Terug naar zoekresultaten

2.16.60.03 Inventaris van het archief van het Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid, 1877-1905: Afdeling (Generaal) Secretariaat, 1877-1905 en Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905

Het archief, dat op onderwerp is geordend, bevat vooral stukken over de organisatie en de apparaatszorg van het departement, naast een reeks toegangen in de vorm van indices en klappers.
Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Archief

Titel

2.16.60.03
Inventaris van het archief van het Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid, 1877-1905: Afdeling (Generaal) Secretariaat, 1877-1905 en Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905

Auteur

R. Kramer

Versie

12-09-2022

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1988 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid: Secretariaat
WHN / Secretariaat

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1877-1905

Archiefbloknummer

W26605

Omvang

; 125 inventarisnummer(s) 5,80 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid: Secretariaat

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief, dat op onderwerp is geordend, bevat vooral stukken over de organisatie en de apparaatszorg van het departement, naast een reeks toegangen in de vorm van indices en klappers.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
De afdelingen (Generaal) Secretariaat en Comptabiliteit
Bij de instelling van het ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid werd de afdeling Generaal Secretariaat belast met de organisatorische, financiële, personele en materiële aangelegenheden van het ministerie. De belangrijkste taken van de afdeling waren de behandeling van post- en archiefzaken; personeels- en salarisaangelegenheden voor het personeel van het ministerie zelf; huishouding van het ministerie; zorg voor de bibliotheek; zorg voor het drukwerk; samenstelling van de begroting en jaarlijkse rekeningen en verslagen wegens staatsuitgaven; beheer en verantwoording van zegel-, leges- en registratierechten; boekhouding, beschikbaarstellen en afzonderen van fondsen, af- en overschrijving; betaalbaarstellingen en alles wat daarmee samenhangt; ontvangst, registratie en onderzoek van de vorderingen ten laste van Hoofdstuk IX van de Staatsbegroting; opstellen van de financiële spoorwegstatistiek; het verlenen van medewerking aan andere afdelingen bij comptabele aangelegenheden en behandeling van zaken die niet tot het werkterrein van een andere afdeling horen. De ontvangst van de ingekomen stukken en verzending ervan naar de afdelingen, alsmede de behandeling van aangelegenheden van geheime aard, protocollaire aangelegenheden en -na 1900- de zorg voor het personeel van het departement behoorden tot de kabinetsaangelegenheden en werden apart behandeld en gearchiveerd (zie de inventaris op pagina 49).
In 1885 vond een reorganisatie plaats waarbij het Generaal Secretariaat werd omgezet in de afdeling Comptabiliteit. Voor de nietcomptabele aangelegenheden werd de nieuwe afdeling Secretariaat ingesteld. Deze laatste afdeling kreeg drie onderafdelingen:
  1. Kabinet van de minister
  2. Secretarie
  3. Zegel, Registratie en Leges
De kabinetsaangelegenheden werden door onderafdeling A behartigd. Onderafdeling C was belast met het beheer en verantwoording van de zegel-, leges- en registratiegelden, het verzenden van stukken die aan deze rechten werden onderworpen en het bijhouden van het repertoire. De overige secretariaatstaken gingen over naar onderafdeling B. Met deze reorganisatie werden de comptabele aangelegenheden van het ministerie bij één afdeling geconcentreerd, terwijl vóór 1885 elke afdeling afzonderlijk de eigen comptabele werkzaamheden verrichtte. In 1898 werd een tweede reorganisatie doorgevoerd. Aan de afdeling Secretariaat werd een onderafdeling D Secretarie en Expeditie toegevoegd, belast met het overschrijven van uitgaande stukken en de verzending ervan, voor zover dit niet door onderafdeling C geschiedde. Deze taken werden van onderafdeling B overgenomen.
In 1900 ging de zorg voor het personeel van het ministerie van de afdeling Secretariaat, onderafdeling B over naar het Kabinet. In 1902 werden de onderafdelingen C en D samengevoegd tot een nieuwe onderafdeling C.
Departementale organisatie in hoofdlijnen
Departementale organisatie 7 november 1877 – 31 december 1877
Embedded Image
Departementale organisatie 1 januari 1878 – 31 augustus 1888
Embedded Image
Departementale organisatie 1 september 1888 – 30 september 1900
Embedded Image
Departementale organisatie 1 oktober 1900 – 30 juni 1906
Embedded Image
Afdelingsorganisatie naar beleidsterrein
Kabinet, secretariaat en comptabiliteit
Embedded Image
1.
Zie nummer toegang 2.04.04: Inventaris van het archief van de 1e Afdeling, Algemene Zaken en Comptabiliteit, van het Ministerie van Binnenlandse Zaken 1850-1877.
2.
Zie nummer toegang 2.04.22: Inventaris van het archief van de 11e Afdeling Spoorwegen en de daarbij behorende archieven van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1861-1877.
In dit archief zijn ook de stukken van de afdeling Spoorwegen van het ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid over de periode 7 november-31 december 1877 opgenomen.
3.
Zie nummer toegang 2.16.60.03: inventaris van het archief van de Afdeling (Generaal) Secretariaat 1877-1905 en van de Afdeling Comptabiliteit 1885-1905 van het Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid 1877-1905. Zie nummer toegang 2.16.60.01: inventaris van het archief van het Kabinet van de minister van Waterstaat, Handel en Nijverheid (Secretariaat A) 1877-1905.
De archieven lopen tot en met 31 december 1905. Voor de stukken vanaf 1 januari 1906 zie 5.
4.
Zie 3. Het archief loopt tot en met 31 december 1905: voor de stukken vanaf 1 januari 1906 zie 6.
5.
Zie nummer toegang 2.16.24: Plaatsingslijst van het archief van de Afdeling Generaal Secretariaat van het Ministerie van Waterstaat, 1906-1926. Plaatsingslijst van het archief van het Kabinet van de Minister van Waterstaat, 1906-1945. De archieven beginnen op 1 januari 1906.
6.
Zie nummer toegang 2.16.24: Plaatsingslijst van het archief van de Afdeling Comptabiliteit van het Ministerie van Waterstaat, 1906-1945. Het archief begint op 1 januari 1906.
Geschiedenis van het archiefbeheer
De archieven zijn in gedeelten door het ministerie van Verkeer en Waterstaat aan de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief overgedragen. In 1952 werd het gedeelte over de jaren 1877-1899 en in 1978 het gedeelte over de jaren 1900-1905 ontvangen. In 1979 werd nog een aanvulling ontvangen over de jaren 1878-1899. ( Archief Tweede Afdeling Algemeen Rijksarchief (ARA-II), correspondentie 1952 D 306, 1978 D 9.4/45, 1979 D 9.264. ) De totale overdracht bedroeg 32 m'.
De verwerving van het archief
Overbrenging van een overheidsarchief

