Terug naar zoekresultaten

2.14.10 Inventaris van het archief van het Algemeen Rijksarchief: Vierde Afdeling, (1908) 1961-1969 (1972)

Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaal

Archief

Titel

2.14.10
Inventaris van het archief van het Algemeen Rijksarchief: Vierde Afdeling, (1908) 1961-1969 (1972)

Auteur

M.T.L. van der Veldt

Versie

31-03-2022

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1981 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Rijksarchiefdienst: Afdeling Rijksarchiefinspectie: Archiefblok 60
RAD / Rijksarchiefinspectie, 1961-1969

Periodisering

archiefvorming: 1961-1969
oudste stuk - jongste stuk: 1908-1972

Archiefbloknummer

O27560

Omvang

; 345 inventarisnummer(s) 2,30 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Algemeen Rijksarchief, 1912-2002

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief van de Vierde Afdeling van het Algemeen Rijksarchief (1961-1969) bevat voornamelijk stukken in verband met de nieuwe taken die voortvloeiden uit de Archiefwet 1962. Het grootste deel van het archief beslaat dossiers in verband met inventarisatie, bewaartermijnen, overbrenging, vervreemding, vernietiging en openbaarmaking van archiefbescheiden afkomstig van de verschillende Ministeries, de Rijksarchieven in de Provincie en andere overheidsorganen; daarnaast zijn er acquisitiedossiers te vinden van archieven van diverse particuliere personen en instellingen. Ook zijn er stukken aanwezig in verband met de Archiefwet 1962 en overgangsregelingen, enkele stukken inzake de opleiding tot archivaris, en verslagen van de bijeenkomsten van rijksarchivarissen.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Op 16 september 1960 verzocht de Algemene Rijksarchivaris aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen uitbreiding van het Algemeen Rijksarchief met een Vierde Afdeling, welke zou worden belast met "de zorg" voor de archieven van de centrale overheidsorganen vanaf het jaar 1900 voorzover die naar het Algemeen Rijksarchief zijn of dienden te worden overgebracht. De afdeling diende tevens maatregelen voor te bereiden voor het geschikt maken van archieven voor overbrenging naar de algemene rijksarchiefbewaarplaats. Als met name vermelde taak werd daarbij genoemd het in samenwerking met de betreffende organen samenstellen van lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende stukken. Voorts het voorbereiden van z.g. incidentele machtigingen tot het vernietigen en het zich op de hoogte stellen van de uiterlijke staat der archiefbescheiden en van de wijze, waarop tegen beschadiging van die stukken wordt gewaakt.
Twee weken later, op 1 oktober 1960 schreef de algemene rijksarchivaris een nadere brief aan de Staatssecretaris, waarin hij terugkwam op zijn eerder ingenomen standpunt de nieuwe afdeling tevens te belasten met de vanaf 1900 af te splitsen archieven.
De Tweede Afdeling diende in haar geheel intact te blijven. Aan de nieuwe Vierde Afdeling zouden uitsluitend die werkzaamheden moeten worden opgedragen, die haar het karakter van een afdeling Inspectie zullen verlenen.
De taken tussen de Tweede Afdeling en de Vierde Afdeling zouden als volgt worden verdeeld: "de tweede afdeling zal omvatten de archieven van de centrale rijksorganen sedert de oprichting van de eenheidsstaat, voor zover zij naar het algemeen rijksarchief zijn overgebracht".
"de vierde afdeling zal omvatten de werkzaamheden verbonden aan de inspectie van de niet-overgebrachte archieven van de rijksorganen en de voorbereiding van de overbrenging hiervan".
Op 19 oktober 1960 antwoordde staatssecretaris Y. Scholten, dat de omschrijving naar het hem voorkwam op enkele punten gewijzigd diende te worden.
Hij verklaarde zich akkoord met de verdeling van de algemene rijksarchiefbewaarplaats in vier afdelingen. De omschrijving voor de Tweede Afdeling nam hij letterlijk over. Die voor de Vierde Afdeling diende als volgt te worden gewijzigd: "de vierde afdeling zal zijn belast met de werkzaamheden verbonden aan de inspectie van de niet naar de algemene rijksarchiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de rijksorganen met name aan de voorbereiding van maatregelen m.b.t. de vernietiging en de overbrenging van archiefbescheiden van die organen naar de Algemene Rijksarchiefbewaarplaats".
De algemene rijksarchivaris, om advies gevraagd, meende er op 28 oktober 1960 nog op te moeten wijzen dat de taakomschrijving voor de Vierde Afdeling vooruit liep op de aan hem in het ontwerp-archiefwet toegedachte generale inspectiebevoegdheid. De staatssecretaris hierdoor overtuigd achtte het bij zijn brief van 7 november 1960 juist in de omschrijving de "inspectie" weg te laten. De taakomschrijving voor de Vierde Afdeling luidde thans als volgt: "de vierde afdeling zal zijn belast met de voorbereiding van maatregelen m.b.t. de vernietiging en de overbrenging van archiefbescheiden van de rijksorganen naar de Algemene Rijksarchiefbewaarplaats".
Deze taakomschrijving kwam tot stand onder de algemene rijksarchivaris mr H. Hardenberg, die na het overlijden van jhr. dr D.P.M. Graswinckel op 9 september 1960, deze was opgevolgd. De Vierde Afdeling werd ingesteld per 1 januari 1961.
Blijkbaar betekende de nieuwe afdeling in de beginperiode nog weinig.
In het eerste verslagjaar (1961) werd de afdeling slechts vermeld onder het hoofdstuk Personeel waar de taakopdracht en het afdelingshoofd werden vermeld. Tot wnd. hoofd van de afdeling was aangesteld de chartermeester 1e klasse, mr J.H. de Vey Mestdagh, voordien chartermeester bij het rijksarchief in de provincie Utrecht. De jonge afdeling had behalve de advisering over vernietigingszaken in de begintijd nog geen inspectie-taken voortvloeiende uit de archiefwetgeving.
Van bezoeken aan ministeries werden wel verslagen maar nog geen inspectierapporten gemaakt. Veel aandacht werd besteed aan de acquisitie van particuliere archieven. Voorts fungeerde het afdelingshoofd als "secretaris" van de algemene rijksarchivaris, die veel zaken betreffende de inwendige dienst aan hem overliet. In deze archiefperiode, 1961-1969 kwam in 1962 de Archiefwet in het Staatsblad, de inwerkingtreding moest echter wachten tot 1968, in welk jaar Wet en Besluit in werking traden.
Vanaf dat jaar is er sprake van een wezenlijke verandering in de taakuitvoering, welke sinds de tweede helft van 1968 geschiedde onder leiding van mr A.E.M. Ribberink, die sinds 22 mei 1968 dr J.L. van der Gouw was opgevolgd.
Per 1 oktober 1968 werd de m.i.v. 1 januari 1968 tot rijksarchivaris van de Vierde Afdeling benoemde mr J.H. de Vey Mestdagh aangesteld in het rijksarchivariaat te Groningen. Als zijn opvolger werd de middelbaar archiefambtenaar H.J. van Meerendonk aangewezen als wnd. hoofd van de Vierde Afdeling.
Over het beleid t.a.v. de nog bij de administraties berustende archieven dient het volgende te worden vermeld. De algemene rijksarchivarissen Hardenberg en Van der Gouw waren van mening dat archieven zo spoedig mogelijk, nadat de administraties bescheiden niet meer nodig hadden, in het rijksarchief moesten worden opgenomen. Vooral Van der Gouw was van mening dat de bewerking van die archieven diende te geschieden door archivarissen. De taak van de registrator bleef tot zijn administratieve functie beperkt. De opvolger van Van der Gouw volgde een andere politiek. Hij was van mening dat het bewerken van nog niet overgebrachte archieven behoorde tot de taak van de registrator, die wel voor die taak extra scholing zou moeten krijgen.
Aan de wens van de Directeur-Generaal van de rijksgebouwendienst, een einde te maken aan de toestand dat over het hele land verspreid, aanzienlijke hoeveelheden nog niet overgedragen archieven stonden opgesteld in huurpanden, was inmiddels reeds door Van der Gouw tegemoetgekomen door een intensievere overnamepolitiek. Met die recente archieven werd het hulpdepôt Schaarsbergen gevuld. De bedoeling was dat "een goed bezette selectieploeg zeer radicaal vernietigingen" zou doorvoeren. (zie Verslagen omtrent 's-Rijks oude archieven 1967, blz. 11).
De eigen ontwikkeling van de PAZ onderdelen belast met het beheer van semistatische archieven bij de ministeries kregen onder Ribberink de volle aandacht. Het vernietigingsvraagstuk werd ook theoretisch benaderd.
Met medewerking van organisatiedeskundigen van het ministerie van C.R.M. werden verschillende taken in de rijksarchiefdienst verlegd. Zo b.v. het acquisitiewerk, die taak werd opgenomen in de taakomschrijving van elke rijksarchivaris, beheerder van een rijksarchiefbewaarplaats. Dat gold ook voor het overnemen van de 50 jaar oude archiefbescheiden van de rijksorganen.
Aan de Vierde Afdeling werd de inspectie op de archieven van de ministeries gedelegeerd. Aan de rijksarchivarissen de inspectie op de rijksorganen in hun provincie.
De Vierde Afdeling kreeg wel de landelijke coördinatie van de rijksarchiefinspectie toegewezen. Het vernietigingsvraagstuk en de adviezen voor alle vernietigingszaken bleven steeds centrale taken van de afdeling. Daarnaast bleef de afdeling de algemene rijksarchivaris adviseren in vele archieftechnische en archiefjuridische aangelegenheden.
Vermeldenswaard is de functie van secretaris van de Commissie Archiefbesluit vervuld door mr J.H. de Vey Mestdagh. Ook de visie van mr Hardenberg over de uitvoering van de Archiefwet 1962.
In de Verslagen omtrent 's-Rijks oude archieven 1965, staat op blz. 7 over de uitoefening van het toezicht op de zorg na de inwerkingtreding van de Wet: "Men kan deze taak gerust als een Herculesarbeid beschouwen, die zonder de aanwezigheid van een uitgebreide staf van medewerkers onuitvoerbaar zal zijn".
Die "staf" heeft lang op zich laten wachten. Steeds heeft de afdeling te kampen gehad met personeelsproblemen. De bij de afdeling goed ingewerkte medewerkers vonden zeer gemakkelijk beter bezoldigde functies elders in het archiefwezen. De wisseling van personeel kwam het werk dan ook niet ten goede. Naar mate het tijdstip naderde waarop de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit in werking zouden treden nam de Vierde Afdeling in betekenis toe. In de "Verslagen" is sinds 1966 een rubriek "niet overgebrachte archieven" opgenomen. In het archiefverslag van het jaar 1968 staat op blz. 17 als nieuwe taak van de afdeling de volgende omschrijving:
"toezicht namens de algemene rijksarchivaris op de zorg voor de archiefbescheiden van het rijk en van de in artikel 38, eerste lid van de Archiefwet bedoelde openbare lichamen voor zover die bescheiden niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats. Dit 'toezicht' is in feite een begeleiding van het archiefbeheer vóór de overdracht van archieven aan de rijksarchiefbewaarplaatsen".
Blijkbaar was het opdragen van de taak voor het vernietigen van archiefbescheiden zo op het "lijf" van de afdeling geschreven, dat vermelding niet meer nodig was.
De "Verslagen" van 1969 vermelden, dat de afdeling haar taak weer als schakel tussen administratie en beheer van openbare archieven had vervuld.
Geschiedenis van het archiefbeheer
Voorgeschiedenis
Vijftien jaren archiefwetgeving, waarin de inspectie op de gemeente- en waterschapsarchieven was geregeld, bracht dr A.J. van de Ven, rijksarchivaris in Utrecht, tevens belast met bovenbedoelde inspectie in zijn provincie, ertoe in het Nederlands Archievenblad een artikel te doen opnemen onder de titel: "Is toezicht op andere dan gemeente- en waterschapsarchieven gewenscht?". ( Nederlands Archievenblad, 1934-1935, blz. 33-36. )
Hij stelde zich daarin enkele malen de vraag hoe de toestand was van de archieven van instellingen die niet aan inspectie waren onderworpen.
De rijksarchiefdienst had met die archieven kennis gemaakt, o.a. bij de overname van archiefbescheiden. In zijn artikel volgt dan een opsomming van niet brand- en vochtvrij aangetroffen archieven van rechterlijke e.a. instellingen.
Van de Ven wees op de overbrengingsregeling voorgesteld in pg. 14 van de "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, 1898".
In deze stelling is de conclusie opgenomen van de Vereniging van Archivarissen in Nederland tijdens haar eerste jaarvergadering van 9 juli 1892, over regelmatige aanvulling van reeds in de bewaarplaatsen aanwezige archieven. De bescheiden ouder dan 25 jaar behoorden naar de archiefbewaarplaatsen te worden overgebracht.
Van enige vorm van toezicht op de naleving van een dergelijke regeling was toen nog geen sprake. Rijksarchivaris Van de Ven meende, dat deze kwestie tot dan toe nog nooit op het tapijt was gebracht.
Hij vroeg de mening van de collega's over zijn voorstel om de inspectie ook tot de archieven van andere overheidsinstellingen uit te breiden.
Zijn gedachten gingen vooral uit naar een combinatie van provinciale inspectie en rijksarchiefinspectie. De rijksarchivarissen zouden bij hun rondreizen deze beide inspecties kunnen combineren. Zijn vertrouwen in het werk van de toenmalige beheerders van archieven was blijkbaar niet zo groot. Dit gevoelen vertolkte hij als volgt: "Grosso modo komen slordige archiefbeheerders minstens evenveel voor als zorgvuldige".
Geïnspireerd blijkbaar door het artikel van collega Van de Ven schreef dr G. Panhuysen, werkzaam in dezelfde functies als zijn Utrechtse collega, in de volgende aflevering van het Nederlands Archievenblad een artikel: "Inspectie van de archieven der Rijksadministratie noodzakelijk". ( Nederlands Archievenblad, 1934-1935, blz. 109-113. )
Ook hij benadrukte, dat reeds lang was erkend en volgens de geest van de Archiefwet vereist, dat de rijksadministratie haar niet-actuele stukken naar de rijksarchiefbewaarplaatsen behoorde over te brengen.
Ook hij somde een groot aantal gevallen van ergerlijke verwaarlozing van rijksarchieven op. Daarnaast begreep hij de grote moeilijkheid van het moment (crisistijd) om het tekort aan bergruimte voor deze, bij de administraties berustende, archieven te voorzien.
Hetzelfde gold trouwens voor het ruimtegebrek in de rijksarchiefbewaarplaatsen. Desondanks achtte hij het zijn plicht om voortdurend te blijven hameren op het belang van "deze archivalische kernen der administraties".
Inzake het instellen van een inspectie op de archieven van de rijksdiensten merkte Panhuysen op, dat reeds op 29 oktober 1912 mr. dr.S. Muller Fz. op de 24e bijeenkomst van de rijksarchivarissen ( Verslagen omtrent 's-Rijks oude archieven, 1912, blz. 564. ) een voorstel had gedaan, dat tot het instellen van een zodanige inspectie zou hebben kunnen leiden. Muller had bij het ontwerpen van een ontwerp-archiefwet voorgesteld om een nieuw artikel in te lassen, waarbij wordt verklaard, dat de hoofden der departementen van algemeen bestuur verplicht zijn zorg te dragen voor de archieven van hun departement. Muller wees erop, dat in het ontwerp een dergelijk voorschrift voor de provinciale en de gemeentelijke besturen wel was opgenomen. Voor het rijk miste hij een zodanige zorgregeling. Hieruit zou kunnen worden afgeleid, dat die verplichting niet op het rijksbestuur zou drukken. Mullers voorstel haalde echter niet de meerderheid van de stemmen der rijksarchivarissen en ook in de in 1918 tot stand gekomen Archiefwet, S 1918, no. 378, vindt men een dergelijke regeling voor het rijk niet terug. Volgens Panhuysen's opvatting zou de voorgestelde zorgregeling tot een rijksarchiefinspectie hebben geleid. Vermeldenswaard is nog de vraag die de rijksarchivaris in Gelderland, mr A.C. Bondam, op genoemde bijeenkomst van 1912 stelde: "Wie zal toezicht houden op de naleving van het voorschrift en bevoegd zijn deze af te dwingen?". ( Verslagen omtrent 's-Rijks oude archieven, 1912, blz. 564. ) Bondam en de meerderheid der vergadering achtten een regeling, als door Muller bedoeld, praktisch onuitvoerbaar. Dr G. Panhuysen bleef echter volhouden. Op zaterdag 17 september 1938 hield hij te Amsterdam een rede onder de titel: "Zorg voor de 19e eeuwse archieven in het buitenland" ( Nederlands Archievenblad, 1938-1939, blz. 30-51. ) , waarin hij in het bijzonder inhaakte op artikel 9 van het ontwerp-decreet voor een archiefregeling in Frankrijk: "Artikel 9. De lokalen der ministeries en van de administraties, diensten en instellingen, welke daaronder ressorteren, zullen, met enkele uitzonderingen, periodiek bezocht worden door twee gedelegeerden, de een van de "Commission supérieure des Archives", de ander van de Directie der Archives Nationales te Parijs, teneinde op deze bureau's een onderzoek in te stellen naar de toestand, waarin de archieven dezer diensten verkeren.
De rapporten van deze inspecties en de opmerkingen, waartoe zij aanleiding geven, zullen door den Directeur van de Archives Nationales aan de belanghebbenden Minister worden voorgelegd".
Deze nieuwe regeling zou, aldus Panhuysen, aan de archivarissen van de staat het toezicht op de archieven opdragen waardoor deze tevens in staat zouden zijn de overdracht van de archieven naar de bewaarplaatsen voor te bereiden en tot stand te brengen. Bovendien kregen de archivarissen daarmede de volledige controle over de vernietiging van waardeloze archiefstukken.
De franse ambtgenoten, aldus Panhuysen, erkenden nadrukkelijk dat: "de toekomst van het archiefwezen afhangt van de betrekking, waarin het staat tot de administraties, welke de archieven voortbrengen (L. Celier)".
De limburgse rijksarchivaris vervolgde zijn artikel met te verwijzen naar de wettelijke regeling in Amerika van 19 juni 1934. Artikel 3 daarvan bepaalde, dat alle archieven behorende tot het bestuur van de Verenigde Staten onder het oppertoezicht staan van de archivaris der Verenigde Staten, die volledige bevoegdheid heeft om de archieven van de bestuursinstellingen te inspecteren en de overdracht van de archieven naar de Nationale Archiefbewaarplaats te vorderen.
Met tal van voorbeelden gaf hij de praktijk van het amerikaans archiefwezen weer. Aan het slot van zijn artikel concludeerde hij o.a., dat een wet ons (archivarissen) uitdrukkelijk met het toezicht op de archieven moet belasten. Hierbij tevens te rekenen het toezicht op de vernietiging van archiefstukken.
Na de tweede wereldoorlog zette Panhuysen zijn streven om de moderne archieven meer in de aandacht van de archivarissen te brengen voort met een voordracht op 29 april 1949 te 's-Gravenhage voor de leden van de Vereniging van Archivarissen in Nederland.
De voordracht droeg de titel: "Het respect en de zorg van de archivaris en van de overheid ook voor moderne archieven". ( Nederlands Archievenblad, 1949-1950, blz. 18-30. ) Spreker vroeg zich af of de archieven, die het materiaal leverden voor het schrijven van de geschiedenis van de arbeidende klasse in de 19e eeuw minder belangrijk zijn dan de bronnen voor de geschiedenis der lakenindustrie en handel van een of ander stad in de middeleeuwen; de beschrijving van de economische functie van kloosters in de middeleeuwse samenleving belangrijker dan de nieuwe archieven, die het de moderne sociograaf mogelijk maken zijn werk gedocumenteerd te verrichten?
Panhuysen wees op het bekrompen standpunt van sommige archivarissen die meer belangstelling hadden voor de archieven van vóór de Franse Revolutie dan die van ons koninkrijk. Thans staan de archivarissen voor een nieuwe verantwoordelijkheid namelijk nu te beslissen over de geschiedbronnen voor de historici van de toekomst.
Spreker was van mening dat de Archiefwet 1918 zou moeten worden aangevuld met bepalingen over de moderne archieven. Een wettelijke bepaling waardoor aan de ministers en aan de Hoge Colleges van Staat de verplichting zou worden opgelegd zorg te dragen voor hun archieven, was een eerste vereiste. Spreker memoreerde in dit verband het voorstel van Muller van 1912 dat met één stem meerderheid door de rijksarchivarissen was verworpen. Bovendien zou de wet aangevuld moeten worden met bepalingen omtrent controle op de verplichting om zorg te dragen.
Een inspectie op de zorg voor moderne rijksarchieven was dringend noodzakelijk. Het was hem onbegrijpelijk dat de Commissie-Mey, die zich bezighield met de herziening van het K.B. van 24 september 1823, nr. 7, de inspectie van de departementale archieven door de rijksarchivarissen verwerpelijk achtte. Hij vroeg de Vereniging zich uit te spreken vóór de instelling van een inspectie. In navolging van het franse voorbeeld stelde hij voor wettelijk vast te leggen dat alle rijksarchieven zouden staan onder "de bewaking en het oppertoezicht van de algemene rijksarchivaris".
De archivarissen moesten niet ophouden zich in dezen te laten horen.
Als gevolg van de actie-Panhuysen en mede onder invloed van activiteiten in de rijksadministratie om te komen tot een Besluit Post- en Archiefzaken,werden op 29 oktober 1949 in het verband van de Vereniging 16 stellingen vastgesteld m.b.t. de herziening van de Archiefwet 1918.
Deze stellingen waren door een commissie van de Vereniging onder voorzitterschap van Panhuysen ontworpen. Nr. 7 stelt uitdrukkelijk, dat de algemene rijksarchivaris wordt belast met het toezicht over alle archieven van alle wetgevende, uitvoerende, rechterlijke e.a. bestuursinstellingen van het rijk en van de provincies en met het toezicht op de uitoefening van de zorg voor de lopende archieven.
Stelling 15 bepaalde dat de beslissing over de vernietiging van bepaalde categorieën archieven van het rijk en de provincie zou worden gelegd in één hand, te weten de algemene rijksarchivaris. Voor de gemeente- en waterschapsarchieven zou die beslissing moeten worden genomen door de betreffende archivaris of - bij ontbreken van een archivaris - door de provinciale inspecteur. Een secretariaat van "de commissie van advies inzake de vernietiging van archieven" zou verbonden moeten worden aan de tweede afdeling van het algemeen rijksarchief.
In het ontwerp voor een nieuwe archiefregeling dat de Vereniging van Archivarissen in Nederland op 23 januari 1951 bij de minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen indiende ( Commentaar op de Archiefwet 1962, door dr Mr F.J. Duparc en F. Hinrichs, 1963, blz. 2 e.v. ) waren artikelen opgenomen zowel ter regeling van de zorg voor de rijksarchieven als het toezicht daarop, alsmede op de archieven van de provincies.
De inspectie op de provinciale archieven is in de wetgeving van 1962 niet opgedragen aan de algemene rijksarchivaris. Maar voor dat het zover was werd sinds 1 oktober 1952 aan het wetsontwerp gedokterd.
De Archiefwet 1962 had, evenals haar voorgangster van 1918, tien jaar nodig om tot stand te komen. De Commissie-Kuipers, genoemd naar haar voorzitter, de departementsambtenaar E.A. Kuipers, had in haar programma voor een (ambtelijk) ontwerp voor een nieuwe archiefwet drie hoofdpunten opgenomen:
  1. de opleiding tot archiefambtenaar;
  2. het vraagstuk van de vernietiging van archiefstukken;
  3. de inspectie van de rijksarchieven.
