gahetNA in the National Archives

Koloniën / Openbaar Verbaal

2.10.36.04
A.M. Tempelaars
Nationaal Archief, Den Haag
1986
cc0
This finding aid is written in Dutch.

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok:

2.10.36.04
Author: A.M. Tempelaars
Nationaal Archief, Den Haag
1986
CC0

Periode:

1901-1953

Omvang:

457,20 meter; 4252 inventarisnummers.

Taal van het archiefmateriaal:

Het merendeel der stukken is in het Nederlands.

Soort archiefmateriaal:

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefbewaarplaats:

Nationaal Archief, Den Haag

Samenvatting van de inhoud van het archief:

Het ministerie van Koloniën was verantwoordelijk voor de inrichting van het koloniaal bestuur in Oost-Indië en in West-Indië (Suriname, Curacao en overige eilanden). Ook de begrotingen van het bestuur in de overzeese gebiedsdelen werden in Den Haag opgesteld. Verder speelde het departement, samen met het ministerie van Marine, een rol bij de defensie van de koloniën en met name de verscheping van militair personeel naar deze gebieden. Het ministerie regelde voorts de uitzending, de verloven, de overtochten en de pensioenen en wachtgelden van de Indische ambtenaren alsmede de keuring, aanschaf en verzending van gouvernementsgoederen, bestemd voor het leger en de burgerlijke dienst in de koloniën.
Het archief bevat stukken over de bovengenoemde onderwerpen, maar is tevens een rijke bron aan gegevens over de overzeese gebieden zelf, als gevolg van de uitgebreide rapportage vanuit de koloniën aan Den Haag, zij het minder volledig dan in de periode vóór 1901. Zo berusten de registers Oost-Indische besluiten, met afschriften van alle door de Gouverneur-Generaal genomen besluiten, over de jaren 1901-1932 niet in dit archief, maar in dat over de periode 1850-1900 (toegang 2.10.02). Ook de West-Indische gouvernementsjournalen, met afschriften van besluiten van de gezaghebbers in Suriname, Curacao en de Kust van Guinea, zijn afgescheiden van het hoofdarchief en in een apart bestand ondergebracht (toegang 2.10.36.24). Hetzelfde geldt voor de zogenaamde mailrapporten, die in een aparte serie zijn geborgen. Ook de personeelsadministratie is buiten dit archief gehouden. Het archief bestaat geheel uit een chronologisch geordend verbaal (de indices en klappers, die als toegangen op het verbaal dienen, zijn echter in een aparte inventaris beschreven: 2.10.36.11).

Archiefvormers:

  • Ministerie van Koloniën 1842-1945
  • Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen 1945-1949
  • Ministerie voor Uniezaken en Overzeese Rijksdelen 1949-1952
  • Ministerie van Overzeese Rijksdelen 1952-1959

Archiefvorming

Inhoud en structuur van het archief

Ordening van het archief

Gedurende de periode 1814 tot 1951 heeft het departement van Koloniën onafgebroken gekozen voor een chronologische ordening van het hoofdarchief. Hoewel er binnen het departement al vroeg sprake was van afdelingen, heeft die organisatie geen invloed gehad op de archiefvorming: er werd steeds één centraal verbaal* gevormd en wel volgens het verbaalstelsel-1823. Wel zijn in de gehele periode stukken buiten het verbaal gehouden, om op onderwerp te worden geordend of in aparte series te worden geborgen. (

Voor deze paragraaf is veelvuldig gebruik gemaakt van het concept van de Gids voor onderzoek in de koloniale archieven ... na 1814, van de hand van M.G.H.A. de Graaff.

)

Het openbaar verbaalarchief (omvang totaal circa 1740 meter) is, verdeeld over de periodes 1814-1849, 1850-1900 en 1901-1953, beschreven in een viertal toegangen. In de inventarissen over de twee eerste periodes (respectievelijk 2.10.01 en 2.10.02) zijn zowel het verbaal als de eigentijdse toegangen daarop (indices, klappers e.d.) opgenomen. Voor de periode na 1900 zijn er twee inventarissen: één voor het verbaal (2.10.36.04) en één voor de toegangen (2.10.36.011). Een belangrijke cesuur is hier 1 juli 1921: met ingang van deze datum werd namelijk de centrale index* afgeschaft, om te worden vervangen door indices per afdeling. (

Schrijven van secretaris-generaal E. Moresco dd. 13 april 1921 aan de afdelingshoofden (Dossierarchief Koloniën 1945-1963, inv.nr. 1120). De algemene agenda bleef wel gehandhaafd.

) Daarom is het voor de onderzoeker van belang hoe de taken vanaf 1921 over die afdelingen waren verdeeld (zie geschiedenis van de archiefvormer)

Toegangen op het verbaalarchief
Periode 1814-(juni)1921

Indices

De indices*, met de bijbehorende hoofdenlijsten* en klappers*, vormen voor de onderzoeker het belangrijkste instrument om de stukken in het verbaal* te kunnen vinden. In de eerste decennia is de opzet van de index nogal eens gewijzigd, totdat in 1843 een model werd ingevoerd dat in grote lijnen tot 1921 is gehandhaafd.

Met ingang van 1843 werd naast de hoofdenlijst nu ook de klapper ingebonden in de indices, terwijl tevens een nieuw model index werd ingevoerd, met een indeling in vier kolommen. In kolom 1 werd nu datum en nummer van het verbaal opgenomen, soms met verwijzingen naar een eerdere behandeling van de betreffende zaak. Kolom 2 werd gebruikt voor gegevens over de afzender van het stuk en diens registratuurkenmerken (als deze kolom blanco is gelaten, is er alleen sprake van een uitgaande stuk en zijn er geen voorstukken). In kolom 3 werd de korte inhoud vermeld, alsmede de genomen beschikking*. In de meest rechtse kolom (4) staan soms verwijzingen naar latere stukken.

Vanaf 1843 werden de nu halfjaarlijkse indices doorlopend genummerd. Voor elke rubriek van de index reserveerde men een aantal vaste paginanummers, zodat men een bepaalde rubriek steeds op een vaste plaats in de index kon terugvinden. Wanneer men onverhoopt te weinig pagina's voor een rubriek had gereserveerd, loste men dit op door vanaf de laatste pagina een sub-nummering aan te brengen (30a, 30b etc.).

De indices over de jaren 1850-1921 (in omvang uitgedijd tot twee banden per halfjaar) zijn op microfiche raadpleegbaar op de studiezaal van het Nationaal Archief.

Hoofdenlijsten

De hoofdenlijsten* zijn steeds voor in de indices opgenomen. Ze beslaan tot en met 1842 een heel jaar, daarna steeds een periode van een half jaar. In de eerste decennia zijn de hoofden in alfabetische volgorde opgenomen. Vanaf 1843 echter ging men over op vaste volgorde voor de rubrieken*, die dan niet meer alfabetisch is: ministerie van Koloniën (folio 1 e.v.), betrekkingen met vreemde mogendheden (folio 33 e.v.), regering der koloniën (folio 41 e.v.) etc. De gekozen benamingen geven de invalshoek van de toenmalige administratie weer, die vaak verschilt van die van de latere onderzoeker. Zo treft men kwesties rond de Islam in de index van 1859 niet aan in de rubriek `Eeredienst in Oost-Indië' (die bestemd was voor de christelijke godsdiensten), maar onder `Binnenlandsche aangelegenheden (in Oost-Indië)'.

Hoewel er elk jaar vele tientallen rubrieken werden aangehouden, zijn sommige rubrieken erg uitgebreid, zodat men beter eerst de klapper op de index kan raadplegen. In de inventaris van de toegangen op het (openbaar) verbaalarchief vanaf 1900 is in een bijlage een alfabetische lijst van de indexrubrieken opgenomen, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken in de index voorkomen.

Klappers

De klappers* zijn vanaf vanaf 1843 steeds opgenomen voorin het eerste indexdeel van elk halfjaar. Aanvankelijk werden namen en onderwerpen (waaronder ook de rubriekaanduidingen van de hoofdenlijst) door elkaar vermeld, maar al vrij snel in aparte kolommen. Tot en met 1842 zijn de klappers alleen op de eerste letter alfabetisch en verwijzen ze naar rubriek plus verbaalnummer (1814-1823) dan wel naar rubriek plus folionummer; vanaf 1843 zijn de indices doorlopend gepagineerd en verwijzen de klappers naar dit paginanummer.

Agenda's

De agenda's* zijn als hulpmiddel bij onderzoek in het archief van secundair belang. De opzet was in de beginperiode nogal eens aan wijzigingen onderhevig. In de agenda werd onder meer vermeld welke afdeling van het departement met de behandeling werd belast. In de jaren 1818-1823 werden ook de geheime stukken hierin geregistreerd. Van 1824-1842 werden dagelijks losbladige agenda's bijgehouden, die bij de stukken werden gevoegd. Vanaf 1843 beslaan de agenda's (net als de indices) steeds een periode van een half jaar. Vanaf 1901 zijn er twee series: op de ingekomen respectievelijk de uitgegane stukken.

Vrijwel vanaf het begin zijn ook door afdelingen van het departement aparte series agenda's, indices en klappers aangehouden, over kortere of langere periodes. Het meest informatief zijn de zogenaamde `Aanteekeningsregisters' van bureau A, later afdeling A. Oost-Indische Zaken, die de periode circa 1830-1945 beslaan. (

De latere gouverneur-generaal B.C. de Jonge, van 1901-1910 werkzaam op het ministerie van Koloniën, noteerde in zijn Herinneringen (uitgegeven door S.L. van der Wal, Utrecht 1968, blz.6), dat het gehele werk op Koloniën afhing van het 'register' van Du Tour (A.L.C.du Tour XE "Tour, A.L.C. du (1854-1937)" ) van de toenmalige afdeling A.

)

Periode (juli) 1921 - 1940

In deze periode werd geen centrale index meer bijgehouden. Voor onderzoek in het (ongedeelde) verbaal is men derhalve aangewezen op door de afdelingen bijgehouden indices, die een wisselende kwaliteit vertonen. Al deze toegangen zijn beschreven in een inventaris (2.10.36.01), die in een zeer nuttige bijlage een alfabetische lijst geeft van alle indexrubrieken, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken voorkomen in de desbetreffende afdelingsindex.

Index 1e afdeling: al door de voorganger, afdeling A geheten, werd een eigen index bijgehouden onder de naam `Aantekeningregister' (afgekort A.R. of R.) en voorzien van klappers en soms van hoofdenlijsten, die zijn bijgebonden. In de kolom `data' werden vermeld de herkomst en datering van het ingekomen stuk en daaronder het verbaal waarin het is opgelegd; in de middelste kolom volgde de korte inhoud en in de rechter kolom verwijzingen naar eerdere of latere behandeling van de zaak. Tot 1917 was het takenpakket van de afdeling erg ruim (nadien beperkt tot justitiële en volkenrechtelijke zaken en de Indische weeskamers) en registreerde men in de index onder meer alle mailrapporten, dus ook die van de andere afdelingen; na 1917 een bepaald deel van deze rapporten (zie ook paragraaf 16.3.3.2).

Index 2e en 3e afdeling: de indices van deze afdelingen, die zich beide bezig hielden met geldwezen, begrotingen en comptabiliteit, zijn gecombineerd. Ze vangen aan in 1921 en bestaan uit losse kaartbladen, ingericht volgens een decimaal code-systeem (in inventarisnummer 477). Met behulp van deze code kan worden gezocht naar een relevant kaartblad, dat men zou kunnen vergelijken met een bladzijde uit een index en waarop wordt verwezen naar data en nummers van beschikkingen* of verbalen.

Index 4e afdeling: ook deze afdeling had een breed takenpakket (binnenlands bestuur, landbouw, nijverheid, handel en scheepvaart; vanaf 1925 uitgebreid met de taken van de 5e afdeling: onderwijs, eredienst en volksgezondheid). Ook hier bestaat de index uit een kaartsysteem, waarin tevens de indices van de 5e afdeling 1921-1925 zijn opgenomen. Voor de periode 1921-1929 zijn de kaarten geborgen in alfabetische volgorde, daarna volgens een bepaald registratuurschema. De kaarten zijn in fotokopie raadpleegbaar op de studiezaal.

Index 5e (tot 1927 6e) afdeling: de indices bestaan uit een `Algemeen Register' over 1906-1950 en afzonderlijke indices (de meeste vanaf circa 1908) voor afzonderlijke taakgebieden zoals: burgerlijke openbare werken, mijnwezen, spoor- en tramwegen, PTT, luchtvaart. Vaak zijn de klappers op de indices meegebonden.

Index 6e (tot 1927 7e) afdeling: tot 1924 werden indices aangelegd, die begin 1924 werden vervangen door gerubriceerde agenda's. Ook van de tot 1927 fungerende 8e afdeling (militair personeel) zijn er indices beschikbaar.

Index 7e (tot 1927 10e) afdeling: deze afdeling, belast met West-Indische zaken, hield afzonderlijke kaartsystemen bij voor Suriname en voor Curaçao. Beide kaartsystemen zijn geordend volgens een code, waarop een klapper beschikbaar is.

De indices van de Algemene Secretarie en van andere in 1917 opgerichte afdelingen zijn niet opgenomen in de inventaris. (

Onduidelijk is, of deze indices verloren zijn gegaan dan wel niet aangehouden.

)

De afdelingen hielden vaak ook aparte series agenda's bij, die hier verder onbesproken kunnen blijven. De centrale agenda bleef overigens ook na 1921 gehandhaafd.

Verbaal

In de beginperiode, 1814 tot en met maart 1818, kregen alle besluiten en minuten* van uitgaande stukken een per jaar doorlopend nummer, waarbij de stukken per dag in een katern werden gebonden, bijvoorbeeld 22 oktober nrs. 2572-2601. De bijlagen vormden een aparte serie: ze kregen hetzelfde nummer, maar voorafgegaan door de afkorting Exh.*.

Vanaf april 1818 werd een verbaal* gevormd, waarbij de ingekomen stukken (de bijlagen) werden geborgen bij en op datum en nummer van het besluit, waarbij de zaak werd afgedaan. In de indices* werd verwezen naar deze datum/nummercombinatie, vooraf gegaan door de letter `V' van verbaal. Na 1842 kwam het gebruik in zwang de datum/nummercombinatie aan te vullen met de letteraanduiding van de behandelende afdeling, bijvoorbeeld: 11 augustus 1908 (afdeling) A1 nr. 12. (

Dit gebruik eindigde begin 1917, toen de afdelingen niet meer met een letter, maar met een nummer werden aangeduid.

)

Op de ingekomen stukken werd behalve datum en nummer van het verbaal (in zwarte inkt) ook datum en nummer van inschrijving in de agenda* genoteerd, vooraf gegaan door de aanduiding exh. De ingekomen stukken waarop geen besluit volgde liggen in de dagbundel bovenop. (

Deze praktijk ontstond geleidelijk circa 1840.

) Men dient erop bedacht te zijn, dat de datum/nummercombinatie van deze exhibita dezelfde kan zijn als in het daarna volgende verbaal. Wel is het zo, dat bij de registratie van deze exhibita de maand werd aangeduid met een cijfer en dat maand en dag zijn omgekeerd: exh. 12/5 1850 nr. 10 moet dus gelezen worden als 5 december 1850. Dit week af van de aanduiding van het verbaal: 5 december 1850 nr. 10. Deze nogal gecompliceerde werkwijze werd aangehouden tot circa 1910. Na dit jaar werden exhibita, waarop geen besluiten werden genomen, voorzien van een normale dag/maandaanduiding en werden ze geleidelijk aan vaker geborgen bij een minuut, die slechts vermeldde, dat het exhibitum `worde geborgen in dit verbaal'.

(

Deze tekst is ontleend aan: Otten, F.J.M., Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940. - Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004; p. 360-363.

)

Aanwijzingen voor de gebruiker

Verwant materiaal

Beschrijving van de series en archiefbestanddelen

Comments by visitors

Post new comment
Fields marked with an asterisk sign (*) are obligatory fields
The content of this field is kept private and will not be shown publicly.
  • Web page addresses and e-mail addresses turn into links automatically.
  • Lines and paragraphs break automatically.
  • Allowed HTML tags: <p> <a> <em> <strong> <br> <abbr>
  • Converts capital HTML tags to lower case HTML tags e.g. <A> to <a>.
gahetNA is a website of the Society for the Nationaal Archief in cooperation with the Nationaal Archief and Spaarnestad Photo.
Advanced
Search in collections
Search in: