2.19.165 Inventaris van het archief van het Fonds Zomerpostzegels, 1947-1992

In ieder geval bestaat het archief uit een tweetal afdelingen: 'Stukken van algemene aard' en 'Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen'. In de eerste categorie worden aangetroffen de stukken van het Bestuur, de jaarverslagen en de correspondentie. In de laatste categorie vindt men stukken over de organisatie, de middelen en de functies van de instelling.

Onder de onderafdeling 'Organisatie' treft men de oprichtingsakte, de statuten en het huishoudelijk reglement aan. Ook zouden hier andere gegevens thuishoren die essentiële gegevens bevatten over de oprichting, het doel en de bestuurlijke organisatie van de stichting. Bij dat laatste kan men denken aan de uittreksels uit de registers van de Kamer van Koophandel, zoals men die thans onder inv.nr. 41 bij correspondentie met derden aantreft.

Bij de onderafdeling 'Middelen' zijn de stukken geplaatst betreffende de huisvesting en het personeel. Ook het Raadgevend Bureau en de provinciale en plaatselijke comités zijn bij deze onderafdeling ondergebracht, omdat zij ook een middel zijn om het doel van de stichting te realiseren. Ter wille van dat doel is er ook geld uitgezet of belegd, zoals bij inv.nr. 81 blijkt. Dat kapitaal moet als een duurzaam bedrijfsmiddel beschouwd worden.

Tenslotte is in de onderafdeling 'Functies' een schriftelijke neerslag te vinden van de dagelijkse activiteiten ter verwezenlijking van het doel van de stichting. On der de rubriek 'Verwerving van gelden' zijn de reeds gememoreerd inv.nrs. 166-192 die nog geschoond moeten worden. De rubriek 'Verdeling van gelden' is onderverdeeld naar de verschillende projecten die men onderscheid. Daarbij werden de projecten in de overzees Rijksdelen vanaf 1985 weer onderverdeeld in de 'Nederlandse Antillen' en 'Aruba'. Deze worden binnen hun rubriek wel gescheiden gepresenteerd. De rubriek 'Financiële verantwoording' is verre van compleet, omdat de financiële en personele administratie gescheiden is van het secretariaatsarchief en alleen dat laatstgenoemde archief is in deze inventaris opgenomen.

De gedeponeerde archieven zijn afkomstig van opgeheven plaatselijke comités. Vooral het comité uit Lichtenvoorde heeft een aardig archiefje achtergelaten, waarin ook zaken zitten die het Landelijk Comité zelf niet (meer) heeft. Die bescheiden zijn niet overgeheveld om het Zomerpostzegelarchief aan te vullen omdat dat ten koste zou gaan van de beeldvorming die van zo'n plaatselijk comité gevormd kan worden.

Tenslotte is er de verzamelde documentatie. Deze kan naar eigen inzichten aangevuld worden, men kan zelfs met nieuwe collecties beginnen.

In de oprichtingsakte d.d. 14 juli 1953 van de Stichting 'Comité voor de Zomerpostzegels' staat als doel omschreven: het bijeenbrengen en de verdeling van gelden ten behoeve van Nederlandse verenigingen, instellingen of organisaties, die op het terrein der volksgezondheid werkzaam zijn, een cultureel belang dienen of het maatschappelijk werk bevorderen. Toen werden het verwerven en verdelen van gelden dus als de hoofdactiviteiten van deze stichting genoemd. Het eigenlijke doel is in de gewijzigde statuten van 24 januari 1990 juister omschreven als 'het verlenen van financiële steun aan...'. Deze primaire taak van het Fonds Zomerpostzegels vindt zijn weerslag in het archief vooral in de dossiers van de begunstigde projecten.

De procedure van een subsidieaanvraag ging als volgt. Was het project van lokale of provinciale betekenis dan moest de aanvragende instelling zich wenden tot de Commissaris der Koningin in haar provincie. Waren alle aanvragen voor een bepaald jaar binnen, dan bracht de Commissaris advies uit aan de secretaris van het Comité, later de directeur van het Fonds. De adviezen van de onderscheiden Commissarissen werden doorgaans opgevolgd. Voor projecten in de Overzeese Rijksdelen die sinds 1968 ook gesubsidieerd werden, vond advisering plaats door de gouverneurs van Aruba, de Nederlandse Antillen en Suriname. Subsidieverzoeken voor landelijke projecten dienden rechtstreeks bij het Fonds ingediend te worden, waarna het Algemeen Bestuur over de toekenning besliste. Vanwege de verschillen in de totstandkoming van de toekenning zijn er van meet af aan verschillende series projectdossiers aangelegd. In 1982/1983 werd de administratie verbeterd, enerzijds door de invoering van subsidievoorwaardenformulieren, anderzijds door de toekenning van projectnummers aan de gehonoreerde projecten. Een nummer werd pas toegekend na het besluit tot subsidieverstrekking, dus bleven de niet gehonoreerde projectdossiers verstoken van zo'n nummer.

Een projectnummer bestond uit vier onderdelen, gescheiden door punten:

1. een aanduiding voor het jaartal waarin de subsidieaanvraag is ingediend (t/m 1987 werden 3 cijfers gehanteerd, bv. 184=1984, daarna 2, bv. 9-=1990)
2. een 2-cijferig getal voor het gebied waarop de aanvraag betrekking heeft (lopende van 00 voor landelijk tot 15 voor Aruba; zie 'Geschiedenis van het archiefbeheer')
3. een afkorting voor het soort subsidiegebied (oorspronkelijk: C=cultuur, MW=maatschappelijk werk, VG= volksgezondheid . In 1988 is cultuur gesplitst in de deelgebieden Ca=cultuur algemeen, Ck=Cultuur kerken, Cmo=cultuur molen, Cmu= cultuur musea en Co=cultuur orgels; MW werd W en VG werd V. Eind 1989 is het subsidiegebied volksgezondheid komen te vervallen. De afkortingen bleven in gebruik tot 1 oktober 1992)
4. een volgnummer (de volgnummering was per subsidiegebied en startte jaarlijks opnieuw)

Het boekjaar liep van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende kalenderjaar. Het boekjaar 1990 liep van 1 september 1989 tot en met 31 december 1990; sindsdien vallen de boekjaren samen met de kalenderjaren.