Back to search results

2.10.49 Inventaris van het archief van het Commissariaat voor Indische Zaken, (1880) 1927-1949 (1950)

Enter a search query
PreviousNext

Archief

Titel

2.10.49
Inventaris van het archief van het Commissariaat voor Indische Zaken, (1880) 1927-1949 (1950)

Auteur

Centrale Archief Selectiedienst

Versie

25-03-2022

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2002 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Commissariaat voor Indische Zaken
Commissariaat Indische Zaken

Periodisering

archiefvorming: 1927-1949
oudste stuk - jongste stuk: 1880-1950

Archiefbloknummer

K23122

Omvang

2965 inventarisnummer(s); 193,60 meter

Taal van het archiefmateriaal

De stukken zijn in het Nederlands, behoudens de correspondentie met buitenlandse instanties en personen, zoals leveranciers, gezanten en consuls van derde landen, alsook de documenten van internationale organisaties. Deze is Engels- of Franstalig.

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Commissariaat voor Indische Zaken (1927-1948) Commissariaat voor Indonesische Zaken (1948-1949) Commissariaat voor Surinaamse Zaken (1949-1960) Technisch Bureau van het Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen (1945-1949)

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief bevat de stukken van betreffende de aanschaffing van militaire en civiele goederen voor Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao, de personeelsvoorziening van het Binnenlands Bestuur en het onderwijs in Nederlands-Indië, het militaire personeel (Koloniale Reserve en KNIL), de zorg voor oorlogsslachtoffers en repatrianten en de Indische comptabiliteit.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
In de nieuwe wet op de Staatsinrichting van Nederlands-Indië van 1925 was een grotere autonomie voorzien voor de Indische regering. Deze staatsregeling bevatte echter geen voorschriften, die vooruitliepen op de oprichting van een eigen orgaan van de Nederlands-Indische regering voor de behandeling van bestuursaangelegenheden in Nederland. De secretaris-generaal van het Ministerie van Koloniën stelde in een kabinetsnota:
"Wel kan gezegd worden, dat de totstandkoming van een dergelijk orgaan geheel in de lijn der staatsregeling zou liggen, dat het vorm zou geven aan de door de nieuwe wetgeving o.m. beoogde zelfstandige behandeling door Indië van zaken van specifiek Indisch belang en zoowel in Indië als hier te lande duidelijker zou doen uitkomen op welk terrein men de belangrijke regeeringskwesties, die in de eerste plaats de aandacht van het opperbestuur, van den minister en de Staten-Generaal vragen, niet meer zoeken moet".
Als gevolg hiervan werden de taken van de afdelingen van het ministerie belast met de behandeling van zaken van de indische dienst ondergebracht bij het per 16 mei 1927 opgerichte Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ), dat onder leiding kwam te staan van de Gecommitteerde voor Indische Zaken. ( Zie de besluiten van 17 februari 1927 no. 38 en 4 mei 1927 no. 78; Algemeen Rijksarchief, Tweede Afdeling, archief Ministerie van Koloniën, A-dossier 3845, map 1 en 2. In dit A-dossier zijn tevens de verdere besluiten inzake organisatiewijzigingen opgenomen tot en met 1940 ) Formeel ressorteerde het CIZ onder de direkte bevelen van de minister. Het CIZ kreeg als agentschap van het Nederlands-Indisch gouvernement in Nederland tot taak alle bestuurlijke aangelegenheden van de Indische dienst hier te lande te behandelen. Om redenen van efficiency werden hierbij ook soortgelijke taken van de Surinaamse en Antilliaanse dienst gevoegd. ( Met name betrof het de personele aangelegenheden betreffende de landmacht en de aanschaffing en uitzending van goederen voor de dienst. ) Alle comptabele handelingen bleven echter voorbehouden aan de Derde Afdeling van het ministerie, die hiermee het beheer over de kas hield. ( Het betrof: uitvoering en verantwoording van de begroting van Nederlands-Indië voor wat betreft de uitgaven in Nederland; rekening met het Indisch bestuur; betaalbaarstelling van delegaties, pensioenen, gagementen, verlofsbezoldigingen, riddersoldijen, wachtgelden, onderstanden en andere tegemoetkomingen; invordering van belastingen en andere schulden aan het land; kortingen op rechterlijk bevel. Voor de beschikkingen inzake comptabele kwesties van CIZ gebruikte de Derde Afdeling het blauwe CIZ minuut-papier en werden de afdoeningen afgedaan in het CIZ-verbaal. Comptabele zaken t.a.v. Suriname en Curaçao vielen niet onder CIZ. )
