2.05.05 Inventaris van het chronologisch archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1871-1918

Eerst in 1876 werd het Ministerie van Buitenlandse Zaken formeel onderverdeeld in afdelingen. Er werd ingesteld een afdeling Algemeen Secretariaat, bestaande uit drie bureaus: A. Expeditie, B. Archief, agenda en index en C. Protocol en bibliotheek, alsmede Eerste, Tweede en Derde Afdeling. De Eerste Afdeling, Politieke Zaken genaamd, behandelde vooral kwesties die de politieke betrekkingen met andere landen betroffen of de positie van Nederlanders in het buitenland en van vreemdelingen hier te lande. Het Kabinet van de minister viel formeel onder deze afdeling: het was belast met de voorbereidende behandeling van traktaten en met het diplomatieke ceremonieel en had voorts een belangrijk aandeel in de politieke briefwisseling met de gezanten. De Tweede Afdeling, Consulaire- en Handelszaken, behartigde de Nederlandse handels- en scheepvaartbelangen met betrekking tot het buitenland alsmede de regeling van de consulaire dienst. Bij deze afdeling verschoof het zwaartepunt al snel in de richting van de buitenlandse economische betrekkingen. Sinds 1886 heette deze afdeling dan ook Handelspolitieke en Consulaire zaken. De Derde Afdeling was geen beleidsafdeling, maar een beheersafdeling, belast met de comptabiliteit van het departement en de buitenlandse dienst. Vanaf 1900 fungeerde een Directie van het Protocol, als voortzetting van het vroegere bureau Protocol van het Algemeen Secretariaat.

De achtereenvolgende grondwetten vanaf 1814 gaven de Koning het 'opperbestuur der buitenlandsche betrekkingen'. Als zodanig was de Kroon bevoegd zorg te dragen voor het diplomatieke verkeer, de benoeming van gezanten en consuls, het ontvangen van vreemde gezanten en consuls, het voeren van onderhandelingen en het sluiten van verdragen met vreemde mogendheden, de behartiging van de belangen van de Nederlandse handel- en scheepvaart en de behartiging van de belangen van Nederlandse staatsburgers in het buitenland en van vreemdelingen in Nederland. De minister van Buitenlandse Zaken was bij uitsluiting belast met het buitenlands beleid van het gehele koninkrijk, inclusief Oost- en West-Indië. Wel was het usance, dat de minister van Koloniën werd betrokken bij koloniale kwesties en de betrekkingen met het Nabije en Verre Oosten.

Het archief is steeds beheerd door het ministerie zelf. In 1969 was men voornemens het archief van het ministerie vanaf 1871 tot 1918 aan het Algemeen Rijksarchief over te dragen. Daaraan is slechts in beperkte mate uitvoering gegeven. Slechts de A-dossiers, de archieven van enkele gezantschappen en consulaten en het chronologische archief uit de periode 1871-1918 zijn in 1969-1971 overgebracht. De verdere overbrenging was niet mogelijk omdat de archiefbewaarplaats van het Algemeen Rijksarchief aan het Bleijenburg vol was. Eerst in 1986 is men verder gegaan met de overbrenging van de archieven uit deze periode.

Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Het chronologisch archief heeft het karakter van een restant-archief. De meeste stukken, en zeker de meer belangrijke stukken zijn opgenomen in de A- of B-dossiers. Wat achterbleef in de chronologische serie waren de stukken die betrekking hebben op informatieverzameling uit het buitenland, informatieverstrekking aan buitenlandse regeringen en bemiddeling voor individuele personen en bedrijven. Het betreft dan voornamelijk:

• handelsinformatie als consulaire verslagen over scheepvaart, landbouw, spoorwegen, congressen en tentoonstellingen
• opvragen van informatie over wet- en regelgeving in het buitenland ten behoeve van andere ministers
• verstrekken van informatie over Nederlandse aangelegenheden, waaronder de wetgeving aan buitenlandse gezanten
• verzenden en ontvangen van protocolbrieven (uitwisselen van informatie over staatshoofden en hun familie)
• bemiddeling bij bezoeken van buitenlanders aan Nederlandse instellingen en van Nederlanders aan buitenlandse instellingen
• bemiddeling bij het verkrijgen van nalatenschappen, naturalisaties, bij de uitreiking van onderscheidingen en adelsdiploma's

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Buitenlandse Zaken: Chronologisch Archief, nummer toegang 2.05.05, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, BuZa / Chronologisch Archief, 2.05.05, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar