2.15.104 Inventaris van het archief van het Bureau Secretaris-Generaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, (1985) 1994-2005

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) bevordert de deelname aan betaalde, kwalitatief goede arbeid en tracht onvrijwillige uitval uit het arbeidsproces te voorkomen. Zolang iemand onvrijwillig geheel of gedeeltelijk zonder arbeid is, waarborgt het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ten aanzien van het inkomen een basisvoorziening. Datzelfde geldt voor de periode nadat de pensioengerechtigde leeftijd is bereikt. Bij het realiseren van beide hoofddoelstellingen geeft het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid voorrang aan het bevorderen van de deelname aan het arbeidsproces. Een geïntegreerde inzet vanuit verschillende beleidsterreinen is daarbij onmisbaar. De kerntaken van het ministerie vloeien uit deze hoofddoelstellingen voort. Zij liggen op de deelterreinen:.

• Werkgelegenheid en arbeidsmarkt: Bevorderen van werkgelegenheid en een goed functionerende arbeidsmarkt; met speciale aandacht voor minder kansrijke groepen zoals langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten en etnische minderheden.
• Arbeidsomstandigheden: De zorg voor veiligheid en gezondheid op het werk. Het arbeidsomstandighedenbeleid is mede gericht op preventie van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid, en op vroegtijdige re-integratie.
• Arbeidsverhoudingen: Werken aan goede arbeidsverhoudingen tussen werkgevers en werknemers. Daarbij gaat het zowel om het faciliteren en stimuleren van moderne arbeidsrelaties, als om de rechtsbescherming van werknemers.
• Inkomens: Bevorderen van een evenwichtige inkomensverdeling. SZW is verantwoordelijk voor het vaststellen van het minimumloon en het sociaal minimum bij uitkeringen.
• Sociale zekerheid: Bevorderen dat uitkeringsgerechtigden zo snel mogelijk zelfstandig in hun bestaan kunnen voorzien. Voor mensen die niet zelf in staat zijn om door werk in hun eigen onderhoud te voorzien en voor mensen die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt, waarborgt SZW een inkomen.

De minister en de staatssecretaris vormen de politieke leiding van een ministerie, zo ook op het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Samen nemen ze beslissingen over beleidsvoorstellen die aan de Tweede Kamer worden voorgelegd. Elk ministerie heeft naast een politieke leiding ook een ambtelijke leiding. De ambtelijke leiding ondersteunt de politieke leiding bij de voorbereiding van beleidsvoorstellen en voert genomen besluiten uit. De secretaris-generaal (SG) is belast met de ambtelijke leiding van al hetgeen het ministerie betreft. Daarnaast houdt de SG zich bezig met beleidsadvisering aan de minister en de staatssecretaris, en is hij verantwoordelijk voor de coördinatie en integratie van het beleid binnen het ministerie. Ter ondersteuning van deze werkzaamheden bestaat het Bureau Secretaris-Generaal (BSG). Het BSG is een stafafdeling van het ministerie ten dienste van de ambtelijke, maar ook politieke leiding van het ministerie. In de staatsalmanakken over de periode 1996 – 2003 wordt het Bureau Secretaris-Generaal van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid niet specifiek opgevoerd zoals dat soms bij andere ministeries wel het geval is. Wel gebruikt het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid sinds 1998, aldus de staatsalmanak van dat jaar, de term Algemene Leiding (lees Bureau Secretaris-Generaal). In de praktijk (de geproduceerde stukken) wordt echter de naam Directie Bestuursondersteuning gehanteerd.

Voorloper van het Bureau Secretaris-Generaal was het Bureau Secretaris Generaal dat deel uitmaakte van de zogenaamde 5e Sector. De term 5e Sector werd gehanteerd voor de ondersteunende afdelingen (diensten) die niet tot één van de vier directoraten-generaal behoorden. Met de herinrichting van het ministerie in januari 1995 verviel de term 5e Sector.
In de Staatsalmanak 1994 – 1995 worden de taken van het BSG als volgt omschreven:

• verlenen van ondersteuning aan de bewindslieden, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal/hoofd Centrale Directies;
• voeren van het secretariaat van de departementale overlegvergaderingen;
• procedurele behandeling van parlementaire zaken en ministerraadzaken.