De volgende taken van afdelingen, bureau's en diensten van het Ministerie werden vanaf 16 mei 1927 overgeheveld werden naar het CIZ:
  • Achtste Afdeling (Personele Zaken, Militaire Dienst);
  • Zaken van personele aard, het ontwerpen en de herziening, de uitvoering en toepassing van de regelingen (voor zover niet de beginselen rakende) betreffende het koloniaal militaire personeel, en het voor de militaire dienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao bestemde personeel. Het algemeen beheer van de Koloniale Reserve.
  • Negende Afdeling (Personele Zaken, Burgerlijke Dienst);
  • Zaken betreffende de opleiding en uitzending van het personeel voor de Nederlands-Indische burgerlijke dienst. Zaken betreffende verloven, pensioenen en overtochten van de Nederlands-Indische ambtenaren en hun gezin.
  • Twaalfde Afdeling (Aanschaffing en uitzending landsgoederen);
  • Algemene zaken betreffende de aanschaffing en verzending van benodigdheden voor de burgerlijke en militaire dienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao. Behandeling van aangelegenheden betreffende de aanschaffing van schoolbehoeften, post- en zegelwaarden, geneesmiddelen, boeken en periodieken in samenwerking met het Technisch Bureau en het Koloniaal Etablissement.
  • Technisch Bureau;
  • Aanschaffing keuring en verscheping van ijzerwerken zoals bruggen, overkappingen, kranen, wissels, draaischijven, rollend materieel voor de spoor- en tramwegen, machinerieën, baggerwerktuigen, telegraaf- en telefoonmateriaal, etc., alsmede ijzer, koper en staal voor de burgerlijke en militaire dienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
  • Inlichtingsbureau voor den Indischen Dienst;
  • Het verstrekken van inlichtingen ten behoeve van de personeelsvoorziening voor de Indische dienst en het opwekken van belangstelling voor en verbreiding van kennis omtrent Nederlands-Indië.
  • Bureau van den Raadsman voor Studerenden;
  • Toezicht op onder het genot van toelage studerenden in Nederland voor de Indische dienst en het geven van raad en bijstand aan tijdelijk hier te lande vertoevende Nederlandse onderdanen en andere personen van Indische afkomst, die daaraan behoefte hebben.
  • Geneeskundige Raad van het Departement van Koloniën;
  • Geneeskundig onderzoek van aan de dienst in Nederlands-Indië, Suriname of Curaçao verbonden of daarvoor bestemd personeel.
  • Gecommitteerde in Nederland van het Veiligheidstoezicht in Nederlands-Indië;
  • Belast met de beoordeling van ter goedkeuring aangeboden tekeningen van voor Nederlands-Indië bestemde stoomketels en alle daarmee samenhangende werkzaamheden.
  • Koloniaal Etablissement in Amsterdam;
  • Aanschaf, keuren, verpakken en verzenden van tal van goederen bestemd voor de burgerlijke en militaire dienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
Het beheer van de Koloniale Reserve in Nijmegen werd in 1927 eveneens overgedragen aan het commissariaat. Richtlijnen voor het beheer waren opgenomen in de "Regeling betreffende de Koloniale Reserve". ( Vastgesteld bij koninklijk besluit van 3 augustus 1921. ) Het korps was een in Nederland gedetacheerd onderdeel van het Koninklijk Nederlands-Indisch Leger (KNIL). De taak bestond uit: verzorging de koloniale militaire werving; de verpleging en oefening van de wegens ziekte of langdurig verblijf uit de koloniën teruggekeerde onderofficieren en minderen; de eerste opleiding van infanteristen voor de koloniale militaire dienst, die voor direkte uitzending niet geschikt zijn bevonden. Het korps bestond uit de staf, het kaderinstituut, het subsistentenkader en personeel van de administratie en geneeskundige dienst. Bij het korps behoorde een hospitaal, een kleding- en uitrustingsmagazijn en een werkwinkel. Over de periode 1927-1949 kende het commissariaat een organieke indeling op basis van de taken die zij in 1927 toebedeeld hadden gekregen van het ministerie. ( Overzichten van de organisatie 1927-1945 en 1945-1949, zie de bijlagen 1 en 2. ) In het takenpakket zouden zich slechts geringe wijzigingen voordoen. Vanaf 1935 bestaat er gedurende twee jaar de afdeling D belast met de behandeling van economische aangelegenheden in verband met de economische crisis, die in oktober 1937 weer bij het ministerie wordt getrokken.
De onder het CIZ ressorterende Geneeskundige Raad en verdere bureau's en diensten brachten hun adviezen en verslagen uit aan de afdelingen, die voor de afdoening zorg droegen.
Na de oorlog komen er met name taken bij ten aanzien van de oorlogsongevallenregeling, de repatriëring en de Nederlands-Indische deviezenpositie, die toebedeeld worden aan de in 1945 herziene organisatie. Vooruitlopend op de wijziging in de staatkundige verhoudingen tot Indonesië zijn de taken ten aanzien van Suriname in februari 1949 in een "afdeling" Commissariaat voor Surinaamse Zaken ondergebracht. Blijkens een aantekening in de kabinetsagenda van het Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen hebben er ook nog plannen bestaan een "Commissariaat voor Nederlandse Antillen Zaken" op te richten. Hiervan is echter niets gekomen.
In verband met de overdracht van de souvereiniteit aan Indonesië werd het CIZ per ultimo december 1949 opgeheven. De taken ten aanzien van de West kwamen weer onder het beheer van het ministerie. De overblijvende taken gingen over naar het Hoge Commissariaat van Indonesië in Den Haag. ( In een nota van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van 11 november 1949 aan de Ministerraad wordt gesteld, dat het CIZ ter beschikking zal komen van het Hoge Commissariaat van Indonesië in Den Haag "...teneinde dit naar eigen inzicht te benutten bij de opbouw [...] dan wel af te wikkelen en te liquideren. Dit zeer belangrijke onderdeel van de formatie van het tegenwoordige Departement van Overzeese Gebiedsdelen zal dus automatisch per 1 januari a.s. uit dit ambtelijk verband worden gelicht". ARA-II, archief MINOG, dossier 3845, map 2. )
Overzicht van de organisatie, 1927-1945
  • Afdeling A
    • Algemene zaken; postbehandeling; verantwoording van de verkoop van Indische landsprodukten in Nederland; handelsvoorlichting; verspreiding regeringspublicaties
  • Afdeling B
    • Uitvoering van regelingen voor burgerlijk personeel in Europa vertoevend en uitzendingen
      • Eerste Bureau: opleiding en uitzending
      • Tweede Bureau: verloven, pensioenen en overtochten
  • Afdeling C
    • Uitvoering van regelingen voor militair personeel in Europa vertoevend en uitzendingen; beheer van de Koloniale Reserve
  • Afdeling D ( De taken gaan per 1935 over naar Afdeling A. )(1927-1935)
    • Algemene zaken betreffende de aanschaf en verzending van burgerlijke en militaire benodigdheden (schoolbehoeften, postwaarden, geneesmiddelen, boeken)
  • Afdeling D ( Opgericht bij beschikking 25 april 1935 nr 6. De taken gaan per 18 oktober 1937 naar de nieuw opgerichte Achtste Afdeling (Welvaartszaken) van het ministerie; beschikking 16 oktober 1937 nr 4. Zie archief Min.Kol, A-dossier 3845 map 2. )(1935-1937)
    • Crisiszaken: contingenteringen, cultuurrestricties; economische samenwerking Ned.-Indië; documentatie en statistiek
  • Afdeling E
    • Technisch Bureau: aanschaffing, keuring en verscheping van velerlei technisch materieel
  • Afdeling F
    • Koloniaal Etablissement in Amsterdam: aanschaffing, keuring en verzending van levensmiddelen, oliën en vetten, kramerijen etc. Opslag van mijnbouw- en landsprodukten
  • Afdeling G
    • Aanschaf, keuring en verzending van oorlogsmaterieel
  • Bureau voor toezicht op Studerenden
    • Bureau van de raadsman belast met het toezicht op studenten uit Nederlands-Indië
  • Inlichtingenbureau voor de Indische Dienst ( Van 1927-1931, daarna opgegegaan in Afdeling B, Eerste Bureau. )(1927-1931)
    • Inlichtingen i.v.m. de personeelsvoorziening van Indië; voorlichting aan het publiek
  • Bureau voor het Veiligheidstoezicht
    • Keuring van stoomketels; uitvoering wettelijke regelingen inzake het veiligheidstoezicht
  • Geneeskundige Raad van het Departement van Koloniën
    • Geneeskundige onderzoek van in Nederland verblijvend of uit te zenden personeel
  • Bureau voor de Weeskamerdienst
    • Vertegenwoordiging van de Indische Weeskamers
  • Bureau voor de Belastingdienst (1933)
    • Vertegenwoordiging van de Indische belastingdienst
Overzicht van de organisatie, 1945-1949
  • Afdeling A ( Zie besluit van 29 augustus 1945 no. 14; ARA-II, archief Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen, dossier 3845, map 1. )
    • Algemene zaken
  • Afdeling B
    • Personele zaken, burgerlijke dienst; alsmede de taken van het Departement van Sociale Zaken
      • Eerste Bureau: opleiding en uitzending
      • Tweede Bureau: verloven en pensioenen; positieregeling Indische geëvacueerden
      • Derde Bureau: sociale zaken
      • Bureau PIG (1948): bureau voor de positieregeling van indische geëvacueerden
      • Bureau ICO (1948): bureau Indische Commissie Oorlogsongevallenregeling
  • Afdeling C ( Per 1947 alleen de militaire personele zaken, de militaire materiële taken gaan over naar Afdeling G. )
    • Militaire zaken
      • Eerste Bureau: personele zaken
      • Tweede Bureau: intendance
      • Derde Bureau: aanschaf, keuring en verzending van oorlogsmaterieel
  • Afdeling D
    • Economische zaken
  • Afdeling E ( Taken gaan per 1947 geheel over naar Afdeling K; besluit 6 januari 1947 no. 2 Kabinet. )(1946-1947)
    • Civiele aanschaffingen
      • Eerste Bureau: Technisch Bureau
      • Tweede Bureau: Koloniaal, later Indisch Etablissement
  • Afdeling E (1947)
    • Zaken van het Indische Departement van Financiën en het Nederlands-Indische Deviezeninstituut
  • Afdeling F
    • Comptabiliteit; beheer van de begroting van Indië; rekening met het Indisch bestuur en met de landsbedrijven
  • Afdeling G ( Bij besluit van 5 februari 1946 no. 6 Kabinet werd de Afdeling G (Financiële Controle) ingesteld, belast met de werkzaamheden van de art. 54, 55 en 55a van de Indische Compatabiliteitswet. Tevens werd een tijdelijke Afdeling Repatriëringsdienst ingesteld, belast met het transport en verzorging van repatrianten uit Indië. Bij besluit van 12 september 1946 no. 1 Kabinet werd Afdeling G (Militaire Aanschaffingen) ingevoegd en de bestaande Afdeling G werd Afdeling H. De taak tot werving en uitzending van personeel voor de Indische dienst, voordien een taak van Sectie XV van het Militair Gezag, kwam op basis van het laatstgenoemde besluit terug bij CIZ. ARA-II, archief MINOG, dossier 3845, map 1. )
    • Militaire aanschaffingen
  • Afdeling H
    • Uitvoering Indische comptabiliteitswet
  • Afdeling K (1947)
    • Zaken behorend tot de taken van het Indische Departementen van Verkeer en Waterstaat en van Energie en Mijnwezen en van Onderwijs; hieronder het Technisch Bureau en het Indisch Etablissement
  • Commissariaat voor Surinaamse Zaken
    • Vooruitlopend op de wijzigingen in de staatkundige verhoudingen tot Indonesië zijn taken ten aanzien van Suriname in februari 1949 afgesplitst.
  • Bureau voor Toezicht op Studerenden
    • Toezicht op studenten uit Indië
  • Bureau voor de Belastingdienst
    • Vertegenwoordiging van de Indische belastingdienst
  • Bureau voor de Weeskamerdienst
    • Vertegenwoordiging van de Indische Weeskamers
  • Geneeskundige Raad van het Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen
    • Geneeskundige onderzoek van in Nederland verblijvend of uit te zenden personeel
  • Bureau van de NEFIS-officer (1947)
    • Inlichtingenwerkzaamheden
  • Gedurende korte tijd hebben ook tijdelijke afdelingen bestaan:
    • Afdeling Repatriëringsdienst (1946)
    • Afdeling Publiek Contact (1947)
    • Afdeling Marshall Plan (1949)
Geschiedenis van het archiefbeheer
Het oorspronkelijke CIZ-archief bestond uit vier bestandendelen met een totale omvang van ca. 285 meter.
  1. Het openbare archief, 1927-1949;
  2. Het geheime archief, 1928-1949;
  3. Agenda's op ingekomen stukken, 1927-1949;
  4. Het fragmentarchief van het Commissariaat voor Surinaamse Zaken, 1949;
  5. Het fragmentarchief van het Technisch Bureau, 1945-1949.
In het openbare CIZ-archief waren de minuut-beschikkingen met de daarbij behorende stukken over 1927-1945 centraal op afdoeningsdatum en nummer chronologisch opgeborgen overeenkomstig het verbaalstelsel 1823. Vanaf juni 1945 waren de stukken -weliswaar nog centraal genummerd- per afdeling chronologisch herordend. In iedere dagmap trof men bovendien de exhibita aan: de ingekomen stukken die na kennisname waren opgelegd op datum en nummer van de agenda en waarop geen administratieve afdoening in de zin van een beschikking of besluit was gevolgd.
Het geheim archief kende eveneens een chronologische afdoening, waarbij de datum werd gevolgd door een jaarlijkse lettercodering (littera: afgekort tot La). Vanaf 1927 gebruikte men de letterreeks A t/m Z, A1 t/m Z1, enz. Na 1945 waren de reeksen A t/m Z, AB t/m ZB, ABA enz. in gebruik. Voor afdelingsnota's werd de datum plus het volgnummer van de afdelingsagenda gebruikt.
Door het ontbreken van de jaarlijkse indices was het CIZ-archief zo goed als ontoegankelijk. Het CIZ-archief werd aangeduid als het "blauwe" archief wegens de lichtblauwe kleur van het minuut-papier, dit ter onderscheid van witte minuut-papier, dat bij het ministerie werd gebruikt. Het karakter van het archief in zijn oorspronkelijke omvang kan worden omschreven als een overwegend routinematig uitvoeringsarchief, aangezien de feitelijke beheersbeslissingen voorbehouden waren aan het ministerie of aan de Nederlands-Indische overheid.
Van de archieven van de ondersteunende bureau's en diensten is vrijwel niets bewaard gebleven. Het archief van het Technisch Bureau is bij de brand op 3 maart 1945 in het gebouw aan de Louise Henriëttestraat in Den Haag geheel verloren gegaan. ( Zie nota van het Technisch Bureau dd. 27 september 1945; inv.nr. 147. ) Enige resterende fragmenten van dit archief zijn beschreven in deze inventaris.
In 1992 - 1993 is het archief, waarop geen enkele toegang bestond, door de Centrale Archief Selectiedienst bewerkt. Daarbij werd het bestand van 270 meter tot 10 meter terug gebracht. De afzonderlijke losse verbalen (minuutbeschikkingen met bijbehorende ingekomen stukken) zijn vervolgens afzonderlijk beschreven. Wegens klachten van onderzoekers over de matige kwaliteit van de selectie weigerde het Ministerie van Buitenlandse Zaken een 'verklaring van geen bezwaar' af te geven, zodat de vernietiging van de overige 260 meter niet kon plaatsvinden. Het archief werd vervolgens tijdelijk opgeslagen in het Hulpdepot van de Rijksarchiefdienst te Schaarsbergen.
Het CIZ-archief en dat van het Technisch Bureau zijn begin 1982 door het Ministerie van Binnenlandse Zaken feitelijk overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief. De formele overdracht heeft pas in september/oktober 1994 plaatsgevonden, waarbij tevens de openbaarheid van de archieven is geregeld.
Overbrenging van een overheidsarchief
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
Het archief bevat de stukken van betreffende de aanschaffing van militaire en civiele goederen voor Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao, de personeelsvoorziening van het Binnenlands Bestuur en het onderwijs in Nederlands-Indië, het militaire personeel (Koloniale Reserve en KNIL), de zorg voor oorlogsslachtoffers en repatrianten, de Indische comptabiliteit, alsook het behartigen van de belangen van Nederlands-Indië in Nederland.
Selectie en vernietiging Het archief van het CIZ is niet volledig. De jaargangen 1927 - 1930 blijken al vroeger bij het ministerie te zijn geschoond. Sommige stukken die in de verbalenserie uit de jaren dertig veelvuldig voorkomen, ontbreken in die van de jaren ervoor. De verbalenseries uit de periode 1945 juni - 1949 december zijn ook verre van compleet aangetroffen: die van de afdeling H ontbrak geheel. Veel stukken zijn al voor de overdracht aan het Algemeen Rijksarchief door het ministerie integraal vernietigd. Tenslotte zijn ook alle comptabele registers in een vroeg stadium vernietigd. De selectiewerkzaamheden, uitgevoerd in de jaren 1992 - 1993 zijn niet geëffectueerd. De selectiewerkzaamheden, uitgevoerd in de jaren 2002 - 2005 zijn gebaseerd op lijsten van handelingen, uitgevoerd door het Commissariaat voor Indische Zaken. De handelingen zijn als volgt gewaardeerd: Bewaard is de neerslag, voortgekomen uit de handelingen:
  1. Vaststellen en wijzigen van de organisatie en werkwijze van het Ministerie van Koloniën, het Commissariaat voor Indische Zaken en de daaronder ressorterende diensten;
  2. Vaststellen, wijzigen, interpreteren en intrekken van wetten, algemene maatregelen van bestuur, Indische ordonnanties, uitvoeringsvoorschriften, reglementen;
  3. Toepassen in algemene zin van wetten, algemene maatregelen van bestuur, Indische ordonnanties, uitvoeringsvoorschriften, reglementen;
  4. Vervaardigen van periodieke overzichten, afleggen van verantwoording;
  5. Financiële afwikkeling van fraude, verduistering, diefstal en andere onaanvaardbare gedragingen van ambtenaren;
  6. Handhaving van eigendomsrechten van Nederlands-Indië in Nederland;
  7. Stimuleren van de belangen van Nederlands-Indië in Nederland;
  8. Bevorderen van de economische samenwerking tussen Nederland en Nederlands-Indië en van de handelsbetrekkingen met derde landen;
  9. Hulpverlening aan oorlogsgetroffenen;
  10. Behandeling van klachten;
  11. Verzoeken van verenigingen, bonden en andere instellingen over de rechtspositie van burgerlijke en militaire ambtenaren in algemene zin.
Ter vernietiging is de neerslag verwijderd, voortgekomen uit de handelingen:
  1. Verrichten van betalingen;
  2. Verrichten van boekingen van ontvangsten en uitgaven;
  3. Betaalbaarstellen van bezoldigingen, pensioenen, gagementen;
  4. Invorderen belastingschulden en andere schulden aan den lande;
  5. In ontvangst nemen, keuren, opslaan en verschepen van goederen naar de koloniën;
  6. Administratieve handelingen, zoals het verstrekken van eenvoudige inlichtingen aan derden (korte antwoorden, adresopgaven, doorverwijzingen), doen ondertekenen van processen-verbaal en andere documenten, uitreiking van bescheiden, afschriften, en duplicaten van documenten, verzending van Indische besluiten met kosten bezwaard, verzenden en doorzenden van stukken (geleidebrieven), behandeling onbestelbare poststukken.
Van enkele handelingen is de neerslag voor een deel bewaard gebleven, en voor een ander - aanzienlijk groter - deel ter vernietiging verwijderd:
  1. Sluiten van contracten wegens aankoop van goederen, benodigd voor de overheidsdienst in Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
  2. a. Bewaard zijn de stukken betreffende de aanschaffing van militaire installaties, voer- en vaartuigen, zware machinerieën en apparatuur alsmede van cultuurgoederen.
  3. b. Vernietigd zijn de stukken betreffende de aanschaffing van grondstoffen, onderdelen, gebruiks- en verbruiksgoederen.
  4. Verrichten van administratieve handelingen op verzoek van de Indische regering.
  5. a. Bewaard zijn de stukken betreffende:
    • begeleiding van Indische groten tijdens hun bezoek aan Nederland;
    • verzoeken om heraldisch advies bij de Hoge Raad van Adel voor de toekenning van een wapen aan Indische lagere overheden;
    • overleg met Buitenlandse Zaken over de uitvoering van de regeling met de Chinese regering over de zgn. Boxerindemniteit;
    • regeling van het internationale ruilverkeer van wetenschappelijke publicaties;
    • bezuinigen op de uitgaven in Nederland ten laste van de Indische begroting;
    • doen inschrijven in registers van de Burgerlijke Stand van op schepen geboren en overleden personen;
    • bekendmaken van verzoeken tot naamsverandering en naamsaanneming door plaatsing van een advertentie in de Staatscourant, inclusief de behandeling van bezwaren tegen inwilliging van deze verzoeken.{%lijst%}
  6. b. Vernietigd zijn de stukken betreffende:
    • aanvragen en verzenden van consenten voor de uitvoer uit Nederland en de invoer in Indië van vuurwapens, munitie en ontplofbare stoffen;
    • indienen van verzoeken om rechtshulp uit Nederlands-Indië bij Nederlandse rechterlijke organen (verhoren van in Nederland verblijvende personen);
    • aankondigen van boekenonderzoek door accountants bij bedrijven in Nederland en Europa op verzoek van de Indische Belastingdienst;
    • afgifte van radiovergunningen voor Nederlandse schepen buiten Indië gebouwd of aangekocht, welke in Nederlands-Indië thuishoren;
    • verstrekken van adressen van bedrijven in Nederland en de koloniën, welke handelspartner zouden kunnen worden van verzoeker (handelsvoorlichting);
    • onderhoud, verzekering en schoonhouden van gebouwen in Nederland, welke aan Nederlands-Indië toebehoren;
    • verdeling in Nederland van Indische overheidspublicaties;
    • plaatsen van advertenties in de Staatscourant;
    • aanwijzen van deelnemers aan congressen en conferenties, welke als vertegenwoordigers van Nederlands-Indië optraden;
    • verstrekking van reis- en studieopdrachten aan ambtenaren en militairen, welke tijdelijk in Nederland verbleven (behoudens aan ambtenaren van Indonesische landsaard);
    • verstrekken van introducties aan ambtenaren en militairen voor bezoeken aan bedrijven en instellingen in Nederland en Europa;
    • afwijzen van open sollicitaties naar een functie bij de Indische overheid;
    • verrichten van de noodzakelijke formaliteiten (permits, visa, deviezenvergunningen) voor de uitzending van ambtenaren en deskundigen naar Engeland, de Verenigde Staten en Nederlands-Indië (alleen 1945 - 1946);
  7. Werven, opleiden, uitzenden van, toekennen van verlof, toelagen, vergoedingen, pensioen, wachtgelden aan en verstrekken van inlichtingen over individuele militairen en burgerlijke ambtenaren
  8. a. Het merendeel der stukken betrekking hebbend op een of meer individuele personen zal voor vernietiging in aanmerking komen.
  9. b. De neerslag voortgekomen uit de volgende handelingen, en betrekking hebbend op individuele personen, zal blijvend worden bewaard:
    • benoemen van ambtenaren in wetenschappelijke commissies en besturen;
    • verlenen van studieopdrachten aan bestuursambtenaren van Indonesische landsaard;
    • bemiddelen bij de tijdelijke vervanging van hoogleraren in Batavia door Nederlandse hoogleraren;
    • bemiddeling bij de uitzending van R.K.-geestelijken en verlenen van het radicaal van geestelijke van de tweede rang;
    • benoemen en ontslaan van (hoog)leraren aan Nederlandse universiteiten en aan de Hogescholen te Batavia;
    • benoemen en ontslaan van leraren aan de Koninklijke Militaire Academie en aan de Hogere Krijgsschool;
    • uitoefenen van toezicht op personen uit Oost- en West-Indië die met landssteun in Nederland studeren;
    • ontslaan wegens 'karaktereigenschappen, onverenigbaar met de militaire tucht';
    • behandelen van verweerschriften van ambtenaren en militairen tegen negatieve beoordeling van hun dienstvervulling;
Overigens zijn de stukken betreffende individuele personen nog niet fysiek vernietigd. In dit bestand bevinden zich stukken betreffende nog levende personen. Het is niet duidelijk of deze mensen nog rechten kunnen ontlenen of staven aan documenten in dit archief aanwezig. De feitelijke vernietiging is dan ook uitgesteld tot een nog nader te bepalen tijdstip. De verwachting is dat dit zal gebeuren in de periode 2015 - 2020.
Aanvullingen
Aanvullingen op het archief worden niet meer verwacht.
Verantwoording van de bewerking
Nadat het archief enige jaren in het Hulpdepot van de Rijksarchiefdienst in Schaarsbergen opgeslagen is geweest, werd het in 2002 opnieuw in bewerking genomen. Het archief is eerst gesplitst in afdelingsarchieven. Voor elk afdelingsarchief is een afzonderlijk bewerkingsinstrument ontwikkeld, waarbij het in de praktijk is gelukt drie bewerkingstranches samen te stellen. Eerst is het archief van de 3e Afdeling Comptabiliteit bewerkt, vervolgens de archieven van de afdelingen B-I, B-II en C, die de personele zaken behandeld hebben, en tenslotte de archieven van de overige afdelingen (A, D, E, F, G en K), waarin zich de stukken betreffende de aanschaffingen bevonden. Nadat deze afdelingen bewerkt waren, zijn de beschrijvingen tot een inventaris samengevoegd. De afzonderlijke afdelingsarchieven zijn in deze inventaris herkenbaar. Fysiek is het archief van CIZ een geheel gebleven. Het fragmentarchief van het Technisch Bureau tenslotte is aan het CIZ-archief toegevoegd. Uiteraard is het in de inventaris wel als een afzonderlijk archiefdeel herkenbaar gebleven.
Ordening van het archief
Na de bewerking is het archief primair geordend naar de afdelingen van het CIZ. Een tweetal categorieën stukken zijn niet naar afdeling ingedeeld, nl. de agenda's van ingekomen en uitgaande brieven met de daarop vervaardigde eigentijdse toegangen, alsmede het geheim archief. Per afdeling zijn de stukken verdeeld in een chronologisch verbaal en een naar onderwerp of zaak geordende dossierserie.
In de verbaalseries liggen de stukken geordend op datum en nummer. De eigentijdse toegangen zijn zeer onvolledig en daardoor nauwelijks bruikbaar. Van de stukken die deel uitmaken van de bewaarde chronologische afdelingsverbalen zijn lijsten vervaardigd, welke als toegang dienen op deze verbaalseries.
De dossiers zijn zoveel mogelijk geordend naar de handelingen en het takenpakket van het CIZ.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (A).
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Commissariaat voor Indische Zaken, nummer toegang 2.10.49, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Commissariaat Indische Zaken, 2.10.49, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Afgescheiden archiefmateriaal
Een gedeelte van het archief van het CIZ is in andere archieven terecht gekomen. Zo zijn de stamboeken en de pensioenregisters van burgerlijk en militair personeel in afzonderlijke bestanden ondergebracht (toegangen 2.10.09, 2.10.36.21, 2.10.50.01, 2.10.50.02, 2.10.50.03 en 2.10.56). Ook is een hoeveelheid archiefmateriaal terechtgekomen in de archieven van de opvolgers van het CIZ, nl. in het zgn. dossierarchief van het Ministerie van Koloniën en opvolgers (toegang 2.10.54), in dat van de Afdeling Militaire Personeelszaken van het Ministerie van Uniezaken en Overzeese Rijksdelen (toegang 2.10.35.06) en in dat van de Directie Indonesië in Overgangstijd van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, later Afdeling Overzeese Pensioenen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (thans - 2007 - nog niet overgebracht naar het Nationaal Archief).
Verwante archieven
Archiefmateriaal daterend van vóór 1927 betrekking hebbend op het takenpakket van het CIZ is opgenomen in het openbaar verbaal archief van het Ministerie van Koloniën 1901 - 1953 Toegang 2.10.36.04).
Het bureau-archief van dr P.J. Bannier, gecommitteerde voor Indische Zaken van 1946 - 1949, is beschreven in toegang 2.10.36.14.
Publicaties Bob de Graaff, 'Kalm temidden van woedende golven' het Ministerie van Koloniën en zijn taakomgeving 1912 - 1940 , Den Haag 1997. Staatsalmanak voor het Koninkrijk der Nederlanden 1928 - 1940 en 1946 - 1950, Den Haag 1927 - 1939 en 1946 - 1950.

Bijlagen

Inventories