Het lid van genoemde commissie dr G.W.A. Panhuysen kreeg tijdens de tweede vergadering op 16 oktober 1952, opnieuw de gelegenheid om na 18 jaar, een regeling voor de moderne archieven te bepleiten.
Naar zijn mening behoorde de nieuwe archiefwet het volgende te regelen:
  1. de zorg, die de overheidsinstanties aan hun archieven van de de 19e en 20e eeuw (tot en met de lopende archieven), dienden te besteden;
  2. de systematische overbrenging van daarvoor in aanmerking komende archieven naar de archiefbewaarplaatsen;
  3. het toezicht op de zorg en de overbrenging.
De tenslotte in 1962 tot stand gekomen archiefwet bepaalt in artikel 19 dat de algemene rijksarchivaris toezicht uitoefent op de zorg voor de archiefbescheiden van de rijksorganen en - in artikel 38, derde lid - op de zorg voor de archiefbescheiden van de andere, niet eerder in de wet bedoelde, openbare lichamen, voor zover deze niet reeds zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats.
De onverbrekelijk met het toezicht verband houdende zorgregeling is opgenomen in art. 2, eerste lid, van deze wet en wel voor alle overheidsorganen. Na de verplichting tot het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden geeft dit artikel in het tweede lid de bevoegdheid, niet de verplichting, om tot vernietiging enz. te mogen overgaan met inachtneming van de algemene maatregel van bestuur, in 1968 vastgelegd in hoofdstuk II van het Archiefbesluit.
Het VIIe hoofdstuk van dat Besluit bevat een uitwerking van de zorgregeling voor het rijk en de hiervoor bedoelde andere openbare lichamen. Hoofdstuk VIII regelt het toezicht van de algemene rijksarchivaris en diens vervangers.
Lotgevallen van het archief
Van stonde af aan is bij de Vierde Afdeling een afdelingsarchief gevormd waarbij het dossierstelsel werd toegepast. De indeling van de dossiers was primair volgens de relaties waarmede de zaken werden gedaan. Alle dossiers b.v. betreffende het ministerie van Binnenlandse Zaken werden in één "blok" geplaatst. Daarnaast werden stukken van meer algemene aard betreffende bepaalde onderwerpen afzonderlijk gehouden.
De materiële toestand van het aangetroffen archief mag goed worden genoemd. De noodzaak voor de inspectie-afdeling om regelmatig op vroegere zaken terug te vallen is ook thans nog aanwezig.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging
Onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Rijksarchiefinspectie zijn een aantal onbelangrijke stukken vernietigd. B.v. de stukken van het afdelingshoofd ontvangen als lid van enkele verenigingen, verzoeken om toezending van vernietigingslijsten, aantekeningen van telefonisch verstrekte informatie over de uitvoering van de archiefwetgeving.
Verantwoording van de bewerking
Bij de bewerking van het archief deed zich de vraag voor in hoeverre de archiefbestanddelen moesten worden omschreven. Het bleek niet doenlijk te zijn om b.v. een volledige opsomming te geven van de te vernietigen, over te brengen of in bewaring te geven archiefbescheiden.
Veelal werd volstaan met vermelding van het onderwerp.
Het voordeel van de systematische indeling van de dossiers maakt het probleem voor de onderzoeker echter niet al te groot. Die onderzoeker kan trouwens een uitstekend gebruik maken van de lijsten van aanwinsten en verliezen, welke in de jaarverslagen van de rijksarchiefdienst zijn opgenomen. Ook om deze reden kon met een summiere beschrijving in de archiefinventaris worden volstaan.
De inventarisatie vond plaats in de periode juni 1980-oktober 1981, als onderdeel van het examen Middelbaar Archiefambtenaar.
Ordening van het archief
In het beginstadium, bij de oriëntatie omtrent de structuur van het archief van de Vierde Afdeling bleek dat vele stukken van vóór de instelling van de afdeling in 1961 ten onrechte in het archief van de nieuwe afdeling waren opgenomen. Een eerste werkzaamheid derhalve was deze stukken af te splitsen. Ze zullen t.z.t. op hun oorspronkelijke plaats in het archief van de algemene rijksarchivaris worden teruggebracht. In een aantal gevallen zijn de originele bescheiden aanwezig in het archief van de algemene rijksarchivaris en bevinden zich afschriften daarvan bij de door de Vierde Afdeling behandelde stukken. Dit is als volgt te verklaren. In de eerste jaren van haar bestaan was de taakafbakening tussen de algemene rijksarchivaris en het Hoofd van de Vierde Afdeling voor wat betreft de uitvoering nog zeer onduidelijk. Vele "sluimerende" zaken werden opnieuw door de afdeling aangepakt, waardoor de dossiers van het archief van de nieuwe afdeling vaak stukken van oudere datum bevatten. De verscheidenheid aan taken van de Vierde Afdeling, welke zich weerspiegelen in het archief van deze afdeling, zijn te verklaren door het ontbreken van een algemene sector in de rijksarchiefdienst, die in het andere geval met die taken kon worden belast.
Met name had de algemene rijksarchivaris behoefte aan juridische bijstand m.b.t. de uitvoering van de Archiefwet 1918 (na 1968 van de Archiefwet 1962). Inbewaringgeving vereiste een beleid, dat vooral door de Vierde Afdeling werd voorbereid.
De acquisitie van particuliere archieven en collecties bracht bij het ontbreken van een centraal bureau dat aan die zaken aandacht diende te besteden werk aan de winkel voor de Vierde Afdeling.
Niet vreemd was het in de begintijd dat de persoonlijke interesse van het afdelingshoofd een stempel drukte op de uitvoering van hetgeen toen tot taak van de afdeling gerekend moest worden.
Bij de indeling van het archief is indertijd evenals thans bij de opzet van de inventaris bepalend geweest de taak van de Vierde Afdeling, zoals die in 1961 door het ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen aan de afdeling werd opgedragen en zoals deze daarna door de algemene rijksarchivaris werd uitgebreid.
De groep I bevat de stukken van algemene aard (agenda's en jaarverslagen).
De groep II A de stukken betreffende de afdeling als orgaan (instelling, begroting) en de groep II B de stukken betreffende de opgedragen taken. Gekozen werd voor een indeling van algemeen naar bijzonder.
Daarom zijn de stukken betreffende bepaalde onderwerpen, niet betreffende een bepaalde instelling,voorop gezet in de groep II B 1.
De taakvervulling t.b.v. de eigen dienst is daarna geplaatst in II B 2. De door de afdeling verrichtte werkzaamheden voor bepaalde groepen van instellingen zijn ingedeeld in de rubriek II B 3. Hierna zijn ingedeeld de stukken betreffende de afzonderlijke overheidsorganen in II B 4. In deze rubriek zijn de stukken instellingsgewijs bijeengehouden. Per instelling zijn de zaken chronologisch ingedeeld op aanvangsjaar. De rubriek II B 5 sluit de rij met de stukken inzake particuliere personen en instellingen. De tegenwoordige indeling van de inventaris verschilt niet veel van de oorspronkelijke indeling der archiefbescheiden. De dossiers betreffende de departementen (II B 4) zijn thans consequenter per departement in chronologische orde, dus niet per onderwerp, ingedeeld.
De indeling van de departementen is alfabetisch.
Voorts zijn de archiefbescheiden betreffende opdrachten voor de afdeling over bepaalde onderwerpen ook alfabetisch ingedeeld.
De jaarverslagen vindt men evenals de agenda's thans terug in hoofdstuk I stukken van algemene aard i.p.v. achter in het archief.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Rijksarchiefdienst: Afdeling Rijksarchiefinspectie: Archiefblok 60, nummer toegang 2.14.10, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, RAD / Rijksarchiefinspectie, 1961-1969, 2.14.10, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Archiefbestanddelen