De eerste Nederlandse handelsagent in Venezuela werd in 1824 benoemd, en in 1826 kreeg deze de titel van consul. Nederland erkende de staat Groot-Colombia, waar Venezuela toen nog deel van uitmaakte, in 1829. Maar omdat Venezuela zich in 1830 van Groot-Colombia afscheidde, werd het in Bogotá gevestigde Nederlandse consulaat-generaal in 1840 verplaatst naar Caracas. Nederland en Venezuela knoopten in 1861 diplomatieke betrekkingen op het niveau van zaakgelastigde aan. In 1921 werden deze vertegenwoordigingen wederzijds tot gezantschappen verheven, om ten slotte in 1954 tot ambassades te worden bevorderd.
Apart moet worden vermeld de Gemengde Nederlands-Venezolaanse Commissie. Na een periode waarin de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en Venezuela waren verbroken, werd in 1903 een gemengde Nederlands-Venezolaanse commissie ingesteld om nog bestaande financiële geschillen voor te leggen. Het ging daarbij om vorderingen door de Nederlandse regering en burgers op Venezuela, waarover nog geen beslissingen langs diplomatieke weg waren genomen. Deze commissie werd in 1904 opgeheven.
Gedurende de periode 1873-1900 en 1908-1921 werden de diplomatieke belangen tussen Venezuela en Nederland waargenomen door Duitsland.
Het archief van de consulaire/diplomatieke vertegenwoordiging te Caracas over de jaren 1840- 1954 werd in verschillende periodes overgebracht naar het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het archief over de periode 1840-1937 werd in 1963 overgebracht en in 1969 werd het archief over de periode 1938-1954 overgebracht.
Het archief was tot 1935 geordend volgens het agendastelsel/rubriekenstelsel. Alle ingekomen en uitgaande stukken werden in chronologische volgorde ingeschreven in de agenda en werden op agendanummer opgeborgen. Daarnaast werd een aantal dossiers op rubriek opgeborgen. In 1936 werd het rubriekenstelsel volledig toegepast en werden de stukken opgeborgen aan de hand van een toegekende en in de agenda vermelde code en vervolgens opgeborgen in de dossiers.
Men maakte gebruik van een Romeinse cijfercode dat diverse malen gewijzigd werd door de rubriek regelmatig te veranderen. In 1952 werd een nieuwe decimale code ingevoerd. Het gevolg was dat de oude en de nieuwe code door elkaar heen werden gebruikt. Door het gebruik van verschillende archiefcodes ontstonden overlappingen in jaartallen tussen de dossiers betreffende hetzelfde onderwerp. Dit probleem is opgelost door middel van verwijzingen.
Het archief is in 2010 door Ministerie van Buitenlandse Zaken overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
Het archief bevat stukken betreffende de organisatie van de post, protocollaire zaken, en dossiers over de ontwikkelingen in Venezuela op het gebied van juridische en sociale zaken, economie, cultuur, onderwijs en wetenschap.
Te vinden zijn brieven en rapporten over onderwerpen als de opvang van Venezolaanse politieke vluchtelingen op de Nederlandse Antillen en het vestigen van Nederlandse bedrijven in Venezuela.
Tevens is in deze inventaris het archief van de Gemengde Nederlands-Venezolaanse Commissie over de periode 1903 1904 opgenomen. Na een periode waarin de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en Venezuela waren verbroken, werd een gemengde commissie ingesteld om nog bestaande financiële geschillen voor te leggen. Het ging daarbij om vorderingen door de Nederlandse regering en burgers op Venezuela, waarover nog geen beslissingen langs diplomatieke weg waren genomen.
Het archief van de Nederlandse vertegenwoordiging te Caracas over de jaren 1840-1954 had een omvang van 118 dozen (14,75 meter). In 1990 is dit archief bewerkt door het ministerie van Buitenlandse Zaken. Tijdens deze inventarisatie zijn 62 dozen (7,75 meter) vernietigd volgens de vernietigingslijst 1960 van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met het Nationaal Archief (NA) is afgesproken dat er tijdens de herbewerking geen aanvullende selectie plaats zal vinden. Het archiefbestand zal in zijn geheel worden overgebracht naar het NA. Met het NA is afgesproken om geen koppeling te maken met handelingen uit de Basis Selectiedocumenten.
Voor dit archief worden geen aanvullingen verwacht.
De inventaris is op dezelfde manier gestructureerd als tijdens de eerdere bewerking in 1990. De inventaris van de eerdere bewerking is opgenomen in het archief en te vinden onder de Rubriek Oude toegang (inventarisnummer 283).
Alle stukken zijn van nietjes, plakband en overige hechtmiddelen ontdaan en verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozen. Ze zijn daarna genummerd volgens de inventaris. De omslagen en dozen zijn voorzien van etiketten. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken overgedragen.
Tot 1952 maakte men gebruik van een lettercode. Aan elke letter werd een rubriek toegekend. In 1952 is men overgegaan tot het gebruik van de decimale code van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De indeling van het archief is gebaseerd op de archiefcode van het ministerie van Buitenlandse Zaken zoals deze in 1978 is vastgesteld. Deze archiefcode bestaat uit 9 hoofdrubrieken met een nadere onderverdeling. De hoofdindeling beslaat de volgende onderwerpen:
De benamingen van deze rubrieken met bijbehorende nummers zijn voor zover daar stukken van werden aangetroffen, overgenomen in deze nieuwe toegang. Dit impliceert dat de nummering van de rubrieken niet numeriek oplopend hoeft te zijn, maar kan verspringen. Wel is gekeken bij rubrieken of de daaraan gekoppelde archiefstukken ook alle genoemde onderwerpen uit de rubrieksnaam besloegen. Waar dit niet het geval was, is de rubrieksnaam aangepast.
Het codenummer is feitelijk een onderwerpsnummer. Dit betekent dat onder één onderwerp meerdere dossiers kunnen vallen die hetzelfde codenummer hebben. Voor het bepalen van de plaats van een archiefstuk binnen de inventaris is gekeken naar de code welke oorspronkelijk aan het archiefstuk is gegeven. Op basis van die code is het archiefstuk onder een rubriek geplaatst. Alleen in die gevallen waarin de gegeven code niet overeenkwam met de inhoud van het dossier, is deze code losgelaten en zijn de stukken geplaatst in de rubriek waar ze inhoudelijk thuis horen.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het Auteursrecht.
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlands Gezantschap in Venezuela, nummer toegang 2.05.338, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Gezantschap Venezuela, 2.05.338, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
2.05.261- Inventaris van de Nederlandse Ambassade in Venezuela (Caracas), 1955-1974.
Met hiaten
Papier is in zeer slechte staat
Met hiaten
Met hiaten
Met hiaten
Afschrift
Afschrift
Bevat in hoofdzaak krantenartikelen
Afschrift
Boekwerk verkeert in slechte staat
Met hiaten
Afschriften
Afschrift
Zie inv. nr 84 voor de agenda van 1952 jan. 2 - 1952 jul. 23
Afschriften
Afschrift
Afschriften
Afschrift
Afschrift
Veel losgelaten krantenartikelen
Afschriften