Staten-Generaal

Zoals in alle archieven van Staten-Colleges het geval is, werd ook in dit archief een onderscheid toegepast tussen ordinaris en secrete resoluties van de Staten-Generaal. Het belang van de behandelde zaken tijdens de vergaderingen van de Staten-Generaal gaf hierbij de doorslag. Beide groepen (1.1 en 1.2) vallen uiteen in series van minuut-resoluties en net-resoluties. Onder de laatste soort werden tevens de gedrukte resoluties gerangschikt, evenals de indices van zaken op de resoluties, die over een langere termijn dan één jaar werden samengesteld. Als sluitstuk werd een derde groep (1.3) gevormd van registers van ordinaris en secrete resoluties die over speciale onderwerpen handelden. Verdeeld over de drie groepen van ordinaris en secrete resoluties ontstond de navolgende verdeling van de series.
Zie ook de tabellarische inventaris , waarin de series resoluties in onderlinge samenhang zijn beschreven.

Tot de bijlagen van de resoluties behoorden de ingekomen en uitgaande brieven en stukken, die de grondslag vormden van de besprekingen tijdens de vergaderingen der Staten-Generaal en de op grond hiervan genomen besluiten. Evenals ten aanzien van hun resoluties werd ook ten opzichte van de ingekomen en uitgaande brieven en stukken een onderscheid toegepast tussen ordinaris en secrete brieven. Vrijwel alle ingekomen brieven en stukken werden voorzien van de datum van behandeling in de desbetreffende vergadering der Staten-Generaal. Deze data werden vergezeld door de opmerking "Lectum" of "Exhibitum". De verschillende brieven en stukken werden afgeschreven in de registers van ingekomen en uitgaande brieven der Staten-Generaal, terwijl de orginele ingekomen brieven en de minuten van uitgaande brieven werden opgenomen in de liassen. Uitgezonderd hiervan werden de ingekomen stukken, zoals verbalen, die wegens hun formaat niet in de liassen of in de loketkas konden worden opgenomen. Aldus ontstonden verschillende series ingekomen brieven en stukken, alsmede van uitgaande brieven. Onderscheiden worden:

De registers van ingekomen- en uitgaande brieven bevatten zowel originele brieven van en aan de Staten-Generaal voor zover dit de depêcheboeken betreft, maar als afschriften van ingekomen en minuten van uitgaande brieven in. Deze afschriften werden opgenomen in de brievenboeken. Bij de registratuur van de resoluties sloot zich die van de brieven aan. Terwijl de eerste zich regelmatig en geleidelijk ontwikkelde kan dit niet gezegd worden van de registratuur der brieven. Verschillende systemen werden hierbij gevolgd tussen de jaren 1579 en 1672, hetgeen zal blijken uit de beschrijving van de hieronder volgende depêcheboeken en brievenboeken.

Ten einde de overzichtelijkheid van de inhoud van de Loketkas en de Secrete kas te bevorderen werde deze in de navolgende rubrieken gerangschikt:

A. Stukken afkomstig van de Spaanse Regering in de Nederlanden, opgenomen in de Loketkas van de Staten-Generaal, 1431-1576 augustus.

B. Stukken afkomstig van de regeringsarchieven van de Geünieerde en Nader-Geünieerde Nederlandse Provinciën, opgenomen in de Loketkas en de Secrete kas van de Staten-Generaal, 1576 september - 1588 mei.

C. Stukken afkomstig van de Staten-Generaal onder verschillende respecten opgenomen in de Loketkas en de Secrete kas van dit Staatscollege, 1588 juni - ca. 1795.

De aanwezige dossiers en losse stukken werden van een doorlopende nummering voorzien, maar in de tekst is steeds verwezen naar de oude nummers van de Loketkas en de Secrete kas welke in de resp. inventarissen anno 1677 werden vastgesteld. De verschillende respecten van beide kasen zijn thans genummerd als volgt:

12548. Loketkas lopende

12549. Loketkas lopende zonder jaar

12550. Loketkas particuliere stukken

12551. Loketkas processen

12552. Loketkas Munt

12553. Loketkas Maastricht

12554. Loketkas kopieën Maastricht

12555. Loketkas 's-Hertogenbosch

12556. Loketkas kopieën 's-Hertogenbosch

12557. Loketkas Peelland

12558. Loketkas Oosterwijk

12559. Loketkas Kempenland

12560. Loketkas Maasland

12561. Loketkas Admiraliteit

12562. Loketkas convooien en licenten

12563. Loketkas Oost-Indische Compagnie

12564. Loketkas West-Indische Compagnie

12565. Loketkas omlopers Vlaanderen

12566. Loketkas rekeningen Vlaanderen

12567. Loketkas kaarten

12568. Loketkas Oost-Friesland

12569. Loketkas Duitsland

12570. Loketkas Duitsland zonder jaar

12571. Loketkas Zweden

12572. Loketkas Denemarken

12573. Loketkas Brandenburg

12574. Loketkas Frankrijk

12575. Loketkas Spanje

12576. Loketkas Engeland

12577. Loketkas Portugal

12578. Loketkas Italië, Savoye, Turkije, Marokko, Venetië, Zalee, Barbarije

12579. Secrete kas lopende

12580. Secrete kas Admiraliteit

12581. Secrete kas Oost-Indische Compagnie

12582. Secrete kas West-Indische Compagnie

12583. Secrete kas Oost-Friesland

12584. Secrete kas Duitsland

12585. Secrete kas Zweden

12586. Secrete kas Denemarken

12587. Secrete kas Frankrijk

12588. Secrete kas Spanje

12589. Secrete kas Engeland

12590. Secrete kas Portugal

12591. Secrete kas Polen

12592. Secrete kas Italië

12593. Secrete kas Turkije

12594. Secrete kas Barbarije

12595. Secrete kas Perzië

12596. Secrete kas obligaties

Hiermede werd bereikt dat de Loketkas en de Secrete kas in het geheel van het archief van de Staten-Generaal konden worden opgenomen. Bij raadpleging of verwijzing vermelde men dus het nummer van het betrokken respect en het oude nummer dat de dossiers en stukken oudtijds droegen. De ordening van deze stukken is in het archief gebleven zoals in 1677 werd vastgesteld. Een voorbeeld: St. Gen. 12561.1 betekent Loketkas Admiraliteit 1.

In het jaar 1700 was de Secrete kas van de Staten-Generaal geheel vol geraakt zodat naar andere middelen werd gezocht om de dossiers en stukken van geheim karakter op te bergen. Er werden nu drie afzonderlijke verzamelingen gevormd n.l. van: 1. De tractaten van de Staten-Generaal met andere mogendheden gesloten, van 1701-1797. 2. De ratificaties van deze tractaten door de Staten-Generaal en deze mogendheden uitgevaardigd, van 1701-1797. 3. De ingekomen secrete brieven van 1701-1796. Deze brieven zijn thans beschreven en geordend in het hoofdarchief van de Staten-Generaal onder de inventarisnummers 5462-5477, 5719-5722, 5750, 5816-5817, 6003-6015, 6584-6690, 6743-6746, 6864-6887, 6997-7009, 7037-7041, 7161-7168, 7224-7237, 7303-7310, 7355-7360, 7397-7410, 7454-7460, 7463, 7464-7471.

Behalve de bescheiden hier beschreven ontvingen de Staten-Generaal ook de schriftelijke nalatenschap van Lieuwe van Aitzema, historicus van de 17e eeuw. Zij lieten de stukken van deze verzameling opnemen in de serie verbalen van Nederlandse gezanten in den vreemde en in de Loketkas van de Staten-Generaal. Blijkens de inventaris van de collectie in Verslagen van 's Rijks Oude Archieven, 1916, I, blz
209 vgl. werden de stukken weer uit het archief van de Staten-Generaal gelicht en als afzonderlijke collectie beschreven.
Evenmin zijn hier beschreven de archieven afkomstig van de Nederlandse gezantschappen in het buitenland. De Nederlandse gezanten waren hiertoe bij hun aftreden verplicht, doch er waren maar weinigen die zich aan dit voorschrift hielden. De meeste legatiearchieven werden dan ook omstreeks 1855 door het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen. Dit was een reden te meer om deze archieven samen met de bij de Staten-Generaal ingeleverde archivalia van de legaties in een afzonderlijke inventaris te beschrijven en ook afzonderlijk te ordenen.