In de periode 1996 – 2002 wordt BSG aangeduid met de Directie Bestuursondersteuning. Onder deze directie ressorteerden drie afdelingen:

1. Afdeling Bestuursadvisering
   • Adviseren, ondersteunen en assisteren van de leden van de Bestuursraad bij de strategische beleidsontwikkeling bevorderen en bewaken van de coördinatie en integratie van het beleid en de bedrijfsvoering van het ministerie.
2. Afdeling Managementondersteuning
   • Administratieve en secretariële ondersteuning van de bewindslieden en de leden van de Bestuursraad.
3. Afdeling Coördinatie Departementale Stukken
   • interne en externe coördinatie van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden;
   • bewaking van aanbieding van stukken conform de richtlijnen en bewaking van behandelingstermijnen;
   • verzending van stukken van de departementsleiding en aanbieding stukken aan Staatscourant en Staatsblad.

In de hierop volgende jaren 1996 – 1997 was er geen aparte vermelding in de Staatsalmanak van het BSG, noch van de Algemene Leiding. In de staatsalmanakken van 1998 – 2002 werd de Algemene Leiding (AL) opgevoerd. Het takenpakket van de AL bestond uit:

• met inachtneming van de specifieke verantwoordelijkheden van de SG voor coördinatie en afstemming van hoofdlijnen van beleid en voor de ministeriële verantwoordelijkheid, geven de SG en DG’s leiding aan de hen toegewezen directies en adviseren zij bewindspersonen terzake;
• zorgdragen voor de planning en afstemming van hoofdlijnen van beleid en voor de sturing van de organisatie van het ministerie.

De AL bestond uit de SG en drie DG’s. De SG was voorzitter, bij afwezigheid werd hij vervangen door een DG.

In de Staatsalmanakken 2003 – 2005 werd het BSG weer apart vermeld. Op basis van artikel 9 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2003 was het BSG verantwoordelijk voor:

• de inhoudelijke, logistieke en secretariële ondersteuning van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal
• de directe secretariële en logistieke ondersteuning van de bewindspersonen.

In het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Bureau SG SZW 2003 werden de onderstaande onderliggende bureaus en afdelingen met bijbehorende taken, onderscheiden:

1. Bureau Bedrijfsvoering (BSG/BB):
   • financieel, materieel- en personeelsbeheer ten behoeve van bewindspersonen, van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal, en van die medewerkers van het ministerie waarvoor dezen rechtstreeks verantwoordelijk zijn, alsmede van de directeur en de bureau- en afdelingshoofden van BSG;
   • ondersteuning van de directeur en bureau- en afdelingshoofden van BSG op het vlak van planning en control;
   • optreden als contactpersoon op alle facetten van de bedrijfsvoering voor de andere onderdelen van het ministerie.
2. Afdeling Coördinatie Departementale Stukken (BSG/CDS):
   • ontvangen, registreren en bepalen van de stappen ter afhandeling van post van derden en van stukken van directies en directoraten-generaal van het ministerie gericht aan de bewindspersonen, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • verzending van door één of meer bewindsperso(o)n(en), de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal getekende stukken;
   • zorgdragen voor de interne en externe informatievoorziening ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden en het onderhouden van de daarvoor noodzakelijke externe contacten;
   • zorgdragen voor de administratieve begeleiding van wet- en regelgeving;
   • interne postvoorziening en overige bodewerkzaamheden.
3. Bureau Advies Secretaris-Generaal (BSG/BAS):
   • beoordelen en zo nodig van commentaar voorzien van stukken ten behoeve van de secretaris-generaal en in voorkomend geval van de bewindspersonen;
   • adviseren en ondersteunen van de secretaris-generaal in alle facetten van zijn functie;
   • voeren van het secretariaat van overlegvormen van bewindspersonen;
   • zorgdragen voor interne en externe coördinatie ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden;
   • coördineren van de inbreng van het ministerie in plenaire debatten in het parlement.
4. Bureau Bestuursondersteuning (BSG/BBO):
   • beoordelen en zo nodig van commentaar voorzien van stukken ten behoeve van de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • adviseren en ondersteunen van de plaatsvervangend secretaris-generaal in alle facetten van zijn functie;
   • voeren van het secretariaat van overlegvormen.
5. Afdeling Kabinet (BSG/KABINET):
   • bijstaan, in adviserende en uitvoerende zin, van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal in protocollaire en representatieve aangelegenheden;
   • adviseren van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal en het afhandelen van aangelegenheden betreffende koninklijke onderscheidingen;
   • verzorgen van adviezen van de secretaris-generaal betreffende toekenning van predikaten aan bedrijven en instellingen;
   • adviseren over en zorgdragen voor relatiegeschenken ten behoeve van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • ondersteuning van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal, door managementassistenten en kamerbewaarders.

In 2004 vond een wijziging plaats in de onderliggende bureaus en afdelingen:

1. Bureau Advies SG (BSG/BAS):
   • beoordelen en zo nodig van commentaar voorzien van stukken ten behoeve van de secretaris-generaal en in voorkomend geval van de bewindspersonen;
   • adviseren en ondersteunen van de secretaris-generaal in alle facetten van zijn functie;
   • voeren van het secretariaat van overlegvormen van bewindspersonen;
   • voorbereiden en coördineren van de advisering en voeren van het secretariaat ten behoeve van diverse overlegvormen van de secretaris-generaal;
   • zorgdragen voor interne en externe coördinatie ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden;
   • coördineren van de inbreng van het ministerie in plenaire debatten in het parlement;
   • advisering over lacunes en dubbelingen in lopend en voorgenomen onderzoek naar aanleiding van directieplannen en Managementrapportages van de directeuren-generaal;
   • initiëren en organiseren van periodieke bijeenkomsten over strategische thema’s;
   • deelnemen aan gesprekken van de bewindspersonen met derden.
2. Bureau Controle en Advies (BSG/BCA):
   • beoordelen en zo nodig van commentaar voorzien van stukken ten behoeve van de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • adviseren en ondersteunen van de plaatsvervangend secretaris-generaal in alle facetten van zijn functie;
   • voorbereiden en coördineren van de advisering en voeren van het secretariaat van overlegvormen van de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • ondersteunen van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal op het gebied van planning en controle bij de aansturing van de directies die rechtstreeks onder hen ressorteren.
3. Afdeling Bestuursondersteuning, Bedrijfsvoering en Controle (BSG/BBC):
   • voeren van het secretariaat van overlegvormen van de secretaris-generaal en van de directeur;
   • secretarieel een logistiek ondersteunen van de directeur en de afdelingshoofden;
   • financieel-, materieel- en personeelsbeheer ten behoeve van bewindspersonen, van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal, en van die medewerkers van het ministerie waarvoor dezen rechtstreeks verantwoordelijk zijn, alsmede van de directeur, de afdelingshoofden en het bureauhoofd van BSG;
   • advies en ondersteuning van de directeur, de afdelingshoofden en het bureauhoofd van BSG op het vlak van planning en controle;
   • optreden als contactpersoon op alle facetten van de bedrijfsvoering voor de andere onderdelen van het ministerie;
   • beheer, de redactie en coördinatie van uitingen van het BSG op het intranet.
4. Afdeling Coördinatie Departementale Stukken (BSG/CDS):
   • ontvangen, registreren en bepalen van de stappen ter afhandeling van post van derden en van stukken van directies en directoraten-generaal van het ministerie gericht aan de bewindspersonen, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • verzending van door één of meer bewindsperso(o)n(en), de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal getekende stukken;
   • zorgdragen voor de interne en externe informatievoorziening ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden en het onderhouden van de daarvoor noodzakelijke externe contacten;
   • zorgdragen voor de administratieve begeleiding bij de verzending en publicatie van wet- en regelgeving;
   • zorgdragen voor de logistieke ondersteuning van de bewindspersonen bij departementsbrede debatten in het parlement;
   • interne postvoorziening en overige bodewerkzaamheden binnen BSG.
5. Afdeling Kabinet (BSG/KABINET):• bijstaan, in adviserende en uitvoerende zin, van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal in protocollaire en representatieve aangelegenheden;
   • adviseren van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal over en het afhandelen van aangelegenheden betreffende koninklijke onderscheidingen;
   • verzorgen van adviezen van de secretaris-generaal betreffende toekenning van predikaten aan bedrijven en instellingen (voornamelijk de predikaten Koninklijk en Hofleverancier);
   • aan arbeidsorganisaties;
   • adviseren over en zorgdragen voor relatiegeschenken ten behoeve van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal;
   • ondersteuning van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal, door managementassistenten en kamerbewaarders.

Bronnen, gebruikt voor de paragraaf Taakomschrijving:

• Koninklijk Besluit van 18 oktober 1988, Stb. 1988, 499, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal;
• Archiefbewerkingsplan Ministerie van Economische Zaken/Bureau Secretaris-Generaal 1976 – 1998;
• SZW, hoofdlijnen directies: - structuur – taken afdelingen – profielschets en taken afdelingshoofden, 1 augustus 1994
• Staatsalmanakken voor het Koninkrijk der Nederlanden 1994 – 2006;
• Inventaris van de archieven van de 5e Sector van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (1941) 1945 – 1995, Toegang Nummer 2.15.81;
• Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2003 (Stcrt 2003, nr. 50);
• Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit BSG SZW 2003 (Stcrt 2003, nr. 72);
• Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit BSG SZW 2004 (Stcrt 2004, nr. 30);
• Introductiedossier Nieuwe Bewindspersonen SZW 2003 (http://docs.szw.nl/pdf/4/2003/4_2003_1_3842.pdf (3-7-2012))

Deze archiefbescheiden betreffen de deelname aan de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad en onderraden alsmede ministeriële commissies door het ministerie van SZW. Een groot gedeelte van het bewerkte archief bestaat uit ministerraadstukken. Hieronder volgt een toelichting op de werkwijze van de ministerraad. De rijksministerraad bestaat uit de leden van de Nederlandse ministerraad aangevuld met de Gevolmachtigde ministers van de koninkrijksdelen buiten Europa (Suriname tot 25 november 1975, de Nederlandse Antillen tot 10 oktober 2010, Aruba vanaf 1 januari 1986, Curaçao vanaf 10 oktober 2010 en Sint Maarten vanaf 10 oktober 2010. De rijksministerraad beslist over zaken die het gehele Koninkrijk aangaan, zoals wijziging aan het Statuur voor het Koninkrijk der Nederlanden, wijzigingen aan de grondwet voor zover die het hele Koninkrijk aangaat, en de gemeenschappelijke belangen van het Koninkrijk. Er is een onderraad voor Koninkrijksrelaties, als onderraad van de rijksministerraad. De ministerraad is de vergadering van alle ministers onder leiding van de minister-president. Alle ministers, ook de ministers zonder portefeuille, maken deel uit van de ministerraad en hebben daarin stemrecht. Staatssecretarissen hebben alleen toegang als zij zijn uitgenodigd. In de ministerraad wordt overlegd over het algemene regeringsbeleid. De leden dragen hiervoor een collectieve verantwoordelijkheid.

Sinds 1983 heeft de ministerraad een plaats in de Grondwet. Heel artikel 45 is aan deze vergadering van ministers gewijd. De samenstelling, taken, bevoegdheden, werkwijze en geheimhoudingsregels van de ministerraad zijn verder geregeld in het Reglement van Orde voor de Ministerraad (RvO MR). De voorzitter van de ministerraad is de minister-president. Hij stelt de agenda vast en regelt de orde. Indien hij is verhinderd wordt de vergadering geleid door een (van de) vice-minister(s)-president(en). De raad vergadert in principe een keer per week, meestal op vrijdag. Als dat nodig is, kan de raad ook op andere momenten bijeenkomen. Soms wordt de ministerraad voorafgegaan door de rijksministerraad, waarbij de gevolmachtigde ministers van Aruba, Curaçao en Sint Maarten aanwezig zijn.

Staatssecretarissen zijn geen lid van de ministerraad. Staatssecretarissen kunnen alleen aan de vergadering van de ministerraad deelnemen als er onderwerpen worden behandeld waarbij zij uit hoofde van hun taak rechtstreeks zijn betrokken, bij afwezigheid van de minister, of voor zover de raad uit anderen hoofde hun aanwezigheid wenselijk acht. De staatssecretaris kan niet aan eventuele stemmingen in de ministerraad deelnemen, ook niet in het geval hij de minister vervangt.

De ministerraad wordt ambtelijk ondersteund door een secretaris en een adjunct-secretaris. Zij houden de agenda bij en stellen besluitenlijsten en notulen op. Verder is de directeur-generaal van de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD), of zijn plaatsvervanger, bij de vergaderingen aanwezig. De RVD brengt persberichten uit naar aanleiding van de ministerraad.

Bij de indiening van stukken ter behandeling in de ministerraad wordt gebruik gemaakt van een speciaal aanbiedingsformulier dat nauwkeurig dient te worden ingevuld. De agenda van de ministerraad is opgebouwd uit zeven onderdelen:

1. Te behandelen vergaderonderwerpen: Als eerste van te behandelen agendapunten zijn in het algemeen de notulen van de vorige vergadering(en) in de agenda opgenomen. Na het agendapunt notulen volgen de hamerstukken. De lijst van hamerstukken op de agenda wordt gevormd, nadat de secretaris van de ministerraad van elk stuk dat als hamerstuk is aangemeld, heeft nagegaan of het stuk inderdaad als zodanig is te beschouwen. Wanneer blijkt dat aan de voorbereiding iets schort, blijft plaatsing op de agenda achterwege.Wenst een van de bewindspersonen bespreking door de raad van een als hamerstuk aangemeld onderwerp, dan bericht hij of zij dit aan de secretaris, die ervoor zorg draagt dat de overige leden van de raad hiervan tijdig op de hoogte zijn. Als de agenda nog niet is verzonden wordt een dergelijk stuk bij gebleken gebrek aan overeenstemming niet geagendeerd of onder de gewone agendapunten opgenomen. Na de hamerstukken volgen onder punt 3 van de agenda de onderwerpen van buitenlands beleid en vervolgens de overige onderwerpen, waarover een discussie te verwachten is. Ook voor deze agendapunten geldt dat wanneer blijkt dat aan de voorbereiding iets schort, plaatsing op de agenda achterwege blijft. Als vaste punten zijn steeds in de agenda opgenomen:"Belangrijke zaken die op korte termijn in het parlement aan de orde komen" en "Behandeling van de bij de voorzitter aangemelde onderwerpen die niet in de agenda zijn opgenomen.
2. Stukken, rondgezonden ter kennisneming van de raad.
3. Stukken, die zijn aangeboden of zijn aangemeld en die eventueel in een volgende vergadering zullen worden behandeld.
4. Stukken, die ter behandeling in een onderraad zijn aangeboden, aangemeld of behandeld en tevens in een ministerraad aan de orde zullen worden gesteld: In deze rubriek worden de stukken vermeld die na behandeling in een onderraad eveneens in de ministerraad aan de orde zullen worden gesteld. Voor de behandeling van deze stukken in de ministerraad hoeft dan na de onderraad niet nog eens de 10-dagentermijn in acht te worden genomen.
5. Stukken, die in de raad aan de orde zijn geweest en onder voorbehoud zijn afgedaan.
6. Stukken, die in de raad aan de orde zijn geweest en nog niet zijn afgedaan: Deze stukken moeten opnieuw op de agenda worden geplaatst.
7. Data vergaderingen van ministerraad (voor zover wordt afgeweken van de vaste wekelijkse vergadering op vrijdag), onderraden en ministeriële commissies: met vermelding van de aanvangstijd en de plaats van de vergaderingen.

Op grond van de aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen zijn alleen de rubriceringen confidentieel, geheim en zeer geheim mogelijk. In verband hiermee is de agenda van de ministerraad (van het Koninkrijk) ongerubriceerd. De aangeboden stukken die ongerubriceerd zijn, kunnen zonder bezwaar op de agenda worden opgenomen. In de (sporadisch voorkomende) gevallen dat stukken met een rubricering ter behandeling worden aangeboden, wordt ten behoeve hiervan een afzonderlijke agenda opgemaakt, die de hoogste rubricering krijgt die op een aangeboden stuk is vermeld. Ervan uitgaande dat elke vergadering notulen oplevert, bestaat er geen bezwaar tegen de vermelding van de zeer geheime notulen op de "normale" agenda.

Na een vergadering van de ministerraad ontwerpt het secretariaat een besluitenlijst, waarop in het kort is aangegeven welke besluiten de raad over de behandelde onderwerpen heeft genomen. Na goedkeuring door de minister-president of de vice-minister-president of de minister die de raad heeft voorgezeten, wordt de besluitenlijst aan de ministers, de staatssecretarissen en de secretarissen-generaal gezonden. De besluiten worden ook in de notulen opgenomen. Als onderdeel van de notulen heeft de besluitenlijst derhalve de rubricering "zeer geheim". De besluitenlijst wordt iets breder verspreid dan de notulen vanwege het feit dat de tekst van de besluitenlijst is ontdaan van elke persoonlijke inbreng en slechts objectieve gegevens bevat waarmee men op de departementen aan de slag kan. Van de besprekingen in de ministerraad worden vrij uitvoerige notulen gemaakt, die de kern van de standpuntbepalingen, de argumenten en de conclusies bevatten. De notulen worden slechts in zeer beperkte kring verspreid. De reden daarvoor is om te voorkomen dat meningen van individuele bewindspersonen tijdens de ministerraad geuit, naar buiten komen. Daardoor zou de eenheid van het regeringsbeleid in gevaar komen. Om elk misverstand over de beperkte omvang van de kring der potentieel gerechtigde lezers dragen de notulen de classificatie "zeer geheim".

Een aparte vorm van notulen is het verslag dat (als persoonlijke notulen) uitsluitend aan alle ministers en aan staatssecretarissen waar het zaken betreft waarbij zij uit hoofde van hun verantwoordelijkheid rechtstreeks zijn betrokken wordt toegestuurd. Anderen mogen van deze zogenaamde P-notulen geen kennis nemen. In dergelijke gevallen kan een minister wel aan de betrokken ambtenaar de voor uitvoering van een besluit benodigde informatie verschaffen, zonder echter de tekst over te leggen.

Voor de verspreiding van de notulen wordt bij het secretariaat van de ministerraad een verzendlijst opgemaakt en aangehouden. Een zelfde verplichting geldt ten aanzien van de secretariaten van de onderraden. Per departement heeft alleen de minister permanent een exemplaar van de besluitenlijsten en notulen van de ministerraad en onderraden in bezit. De exemplaren van de staatssecretarissen moeten na een bepaalde tijd (ca. 1 jaar) aan het secretariaat van de ministerraad worden teruggezonden.Overeenkomstig de aanwijzingen voor de beveiliging worden de overtollige exemplaren vernietigd. Ook hiervoor is het secretariaat ministerraad verantwoordelijk. De departementen kunnen ook zelf de overtollige exemplaren vernietigen: in dat geval moet een proces-verbaal van vernietiging in tweevoud aan het secretariaat van de ministerraad worden toegestuurd. De officiële exemplaren van de notulen worden evenals de daarbij behorende ministerraadsstukken in het archief van de ministerraad bewaard en na 20 jaar overgedragen aan de algemeen rijksarchivaris. Onder geen beding mogen notulen van de ministerraad en onderraden die zich op de departementen bevinden aan derden ter inzage worden gegeven. Die bevoegdheid is bij uitsluiting toegekend aan de secretaris van de ministerraad en de algemeen rijksarchivaris (zie de Aanwijzingen ten behoeve van archiefbeheerders, gepubliceerd in de Staatscourant van 12 maart 1973). Evenmin mogen notulen van de raad en onderraden of passages daaruit worden gevoegd bij dossiers die in het gewone departementale archief worden opgeborgen.

In artikel 16 van het RvO is geregeld dat de ministerraad uit zijn midden onderraden kan vormen ter voorbereiding of ter beslissing van aangelegenheden inzake bepaalde delen van het algemeen regeringsbeleid. De minister-president is voorzitter van de onderraden (art. 17, lid 1 RvO).Gecompliceerde en meer technische onderwerpen worden niet direct besproken in de ministerraad. Deze onderwerpen worden eerst behandeld in een onderraad door de ministers die er direct bij betrokken zijn. Over het algemeen gelden voor de onderraden dezelfde regels als voor de ministerraad. De minister-president zit ook de vergaderingen van onderraden voor. Voor enkele specifieke onderwerpen zijn ministeriële overleggen ingesteld. De minister-president is voorzitter van de onderraden (art. 17, lid 1 RvO). Aangezien de aangelegenheden die in een bepaalde onderraad aan de orde komen, zich vrijwel tot één of hooguit enkele beleidsterreinen beperken, is in de loop der jaren een procedure ontwikkeld waarbij die bewindspersonen die ten aanzien van die beleidsterreinen een bijzondere verantwoordelijkheid dragen, in de regel ook een speciale verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de onderraad krijgen (zie art.17, lid 2 RvO: uit de vaste leden wordt een coördinerend minister aangewezen die toeziet op de deugdelijke interdepartementale voorbereiding van de onderwerpen die in een onderraad worden behandeld). Op het terrein van de onderraad is de coördinerend minister of staatssecretaris ervoor verantwoordelijk dat aangelegenheden waarover op ministerieel niveau overeenstemming moet worden bereikt, behoorlijk ambtelijk voorbereid in de onderraad aan de orde komen. Die voorbereiding vindt plaats in een interdepartementale coördinatiecommissie, het zogenaamde ambtelijke voorportaal van de onderraad.

De onderraad heeft een secretaris (die tevens lid is van het zg. voorportaal) - deze functie wordt vervuld door een adviseur van het kabinet van de minister-president - en een adjunct-secretaris, die zorgdragen voor het ontwerpen van besluitenlijst en notulen. De samenstelling van de onderraden is te vinden in hoofdstuk II van de Staatsalmanak. De stukken die in de onderraden in bespreking moeten komen, worden door het indienende departement aan de ministers, staatssecretarissen, de gevolmachtigde ministers en eventueel het kabinet van Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken en het kabinet der Koningin toegezonden (met uitzondering van de stukken voor de Algemene Verdedigingsraad (AVR) die door het Kabinet van de Minister-President worden gedistribueerd). De stukken worden tevens toegezonden aan de vaste ambtelijke deelnemers. De indiening van de stukken vindt plaats aan de hand van een speciaal aanbiedingsformulier dat zo volledig mogelijk moet worden ingevuld.

De concept-agenda voor de onderraden wordt in overleg tussen de voorzitter van het voorportaal en de secretaris van de desbetreffende onderraad opgesteld. De agenda wordt door de minister-president, na overleg met de coördinerend bewindspersoon, vastgesteld. De besluitenlijst van de onderraden worden zo spoedig mogelijk aan alle bewindspersonen rondgezonden en bij de eerstkomende gelegenheid op de agenda van de ministerraad geplaatst en zo mogelijk in de desbetreffende vergadering van de ministerraad goedgekeurd. De conclusies die aanleiding geven tot meer diepgaand beraad worden aangehouden tot de volgende vergadering, zodat de meestbetrokken bewindspersonen nog nader overleg kunnen voeren. In 1985 is door de ministerraad een aanvullende procedure vastgesteld met betrekking tot de werkwijze van onderraden. Voor de onderraden wordt zoveel mogelijk een vast vergadertijdstip aangehouden, éénmaal per maand, bij voorkeur op dinsdagmorgen. De Raad voor Europese Zaken (REZ) vergadert in het algemeen op vrijdag, voorafgaand aan de ministerraadsvergadering. In de weken dat de REZ niet bijeenkomt, worden de conclusies van de (ambtelijke) coördinatiecommissie voor Europese integratie- en associatieproblemen rechtstreeks op de agenda van de ministerraad geplaatst.

Onderraden:

1. Raad voor Bestuur en Openbare Dienst (RBOD)
2. Raad voor de Ontwikkelingssamenwerking (ROS)
3. Raad voor de Rechtsorde en Openbaar Bestuur (RROB)
4. Raad voor de Rijksdienst (RRD)
5. Raad voor de Rijksdienst en Arbeidsvoorwaarden Collectieve Sector (RRAC)
6. Raad voor de Rijksdienst en Inkomensaangelegenheden (RRDIA)
7. Raad voor de Veiligheid en Rechtsorde (RvdVR)
8. Raad voor Economische Aangelegenheden (REA)
9. Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden (REIA)
10. Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden – Europese Aangelegenheden (REIA-EA)
11. Raad voor Europese en Internationale Aangelegenheden – Internationale Aangelegenheden (REIA-IA)
12. Raad voor het Grote Stedenbeleid (RGSB)
13. Raad voor het Sociaal en Cultureel Beleid (RSCB)
14. Raad voor Justitie, Bestuur en Veiligheid (RJBV)
15. Raad voor Ruimtelijke Ordening en Milieuhygiëne (RROM)
16. Raad Sociaal Economisch Inkomensbeleid (RSEIB)
17. Raad voor Wetenschaps-, Technologie- en Informatiebeleid (RWTI)
18. Raad voor Zorg, Welzijn en Onderwijs (RZWO)
19. Welzijnsraad (WR)

Ministeriële commissies en stuurgroepen:

1. Ministeriële ad hoc Commissie inzake Asiel en Migratie
2. Ministeriële Begeleidingsgroep Waarden en Normen (MBWN)
3. Ministeriële Commissie Bestrijding Fraude en Financieel-Economische Criminaliteit (MCBFFEC)
4. Ministeriële Commissie Emancipatiebeleid (MCE)
5. Ministeriële Commissie Informatiebeleid (MCI)
6. Ministeriële Commissie Sociale Vernieuwing (MCSV)
7. Ministeriële Commissie Staatkundige Vernieuwing (MCSV)
8. Ministeriële Commissie Uitwerking Aanbevelingen Kennisdebat (MCUAK)
9. Ministeriële Commissie Volwasseneneducatie (MCV)
10. Ministeriële Commissie Economisch Structuurbeleid (MICES)
11. Ministeriële Commissie voor het Regionaal Beleid (MCRB)
12. Ministeriële Commissie voor Marktwerking, Deregulering en Wetgevingskwaliteit (MCMDW)
13. Ministeriële Regiegroep Herziening Zorgstelsel (MRHZ)
14. Ministeriële Regiegroep Nationale Strategie voor Duurzame Ontwikkeling (MRNSDO)
15. Politieke Regiegroep Grote Steden Beleid (PRGSB)

Bronnen, gebruikt voor de paragraaf Toelichting Ministerraad:

• http://www.parlement.com/9291000/modulesf/fztf57g0;
• http://www.parlement.com/9353000/1f/j9vvhy5i95k8zxl/vh8lnhrogvv8;
• http://www.rijksoverheid.nl/regering/het-kabinet/ministerraad/werkwijze;
• Handboek voor aantredende bewindspersonen (versie 1 oktober 2010);
• Algemene aanwijzingen inzake aangelegenheden van de ministerraad en onderraden.

Het archief is in eigen beheer gevormd en overgebracht naar de Centrale Archief Selectiedienst (sinds januari 2010 Doc-Direkt). Het archief is in 2013 door Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995.

Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Het archief bestaat voornamelijk uit beleidsarchief en voor een klein gedeelte uit uitvoeringsarchief en vormt de neerslag van de taken die aan het Bureau Secretaris-Generaal waren toegewezen.

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Voor dit archief is geen andere toegang beschikbaar

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid: Bureau Secretaris-Generaal, nummer toegang 2.15.104, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, SZW / Bureau SG, 2.15.104, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Archieven van de 5e Sector van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (1941) 1945 – 1994, Nummer archiefinventaris 2.15.81