Koloniën, 1814-1849

3. Archieven

3.1 Openbaar verbaalarchief

Gedurende de periode 1814 tot na 1940 heeft het departement van Koloniën onafgebroken gekozen voor een chronologische ordening van het hoofdarchief. Hoewel er binnen het departement al vroeg sprake was van afdelingen, heeft die organisatie geen invloed gehad op de archiefvorming: er werd steeds één centraal verbaal gevormd en wel volgens het verbaalstelsel-1823. Wel zijn in de gehele periode stukken buiten het verbaal gehouden, om op onderwerp te worden geordend of in aparte series te worden geborgen.

Toegangen op het verbaalarchief

Indices

In de eerste decennia na 1814 is de opzet van de index nogal eens gewijzigd, totdat in 1843 een model werd ingevoerd dat in grote lijnen tot 1921 is gehandhaafd.

In de jaren 1814-1819 lijkt de index meer op een gerubriceerde agenda: binnen de rubrieken werden de ingekomen en uitgaande stukken strikt chronologisch ingeschreven, gevolgd door een per jaar (vanaf augustus 1818 per dag) doorlopend verbaalnummer. Omdat stukken over een zelfde zaak verspreid (op verschillende data)

zijn ingeschreven, werd in een aparte kolom veelvuldig verwezen naar eerdere en/of latere stukken. Per jaar is de index over twee banden verdeeld, met voor in elke band een hoofdenlijst. (

In de maanden januari tot en met juli 1818 experimenteerde men met een dagelijkse alfabetische index, een praktijk die kennelijk slecht beviel.

) Van 1820-1823 vermelden de indices in de meest linkse kolom datum en nummer van de agendering en in een kolom op de rechter pagina datum en nummer van de resolutie, die aangeeft waar het stuk in het verbaal is te vinden.

In de periode 1824-1842 heeft de index geen kolommen meer: na de vermelding van datum en nummer van de agendering volgt de korte inhoud en daaronder datum en nummer in het verbaal. Geleidelijk aan ging men wel alle stukken over één zaak bij elkaar inschrijven. In deze jaren zijn de indices niet doorlopend, maar per rubriek gepagineerd.

Met ingang van 1843 werd naast de hoofdenlijst nu ook de klapper ingebonden in de indices, terwijl tevens een nieuw model index werd ingevoerd, met een indeling in vier kolommen. In kolom 1 werd nu datum en nummer van het verbaal opgenomen, soms met verwijzingen naar een eerdere behandeling van de betreffende zaak. Kolom 2 werd gebruikt voor gegevens over de afzender van het stuk en diens registratuurkenmerken (als deze kolom blanco is gelaten, is er alleen sprake van een uitgaande stuk en zijn er geen voorstukken). In kolom 3 werd de korte inhoud vermeld, alsmede de genomen beschikking. In de meest rechtse kolom (4) staan soms verwijzingen naar latere stukken.

Vanaf 1843 werden de nu halfjaarlijkse indices doorlopend genummerd. Voor elke rubriek van de index reserveerde men een aantal vaste paginanummers, zodat men een bepaalde rubriek steeds op een vaste plaats in de index kon terugvinden. Wanneer men onverhoopt te weinig pagina's voor een rubriek had gereserveerd, loste men dit op door vanaf de laatste pagina een subnummering aan te brengen (30a, 30b etc.).

Hoofdenlijsten

De hoofdenlijsten zijn steeds voor in de indices opgenomen. Ze beslaan tot en met 1842 een heel jaar, daarna steeds een periode van een half jaar. In de eerste decennia zijn de hoofden in alfabetische volgorde opgenomen. Vanaf 1843 echter ging men over op vaste volgorde voor de rubrieken, die dan niet meer alfabetisch is: ministerie van Koloniën (folio 1 e.v.), betrekkingen met vreemde mogendheden (folio 33 e.v.), regering der koloniën (folio 41 e.v.) etc. De gekozen benamingen geven de invalshoek van de toenmalige administratie weer, die vaak verschilt van die van de latere onderzoeker.

Klappers

De klappers op de indices vormen tot en met het jaar 1842 een aparte serie; vanaf 1843 zijn ze steeds opgenomen voorin het eerste indexdeel van elk halfjaar. Aanvankelijk werden namen en onderwerpen (waaronder ook de rubriekaanduidingen van de hoofdenlijst) door elkaar vermeld, maar al vrij snel in aparte kolommen. Tot en met 1842 zijn de klappers alleen op de eerste letter alfabetisch en verwijzen ze naar rubriek plus verbaalnummer (1814-1823) dan wel naar rubriek plus folionummer; vanaf 1843 zijn de indices doorlopend gepagineerd en verwijzen de klappers naar dit paginanummer.

Agenda's

De opzet was in de beginperiode nogal eens aan wijzigingen onderhevig. In de agenda werd onder meer vermeld welke afdeling van het departement met de behandeling werd belast. In de jaren 1818-1823 werden ook de geheime stukken hierin geregistreerd. Van 1824-1842 werden dagelijks losbladige agenda's bijgehouden, die bij de stukken werden gevoegd. Vanaf 1843 beslaan de agenda's (net als de indices) steeds een periode van een half jaar.

Vrijwel vanaf het begin zijn ook door afdelingen van het departement aparte series agenda's, indices en klappers aangehouden, over kortere of langere periodes. Het meest informatief zijn de zogenaamde `Aanteekeningsregisters' van bureau A, later afdeling A. Oost-Indische Zaken, die de periode circa 1830-1945 beslaan. (

De latere gouverneur-generaal B.C. de Jonge, van 1901-1910 werkzaam op het ministerie van Koloniën, noteerde in zijn Herinneringen (uitgegeven door S.L. van der Wal, Utrecht 1968, blz.6), dat het gehele werk op Koloniën afhing van het 'register' van Du Tour (A.L.C. du Tour) van de toenmalige afdeling A.

)

Verbaal

In de beginperiode, 1814 tot en met maart 1818, kregen alle besluiten en minuten van uitgaande stukken een per jaar doorlopend nummer, waarbij de stukken per dag in een katern werden gebonden, bijvoorbeeld 22 oktober nrs. 2572-2601. De bijlagen vormden een aparte serie: ze kregen hetzelfde nummer, maar voorafgegaan door de afkorting Exh.

Vanaf april 1818 werd een verbaal gevormd, waarbij de ingekomen stukken (de bijlagen) werden geborgen bij en op datum en nummer van het besluit, waarbij de zaak werd afgedaan. In de indices werd verwezen naar deze datum/nummercombinatie, vooraf gegaan door de letter `V' van verbaal. Na 1842 kwam het gebruik in zwang de datum/nummercombinatie aan te vullen met de letteraanduiding van de behandelende afdeling, bijvoorbeeld: 11 augustus 1908 (afdeling) A1 nr. 12. (

Dit gebruik eindigde begin 1917, toen de afdelingen niet meer met een letter, maar met een nummer werden aangeduid.

)

Op de ingekomen stukken werd behalve datum en nummer van het verbaal (in zwarte inkt) ook datum en nummer van inschrijving in de agenda genoteerd, vooraf gegaan door de aanduiding exh. De ingekomen stukken waarop geen besluit volgde liggen in de dagbundel bovenop. (

Deze praktijk ontstond geleidelijk circa 1840.

) Men dient erop bedacht te zijn, dat de datum/nummercombinatie van deze exhibita dezelfde kan zijn als in het daarna volgende verbaal. Wel is het zo, dat bij de registratie van deze exhibita de maand werd aangeduid met een cijfer en dat maand en dag zijn omgekeerd: exh. 12/5 1850 nr. 10 moet dus gelezen worden als 5 december 1850. Dit week af van de aanduiding van het verbaal: 5 december 1850 nr. 10.

3.2 Geheim- en kabinetsarchief

Het geheim verbaal 1814-1868 en het kabinetsverbaal 1835-1940 (gezamenlijke omvang circa 175 meter), zijn beschreven in een viertal inventarissen. Voor de periodes 1814-1849 en 1850-1900 zijn dat dezelfde inventarissen als hiervoor bij het openbaar verbaal vermeld (2.10.01 en 2.10.02). Voor de jaren 1901-1940 zijn er aparte inventarissen voor het verbaal (2.10.36.051) en voor de toegangen daarop (2.10.36.013).

Bij het geheim verbaal kregen het ingekomen stuk en de bijbehorende minuut hetzelfde nummer; men hanteerde daarbij een per jaar doorlopende nummering (het openbaar verbaal kende een nummering per dag). Soms zijn lagere nummers over dezelfde kwestie bij een hoger nummer gevoegd (in de agenda is dan bij die lagere nummers een verwijzing gemaakt).

Bij het kabinetsarchief hanteerde men een per jaar doorlopende letter/nummercombinatie. Bij deze laatste methode begon men begin januari met de letter A, om na de letter Z te vervolgen met A1 tot Z1, A2 tot Z2 etc. Het bij een minuut horende ingekomen stuk kreeg hetzelfde kenmerk, voorafgegaan door Exh., in latere jaren wijkt dit kenmerk echter af. (

Men zij erop bedacht, dat bij het openbaar verbaal vanaf 1842 ook letters werden gebruikt, maar dan voor de behandelende afdeling, bijvoorbeeld 1 februari 1900 (afd.)B nr. 1 (openbaar verbaal) naast 1 februari 1900 Litt.B 1 (kabinetsverbaal).

)

In de jaren 1835-1868 bestonden het geheim- en het kabinetsverbaal naast elkaar: terwijl twee series agenda's werden gevormd, waren de `alfabetische registers' (klappers op namen en zaken) steeds gecombineerd.

3.3 Buiten verbaal gehouden stukken

Oost-Indische besluiten; Gouvernementsjournalen West-Indië

Op grond van zijn instructie moest de gouverneur-generaal het departement in Den Haag in kennis stellen van alle door hem genomen besluiten. Een omvangrijk gedeelte van de uit Oost-Indië overgekomen stukken vormen de Oost-Indische besluitenregisters (omvang ruim 300 meter). Hierin werden afschriften opgenomen van alle besluiten van de GG. In de beginperiode tot 1836 zijn er twee series: `in rade' en `buiten rade', besluiten genomen samen met, dan wel zonder inbreng van de Raad van Indië.

Vergelijkbare registers van besluiten van autoriteiten in West-Indië kregen de benaming Gouvernementsjournalen.

Personeelsadministratie

Behalve de registratie betreffende het personeel van het departement zelf, werd ook een administratie bijgehouden van burgerlijk en militair personeel in de koloniën.

Burgerlijk personeel

De stamboeken met dienststaten van ambtenaren in Oost-Indië over de periode 1814-1936 (omvang 5,5 meter, toegang 2.10.36.015) geven uitvoerige informatie over het carrièreverloop, met verwijzingen naar besluiten van minister, de gouverneur-generaal e.a. Ze zijn te raadplegen op microfiche en toegankelijk via een centrale klapper (2.10.06 t/m 2.10.08 voor Oost-Indië, 2.10.09 voor West-Indië). Voorts zijn er Indische pensioenregisters over de jaren 1815-1940 (omvang 1,7 meter, toegang 2.10.09). Voor pensioenstaten zie hierna bij Militairen.

Militairen

De schriftelijke neerslag van de registratie van militairen voor het leger in Oost- en West-Indië (omvang 50 meter) is beschreven in een getypte inventaris (2.10.50, aangevuld in 2.10.50.01 en 2.10.50.02), die helaas geen inleiding bevat. Dit gemis wordt echter ruimschoots gecompenseerd door een in 1996 verschenen onderzoeksgids `Soldaten overzee'. (

Jan H. Kompagnie (red.), Soldaten overzee. Aanwijzingen voor het doen van onderzoek naar Onderofficieren en Minderen bij het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL) en bij het leger in West-Indië (1815-1949) (Den Haag, Algemeen Rijksarchief en Centraal Bureau voor Genealogie, 1996). Ook is een beknopter Informatieblad beschikbaar op de studiezaal van het Nationaal Archief en via internet: 'Op zoek naar militairen bij het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL) en bij het Leger in West-Indië over de periode 1815-1949'.

) De omvangrijkste serie bestaat uit de zogenaamde Suppletiefolio's van onderofficieren en minderen. Dit zijn door het Koloniaal Werfdepot (tot 1909) ingezonden stamboekafschriften, die op het departement van aanvullende gegevens werden voorzien. Van in de koloniën aangenomen militairen zijn er aparte series stamboeken: het Oost-Indisch en het West-Indisch Boek. (

Niet te verwarren met de zogenaamde 'Linnen Banden', een collectie stamboeken van onderofficieren en minderen van het KNIL, 1832-1898 (omvang circa 10 meter), aangelegd en bijgehouden in Indië en later naar Nederland overgebracht.

) Ook de officieren werden in eigen stamboeken geregistreerd.

Al deze registraties geven persoonlijke informatie over de militair: namen ouders, geboorteplaats en -datum, signalement, militaire loopbaan tot het moment van vertrek naar Oost- of West-Indië, beëindiging dienstverband en eventuele pensionering. De stamboeken van officieren bevatten soortgelijke gegevens.

Overige stukken

De inventaris van het archief Koloniën 1814-1849 (2.10.01) bevat in de afdeling `Stukken betreffende het bestuur der koloniën in het bijzonder' een omvangrijk bestand bescheiden (omvang circa 80 meter), die op onderwerp zijn beschreven. Ze betreffen in het bijzonder het bestuurstelsel, de financiën, handel en cultures, ambtenaren, militaire zaken, grotendeels regionaal onderverdeeld.

Onder verschillende benamingen (Statistiek en bibliotheek, Statistisch bureau, Oost-Indisch verslag) kende het departement lange tijd een afdeling documentatie, die ook schriftelijke neerslag heeft nagelaten. Zo zijn er over de jaren circa 1815-1850 twee banden `Statistieke aantekeningen' met statistieken en tabellen betreffende Oost- en West-Indië. In dezelfde toegang (2.10.36.012) is beschreven een serie van 14 delen `Zakelijke aantekeningen', circa 1815-1933, gerubriceerde meerjarige registers met informatie over koloniale bestuurszaken, soms met verwijzingen naar het verbaalarchief van Koloniën of besluiten van de gouverneur-generaal, maar vaak ook naar artikelen in tijdschriften. In elk deel is een klapper en (achterin) een rubriekenlijst opgenomen. (

. Het register 'Zakelijke aantekeningen' dient niet te worden verward met het `Aantekenregister', dat fungeerde als index van afdeling A, respectievelijk de 1e afdeling.

)

De afdeling documentatie hield ook registers op Indische kranten bij, die vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde registers, maar nu verwijzen naar in Nederlands-Indië verschijnende kranten. De inventaris (2.10.36.111) geeft een overzicht, waar in Nederland deze Indische kranten zijn te raadplegen. (

Een recenter overzicht van de vindplaatsen, met uitvoerige informatie over de afzonderlijke bladen, in: G. Termorshuizen, Journalisten en heethoofden. Een geschiedenis van de Indisch-Nederlandse dagbladpers 1744-1905 (Leiden 2001).

) Soortgelijke registers werden bijgehouden ten aanzien van artikelen over de koloniën in kranten die in Nederland verschenen (toegang 2.10.36.112).

Het bestand `Koloniën, supplement, 1826-1952' (omvang 3,5 meter, toegang 2.10.03) bevat in het gedeelte Nederlands-Indië voor 1942 eveneens veel documentatie, onder meer een serie afschriften van overeenkomsten en verdragen met inlandse vorsten (1664-1914) naast rapporten, overzichten e.d.

3.4 Kaarten en tekeningen

Van het omvangrijke kaartenbestand van het ministerie van Koloniën over de jaren 1814-1963 is in 1993 een gedrukte inventaris (4.MIKO) verschenen. (

G.L. Balk en F.E.Ch. Hoste, Inventaris van de kaarten en tekeningen van het Ministerie van Koloniën (1702) 1814-1963 ('s-Gravenhage, Algemeen Rijksarchief, 1993).

) Vele kaarten, in Nederlands-Indië door de Genie, later de Topografische Inrichting vervaardigd, werden ambtshalve toegezonden aan het departement in Den Haag. Het ministerie verzamelde actief en kocht ook (veelal) gedrukte kaarten aan. De collectie, bestaande uit 8071 losse bladen naast 129 portefeuilles, beperkt zich dan ook niet tot de Nederlandse koloniën, maar bevat ook veel kaarten van overzeese bezittingen van andere koloniale mogendheden, met name Engeland en Frankrijk. Alle beschreven kaarten zijn op microfiche raadpleegbaar. Ook in het verbaalarchief werden kaarten opgelegd: deze zijn als regel daar ook achter gebleven en niet in de inventaris opgenomen.

De inventaris van toegang 4.MIKO bevat een uitvoerige inleiding over het kaartbeheer bij het departement en de kaartproductie in Nederlands-Indië. Achterin is een register op namen van personen en instellingen opgenomen, echter niet van plaatsnamen. De onderzoeker moet nu afgaan op de geografische indeling in de inhoudsopgave, die weliswaar een logische opzet vertoont, maar vrij globaal is gehouden. Per regio is er een vaste onderverdeling: 1. thematische en topografische kaarten 2. plattegronden en tekeningen (waarmee kaarten/tekeningen van objecten zijn bedoeld) en 3. hydrografische kaarten. Bij sommige (archief)kaarten zijn er verwijzingen naar het verbaal.

3.5 Complementaire archieven

Bij het hoofdarchief Koloniën 1814-1849 (toegang 2.10.01) zijn gedeponeerd de archieven van de Raad van Koophandel en Koloniën (1814-1818) en van de Commissaris voor de Koloniën te Amsterdam (1813-1829). De archieven van de ministeries van Buitenlandse Zaken, Defensie (Marine) en Economische Zaken zijn van belang bij kwesties die een interdepartementale aanpak vereisten. Dat geldt zeker ook voor de collecties kaarten en tekeningen van Marine (o.a. de Hydrografische Dienst) en van Oorlog/Defensie (Topografische Dienst).