gahetNA in the National Archives

EZ / Auditdienst

2.06.174
Doc-Direkt
Nationaal Archief, Den Haag
2011
cc0
This finding aid is written in Dutch.

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok:

2.06.174
Author: Doc-Direkt
Nationaal Archief, Den Haag
2011
CC0

Periode:

1996-2006

Omvang:

0,25 meter; 8 inventarisnummers.

Taal van het archiefmateriaal:

Het merendeel der stukken is in het Nederlands

Soort archiefmateriaal:

Normale geschreven en getypte documenten, geen bijzondere handschriften. Het archief bestaat uit dossiers.

Archiefbewaarplaats:

Nationaal Archief, Den Haag

Samenvatting van de inhoud van het archief:

Het archief bevat stukken betreffende de oraganisatie van de Accountantdienst / Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken.

Archiefvormers:

  • Ministerie van Economische zaken, Accountantdienst Ministerie van Economische zaken, Auditdienst

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

De minister van Economische Zaken (EZ) beheert het begrotingshoofdstuk van het ministerie van EZ en is volgens de Comptabiliteitswet primair verantwoordelijk voor de beleids-voorbereiding en het beheer van dat hoofdstuk. Voor de uitvoering hiervan beschikte de minister van EZ, tot 1 juli 2002, over een ambtelijk apparaat dat o.a. bestond uit de directie FEZ en de Accountantdienst (DAD). De taken van deze laatst genoemde dienst zijn beschreven in het Koninklijk Besluit van 1 september 1995, houdende regels inzake de plaats en de taak van de Departementale Accountantsdienst DAD (Stb. 1995, 426) en gewijzigd bij (Stb. 2002, 414).

De DAD is in de organisatie van het ministerie rechtstreeks geplaatst onder de secretaris-generaal en rapporteert aan de minister. Tot juli 2002 bestond de accountantdienst uit een directeur, een plv.directeur en een secretariaat. Na opname van de DAD in de AD bestaat de AD uit een directeur, een auditmanager IT, een auditmanager Financial Audit, auditmanager Operational audit en een bedrijfbureau. De werkzaamheden worden voornamelijk in projectvorm uitgevoerd.

De AD van EZ is naast de werkzaamheden met betrekking tot de uitvoering van het begrotingshoofdstuk van haar eigen ministerie ook belast met de begrotingshoofdstukken van het Ministerie van Algemene Zaken en van het Huis der Koningin, waarvoor de minster Algemene Zaken verantwoordelijk draagt, alsmede met die van het Fonds economische structuurversterking, waarvoor de minister van EZ en de minister van Financiën gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen.

De DAD hield het toezicht op de rechtmatigheid van uitgaven en ontvangsten en adviseerde over te treffen maatregelen op dit gebied. De algemene controletaak hield in:

  • het controleren van de administraties die op het ministerie werden gevoerd ter ondersteuning van het beheer en ten behoeve van de verantwoording die over het beheer moest worden afgelegd;
  • het controleren van het beheer van de middelen zoals dat bleek uit de administraties van het ministerie;
  • het controleren van de jaarlijkse financiële verantwoording van het ministerie die aan het einde en ter afsluiting van het dienstjaar werd opgesteld aan de hand van de administratie, gevoerd door de directies FEZ.

De controle hield verder in:

  • het signaleren van onvolkomenheden naar aanleiding van de controle;
  • het adviseren inzake maatregelen ter opheffing van de gesignaleerde onvolkomenheden;
  • andere werkzaamheden door de minister opgedragen.

Per 1 juli 2002 is de DAD formeel opgegaan in de Auditdienst (AD). De AD kreeg de volgende taken:

  • het verrichten van periodiek onderzoek naar de bedrijfs- en beleidsuitvoering ten behoeve van de politieke en ambtelijke leiding teneinde zekerheid te verschaffen over kwaliteit van de bedrijfs- en beleidsuitvoering.
  • het verrichten onderzoeken ten behoeve van het overige management;
  • het uitvoeren van de accountantscontrole van het departementale verslag en de verantwoordingen van de diensten en agentschappen van het departement;
  • het leveren van een bijdrage aan beleidsevaluatie-onderzoeken.

Zoals hierboven aangegeven gaan de onderzoekingen van de AD uit naar alle aspecten van de bedrijfsvoering en de beleidsprocessen en is onderverdeeld naar drie verschillende disciplines, Financial audits, Operational audits en IT-audits.

Financial audit

In het departementaal jaarverslag legt de minister jaarlijks verantwoording af over het gevoerde beleid. Het doel van de accountantscontrole is het kunnen afgeven van een accountantsverklaring omtrent de financiële informatie in het jaarverslag. Deze informatie moet deugdelijk zijn weergegeven en rechtmatig tot stand zijn gekomen. Om dit vast te stellen worden accountants controles uitgevoerd op deze financiële informatie. Daarnaast wordt getoetst of het gevoerde financieel en materieel beheer voldoet aan de daaraan binnen de overheidsomgeving te stellen eisen.

IT-audit

Het gebruik van informatie- en communicatietechnologie (IT) in de beleidsvormende en beleidsuitvoerende processen wordt steeds belangrijker. De AD verricht onderzoeken en geeft adviezen die gericht zijn op:

  • De validiteit van IT beheersingsmaatregelen in een dynamische risicomanagement omgeving, zowel operationeel als in ontwikkeling.
  • Het beoordelen van de effectiviteit, doelmatigheid, exclusiviteit, integriteit en beschikbaar van IT processen in relatie tot de organisatiedoelstellingen.
  • Het à tempo inspelen op vragen van het management met betrekking tot beheersing en beveiliging op het gebied van IT.
Operational audit

Operational audits zijn gericht op het optimaliseren van de beleids- en bedrijfsvoering. Operational audit is in beginsel proces-/organisatie-/structuurgericht en richt zich zowel op bestaande situaties als ook op ontwikkelingen in de beleids- en bedrijfsvoering. Operational audits hebben een sterk adviserend karakter. De onderzoeken zijn gericht op:

  • De structuur van organisaties en processen binnen organisatie-onderdelen of bij derden.
  • De kwaliteit van beheers- en beleidsprocessen waaronder oordelen omtrent het ordelijk financieel beheer.
  • Het functioneren van entiteiten in de organisatie dan wel op bijzondere aspecten in de functie en taakstelling van de entiteit.
  • Aspecten van bedrijfsvoering zoals integriteit, HRM, inkoop, planning- en controlcyclus, naleving van specifieke wet- en regelgeving zoals Europese wetgeving.

Geschiedenis van het archiefbeheer

Inhoud en structuur van het archief

Aanwijzingen voor de gebruiker

Verwant materiaal

Beschrijving van de series en archiefbestanddelen

Comments by visitors

Post new comment
The content of this field is kept private and will not be shown publicly.
  • Web page addresses and e-mail addresses turn into links automatically.
  • Lines and paragraphs break automatically.
  • Allowed HTML tags: <p> <a> <em> <strong> <br> <abbr>
  • Converts capital HTML tags to lower case HTML tags e.g. <A> to <a>.
gahetNA is a website of the Society for the Nationaal Archief in cooperation with the Nationaal Archief and Spaarnestad Photo.
Advanced
Search in collections
Search in: