voor wat betreft de jaren 1920 en 1930 is destijds naar een zekere rubricering gestreefd: korrespondentie met het ministerie, met de vereniging Het Huis etc., naast korrespondentie met vagere indikaties als "instituut" of "inlichtingen". Een verdeling dus enerzijds naar afzender, anderzijds naar aard of inhoud. Van meer partikuliere aard is de korrespondentie door Hoogewerff gevoerd met "vakgenoten", met "redacties" en de stukken met opschrift "particulier diversen".

Eveneens buiten het eigenlijke instituutswerk vallen de aktiviteiten van Hoogewerff voor de vereniging Nederland in den Vreemde, het Bureau Documentatie Nederland, de Nederlandse Kamer van Koophandel in Milaan en de Actie steunverlening aan Nederlanders in Italië gedurende de Tweede Wereldoorlog (na de sluiting der Nederlandse legatie in Rome).

In deze periode is in het algemeen het volgende procédé gevolgd: stukken betreffende eenzelfde onderwerp/zaak zijn in dossiermappen bij elkaar gevoegd, daarnaast werd briefwisseling met vaste korrespondenten (bijv. ministerie van OKW) jaarlijks bij elkaar gehouden, echter weer niet konsekwent, want korrespondentie met het ministerie over studiebeurzen vindt men niet bij briefwisseling met het ministerie, maar in de mappen "correspondentie over studiebeurzen". Bovendien zijn de rubrieken met de vagere indikaties "inlichtingen" of "varia" jaarlijks vrij omvangrijk gebleven.

Veel studiemateriaal van stafleden werd verspreid in het archief aangetroffen, maar daarvan zo veel mogelijk afgescheiden.

Het betreft hier o.m. stukken afkomstig van de historici Brom (regesten en afschriften van dokumenten uit Vaticaanse en andere archieven), en Poelhekke (veel fotokopieën van dokumenten uit Spaanse en Italiaanse archieven) en van de kunsthistorica mevr. Van Dam van Isselt (materiaal betreffende door haar geleide excursies in de jaren 1950-1962, waaronder veel foto's). Vrij omvangrijk is ook een in een aparte kast berustende kollektie studie- en dokumentatiemateriaal afkomstig van dr. Hoogewerff (c. 2,5 m). Het verdient m.i. de voorkeur, dat bovengenoemd materiaal, althans een selectie van voor het (kunst-)historisch onderzoek waardevol geachte stukken, op het NHI zelf blijft berusten ter raadpleging door staf en bezoekers.

Omvang van dit studiemateriaal: totaal c. 4m.

In januari 1971 werd het archief van het Nederlands Historisch Instituut in Rome voorlopig geordend door drs. F.J.M. Otten, chartermeester bij de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief. Hij bracht over zijn bezoek aan het instituut een werkverslag uit. Aan de hand van dit verslag werd de overdracht van het archief van het instituut voorbereid. Nog in hetzelfde jaar 1971 werden de dossiers, die volgens de heer Otten voor vernietiging in aanmerking kwamen, daadwerkelijk verwijderd.

De heer Otten maakte een globale lijst van het archief, maar nummerde de dossiers niet. Hierdoor werd het archief in gewijzigde orde in 1985 naar Nederland gezonden. De hierna opgestelde plaatsingslijst is op die ordening gebaseerd. Nadere beschrijving werd noodzakelijk, omdat met name de stukken Poelhekke in te grote eenheden (verhuisdozen) waren samengebundeld.

Een overzicht van stukken welk eventueel door het Algemeen Rijksarchief zijn overgenomen is opgenomen in bijlage 1 (niet opgenomen, zie plaatsingslijst). De stukken staan in het NHI opgesteld in de volgorde van deze voorlopige inhoudsopgave, die mogelijk dienst kan doen bij de verpakking van het archief.

Omvang: toen was c. 4,5 m., waarvan bij definitieve inventarisatie opnieuw een gedeelte werd afgescheiden voor vernietiging.

Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlands Historisch Instituut te Rome, nummer toegang 2.14.25, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, Ned. Historisch Instituut Rome, 2.14.25, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar