3.01.27.07 Inventaris van de charters, behorende tot het archief van de Grafelijkheidsrekenkamer van Holland

Oorspronkelijk was het de bedoeling om alleen een summiere plaatsingslijst te maken van de charters in het rekenkamerarchief, waarbij in ieder geval van elk charter in een doos de oorkonder en de datum zou zijn vermeld. Daarom werden de stukken per doos beschreven en genummerd. Nadat het later mogelijk werd om alle charters te vlakken, te digitaliseren en per stuk te verpakken, is besloten uitvoeriger beschrijvingen te maken. Aan het eind van dit proces werd duidelijk dat de inhoud van veel dozen zo divers was dat een lichte mate van herordening de bruikbaarheid van de toegang aanzienlijk zou verbeteren. Er is er daarbij voor gekozen om dicht bij de bestaande orde te blijven. Dat geldt in het bijzonder voor de charters uit de eerste twaalf dozen (zie hierna).

De charters en stukken waren geborgen in 91 standaard archiefdozen, genummerd van 1 t/m 47 en 50 t/m 84 (de nummers 1, 6, 8, 10 en 12 bestonden uit meer dan een doos. In dozen 48 en 49 zaten oorspronkelijk stukken betreffende het eiland Terschelling, nu toegangsnummer 3.19.54). Bij de dozen 1 t/m 47 werden in de toegang twee oude nummers vermeld en bij doos 50 t/m 84 een. Waarnaar deze nummers precies verwijzen is niet helemaal duidelijk geworden, mogelijk naar oudere (concept-) toegangen, die niet zijn aangetroffen. De charters waren op doosniveau in een summiere toegang beschreven. De indeling daarvan was: ‘charters die vermeld staan in een inventaris van de Rekenkamer, Registers, 3.01.27.01, inv.nr. 64A, het laatste katern’; ‘charters Rekenkamer Supplement’; ‘charters grafelijke ambtenaren’; charters niet-Suys, verspreide charters en anders’. Het aantal charters in een doos was niet vermeld en de inhoud was niet beschreven.

Voor de inhoud van de eerste twaalf dozen werd verwezen naar folionummers van een inventaris die in de zestiende eeuw is gemaakt en die is ingebonden in een van de registers van de rekenkamer (3.01.27.01, inv. nr. 64A). Bij de stukken zelf was geen verwijzing naar de (plaats op de) betreffende folio’s vermeld. Bij dozen 13 t/m 47 werd in een aantal gevallen het soort stukken vermeld (bijvoorbeeld rentebrieven, borgtochten en cauties) en soms ook een geografische aanduiding (Holland varia, Zeeland, Voorne, Kennemerland-Friesland-Amstelland). Dozen 50 t/m 57 bevatten charters van borgtocht en cautie door grafelijke ambtenaren, geografisch geordend op ambtsgebied. Dozen 60 t/m 79 werden aangeduid als ‘Verspreide Charters’, genummerd (maar niet doorlopend) van 1 t/m 1476. Er is geen relatie gevonden met de collectie Verspreide Charters van de Derde Afdeling van het Algemeen Rijksarchief. In dozen 58, 80 en 81 zaten charters ‘niet Suys’, bij doos 59 stond geen aanduiding, doos 82 bevatte aanwinsten die in 1953 en 1954 door het Algemeen Rijksarchief zijn overgenomen en dozen 83 en 84 bevatten losse bijlagen die in de twintigste eeuw uit de rekeningen zijn verwijderd. Uit de collectie Verspreide Charters van de Derde Afdeling zijn nog 43 charters en 10 stukken toegevoegd aan de charters Rekenkamer. Voor de uniformiteit van de nummering zijn deze stukken beschouwd als afkomstig uit een fictieve doos 85; een kaart, die in 2003 was ondergebracht als collectie 4.VCR, is aan doos 85 toegevoegd als inv. nr. 85.43.

Omdat het doosnummer lange tijd in publicaties is gebruikt voor verwijzingen naar de charters, is er voor gekozen de relatie tussen doos en charter in deze toegang te behouden: de eerste twee cijfers van het inventarisnummer verwijzen naar de doos waarin het charter oorspronkelijk was opgeborgen, daarna staat een volgnummer. Dat maakt het gemakkelijker charters waarnaar in het verleden is verwezen als ‘aanwezig in doos X’ terug te vinden.