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
AANWIJZINGEN VOOR HET ARCHIEFONDERZOEK
De weinige stukken die nog aanwezig zijn van de oorspronkelijke archieven van de afdelingen (Generaal) Secretariaat en Comptabiliteit zijn naar onderwerp dan wel per zaak beschreven. De eigentijdse indices en klappers zijn daarom niet meer bruikbaar als toegang op de nog aanwezige stukken. Wel is het mogelijk om aan de hand van de eigentijdse toegangen vast te stellen of en in hoeverre er in het verleden over bepaalde onderwerpen of zaken stukken zijn ontvangen of opgemaakt. De indices geven ook een globale indruk van de inhoud der stukken. Aangezien verwacht mag worden dat slechts in incidentele gevallen gebruik zal worden gemaakt van de eigentijdse toegangen is ervan afgezien het gebruik ervan toe te lichten. Voor het raadplegen van stukken dient men zich te baseren op de beschrijvingen in deze inventaris. Zoekt men informatie die in dit archief niet bewaard is gebleven dan is het aan te bevelen het archief van de Algemene Rekenkamer (inventaris 2.02.09) te raadplegen, waarin veel meer stukken van comptabele aard bewaard zijn gebleven.
Selectie en vernietiging Door het Algemeen Rijksarchief werden in 1952 22 m'. comptabele registers vernietigd over de periode 1878-1899, zodat een bestand resteert van 10 m'. ( Archief ARA-II, correspondentie 1952 D 306. ) Bij de bewerking is nog 5.3 m' voor vernietiging afgezonderd. ( De stukken zijn na verkregen toestemming in 1987 voor vernietiging afgevoerd, zie archief ARA-II, dossier X 4.233 Ministerie van Verkeer en Waterstaat, 1987 D 821. )
Verantwoording van de bewerking
In 1979 zijn de onderdelen van de archieven die in verschillende jaren waren overgedragen tot één bestand samengevoegd en in één plaatsingslijst beschreven, waarbij ook het archief van het Kabinet van de Minister en het archief van de Raadadviseur voor de Zaken van Waterstaat en Spoorwegen waren opgenomen. In 1984 werd een begin gemaakt met de definitieve bewerking van de archieven. Besloten werd om het archief van het Kabinet, dat formeel onderdeel vormt van het archief van het Generaal Secretariaat en van de Afdeling Secretariaat apart te beschrijven. Ook het archief van de Raadadviseur werd apart beschreven (Zie de toelichtingen bij de betreffende archieven op de pagina's 62 en 86). De archieven van de afdelingen Generaal Secretariaat, Secretariaat en Comptabiliteit zijn in één inventaris beschreven gezien de nauwe samenhang tussen de bestanden.
Gezien de beperkte omvang van de archieven is besloten de aanvankelijk chronologisch geordende stukken onderwerpsgewijs te beschrijven en te ordenen. Daardoor hebben de oorspronkelijke toegangen definitief hun waarde als rechtstreekse toegang tot het archief verloren. De waarde als toegang was echter al vrijwel verdwenen omdat het overgrote deel van het archief niet meer aanwezig is. In de meeste gevallen zouden de indices verwezen hebben naar stukken die niet meer in het archief aanwezig zijn. De toegangen hebben nog wel een andere functie. Men kan aan de hand van de beschrijvingen vaststellen welke stukken over welke zaken aanwezig zijn geweest en wat globaal de inhoud der stukken is geweest. Mede aan de hand hiervan is het mogelijk bepaalde stukken in het archief van de Algemene Rekenkamer te localiseren, waar nog veel informatie bewaard is gebleven.
Als extra informatie is aan de inventaris een bijlage toegevoegd waarin de belangrijkste taken zijn opgenomen met een verwijzing naar de (onder)afdeling die met de betreffende taken was belast.
Ten gevolge van het afzonderen van stukken die voor vernietiging vatbaar bleken, het invoegen van afgedwaalde stukken en het opnieuw verpakken van het archief bedroeg de omvang na bewerking 5.2 m'.
Ordening van het archief
Secretariaats- en Comptabiliteitsarchief waren zogenaamde verbaalarchieven, waarbij de stukken oorspronkelijk chronologisch op datum van afdoening waren geordend. Hierbij werden de ingekomen stukken als bijlagen bewaard bij het daarop genomen besluit of bij de minuut van de uitgaande brief. Het archief werd toegankelijk gemaakt met behulp van indices en klappers. (Voor een verdere toelichting van deze begrippen zie pagina 19). De indices werden ingedeeld in rubrieken op onderwerp, waaronder de stukken werden ingeschreven.
Uit de oorspronkelijk gevormde archieven is in de loop der tijd zeer veel vernietigd, met name waar het stukken betreft over de uitvoerende werkzaamheden die vrijwel geheel routinematig van aard waren volgens vaste procedures en richtlijnen. ( Uit een brief van de Minister aan de Algemene Rekenkamer van 25 oktober 1890 nr. 159/Compt. (inventarisnummer 58) blijkt de omvang van het comptabiliteitsarchief een knellend probleem. De minister stelde voor om de declaraties met bewijsstukken, die een belangrijk deel van het bestand uitmaakten te vernietigen, zodra het jaar was afgesloten en de tweede rekening door de Algemene Rekenkamer was opgenomen. ) Hetgeen bewaard is gebleven heeft vooral betrekking op de regeling van procedures bij de uitvoering van routinematige werkzaamheden, de toepassing en interpretatie van regelingen en stukken betreffende de organisatie van het ministerie.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid: Secretariaat, nummer toegang 2.16.60.03, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, WHN / Secretariaat, 2.16.60.03, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Bijlagen

Takenlijst (Generaal) Secretariaat en Comptabiliteit
Taken Afdeling met de taak belast
Ontvangst van de ingekomen stukken
  • Generaal Secretariaat, (Kabinet) 1877-1885
  • Secretariaat A, (Kabinet) 1885-1905
Verzending ingekomen post naar de afdelingen
  • Generaal Secretariaat, (Kabinet) 1877-1885
  • Secretariaat A, (Kabinet) 1885-1905
Overschrijven van uitgaande stukken
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat B, 1885-1898
  • Secretariaat D, 1898-1903
  • Secretariaat C, 1903-1905
Verzending uitgaande stukken m.u.v. stukken onderworpen aan het recht van zegel, registratie en leges
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat B, 1885-1898
  • Secretariaat D, 1898-1903
  • Secretariaat C, 1903-1905
Verzending uitgaande stukken onderworpen aan het recht van zegel, registratie en leges
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat C, 1885-1905
Archief en Bibliotheek
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat B, 1885-1905
Geheim archief
  • Generaal Secretariaat, (Kabinet) 1877-1885
  • Secretariaat A, (Kabinet) 1885-1905
Huishoudelijke zaken van het departement
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat B, 1885-1905
Personeel van het departement
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat B, 1885-1900
  • Secretariaat A, (Kabinet) 1900-1905
Pensioenen, wachtgelden, schadeloosstellingen en gratificaties
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905
Repertoire
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat C, 1885-1905
Beheer en verantwoording van zegel-, registratie- en legesgelden
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat C, 1885-1905
Betaalbaarstellingen en alles wat daarmee samenhangt
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905
Ontvangst, registratie en onderzoek van de vorderingen ten laste van Hoofdstuk IX van de Staatsbegroting
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905
Boekhouding, beschikbaarstellen en afzonderen van fondsen, af- en overschrijving.
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905
Samenstelling van de begroting, jaarlijkse rekeningen en verslagen wegens staatsuitgaven
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905
Medewerking verlenen aan andere afdelingen bij comptabele aangelegenheden
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1905
Financiële spoorwegstatistiek
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Comptabiliteit, 1885-1900
  • Afdeling Spoorwegen vanaf 1900
Statistiek philantropische spaar- en leenbanken
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Afdeling Handel & Nijverh., 1885 -
Beschikbaarstelling van departementale publicaties
  • Generaal Secretariaat, 1877-1885
  • Secretariaat C, 1885-1905
TakenAfdeling met de taak belast