Terug naar zoekresultaten

2.02.09.01 Inventaris van het archief van de Algemene Rekenkamer 1814-1919: Bureau Oorlog en Bureau Marine (OM)

De Algemene Rekenkamer is belast met het toezicht op de financiën van de overheid. Het archief bevat voornamelijk lijsten van verzoeken tot delegatie van scheepssoldij (betaling aan gemachtigden), met klappers op de namen van betrokken schepelingen.
Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaal

Archief

Titel

2.02.09.01
Inventaris van het archief van de Algemene Rekenkamer 1814-1919: Bureau Oorlog en Bureau Marine (OM)

Auteur

L.M.F.J. Knibbeler

Versie

08-06-2021

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1978 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Algemene Rekenkamer OM (Bureau Oorlog en Bureau Marine)
Alg. Rekenkamer / Oorlog en Marine

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1814-1919

Archiefbloknummer

H24007

Omvang

; 21 inventarisnummer(s) 802,60 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Algemene Rekenkamer

Samenvatting van de inhoud van het archief

De Algemene Rekenkamer is belast met het toezicht op de financiën van de overheid.
Het archief bevat voornamelijk lijsten van verzoeken tot delegatie van scheepssoldij (betaling aan gemachtigden), met klappers op de namen van betrokken schepelingen.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
De Algemeene Rekenkamer: Haar werkkring bezien uit een praktisch oogpunt
( Uit: ) De tentoonstelling op het gebied van de openbare en particuliere bedrijfsadministratie T.O.P.A. 1926 (uitg. J. Muusses, Purmerend.)
Wie iets van de Rekenkamer wenscht te weten, kan daartoe zijn toevlucht nemen tot het Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden. Hij zal dan moeten teruggaan tot den jaargang 1841, toen de wettelijke instructie van dat College het licht zag. Later zijn eenige veranderingen aangebracht, maar de hoofdgedachten der wet bleven, op enkele uitzonderingen na, ongewijzigd. Het spreekt vanzelf dat de terminologie onzer voorvaderen ons wat vreemd in de ooren klinkt. Zij is zeker niet bevorderlijk aan het verkrijgen van een helder inzicht in den werkkring van de Rekenkamer.
Voorts bevatten onze leerboeken op het gebied van de Staatsinrichting een en ander dienaangaande, maar ook deze leerstof geeft den onderzoeker betrekkelijk weinig houvast.
Nu handel en industrie eenerzijds en de openbare dienst anderzijds steeds meer tot elkander naderen ter bestudeering van vraagstukken van bedrijfs-economischen aard en krachtige pogingen worden aangewend om, door het organiseeren van congressen en tentoonstellingen, elkanders werkmethoden te leeren kennen, is de behoefte ontstaan aan een duidelijker uiteenzetting omtrent de plaats, welke de Rekenkamer tegenwoordig in het publieke leven inneemt.
Zooveel mogelijk is in het hierna volgende de praktische zijde der zaak in het licht gesteld, met vermijding van vraagstukken van min of meer staatkundigen aard, hoe belangwekkend deze op zich zelf misschien mogen zijn. Omtrent de organisatie van de Rekenkamer zullen slechts die feiten worden gegeven, welke In het verband van dit opstel niet kunnen worden gemist.
Adviseerende en beslissende bevoegdheid
Als zelfstandig controleerend Staatsorgaan mag de Algemeene Rekenkamer geen andere bevoegdheden uitoefenen dan de wet haar toekent. Deze beperking is noodzakelijk omdat de taak der Regeering zou worden ontwricht indien een niet onder hare verantwoordelijkheid optredend orgaan zich zou kunnen mengen in het landsbestuur.
Zij kan slechts adviezen verstrekken, indien en voorzoover die het geldelijk belang van het Rijk raken. Dit essentieele punt moet bij de beschouwing van hare werkwijzen goed in het oog worden gehouden.
In andere opzichten is de Rekenkamer echter autonoom en hebben hare beslissingen bindende kracht. Deze beslissingen zijn van tweeërlei aard. Zij beoordeelt, behoudens nadere besluiten van de wetgevende macht, in hoogste instantie de juistheid van de ten laste van de Staatsrekening te boeken uitgaven en van de verantwoordingen van alle aan haar rekenplichtige personen en lichamen.
Contrôle op de Rijksuitgaven
De basis van de contrôle der Rekenkamer op de Rijksuitgaven wordt gevormd door de onderscheidene bij de wet vastgestelde hoofdstukken der Staatsbegrooting. Nevens de hoofdstukken voor den gewonen Rijksdienst (I tot en met XII) heeft men nog afzonderlijke begroetingen voor enkele z.g. fondsen, waarvan het Pensioenfonds wel het voornaamste is, alsmede voor de Staatsbedrijven. Alle Rijksuitgaven moeten dus door de Rekenkamer in de eerste plaats aan deze begrooting worden getoetst. De goedkeuring dier uitgaven of het besluit, dat deze in de Staatsrekening kunnen worden opgenomen, noemt de Instructiewet verevening.
Splitsing in voorschriften van algemeenen en van bijzonderen aard
Bij deze verevening komt echter meer te pas dan toetsing der uitgaven aan de begrootingswetten. De Rekenkamer heeft zich tevens te overtuigen dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de bepalingen van andere wetten, van besluiten, verordeningen of contracten. Dit onderdeel van hare taak kan als het meest belangrijke en omvangrijke worden aangemerkt, al komt slechts betrekkelijk weinig daarvan voor het voetlicht der publieke opinie.
Voorschriften van algemeenen aard
In het buitengewoon ingewikkeld raderwerk der Staatsmachine moeten orde en regelmaat worden geschapen door tal van voorschriften. Deze voorschriften zijn van algemeenen of bijzonderen aard. De algemeene kunnen worden onderverdeeld in bepalingen voor iedereen, neergelegd in wetboeken en wetten en in voorschriften, die uitsluitend de Rijksadministratie betreffen.
Wie meent dat de Rekenkamer zich met de eerste groep niet behoeft bezig te houden, vergist zich. Er komen schier dagelijks posten van uitgaaf voor, welke moeten worden getoetst aan het Burgerlijk Wetboek en andere wetten van civielrechtelijken aard. Neem b.v. de zaken betreffende huur en verhuur van gebouwen en alle contracten van aanneming, welke niet alleen worden beheerscht door bijzondere administratieve bepalingen, maar ook en vooral door de voorschriften van het gemeene recht.
Verder komt er bijna geen wet in ons Staatsblad voor, welke niet leidt tot uitgaven, die de Rekenkamer aan de bepalingen dezer wet moet toetsen. Het behoeft geen betoog dat de enorme uitbreiding van onze wetgeving sedert den aanvang dezer eeuw de taak van de Rekenkamer in niet geringe mate heeft verzwaard. Want bijna elke wet brengt weer seriën uitvoeringsbepalingen mede, voor de naleving waarvan de Rekenkamer, zoodra daaruit kosten voor het Rijk voortvloeien, even goed heeft zorg te dragen als voor een juiste toepassing van de wet zelf.
De specifiek of in hoofdzaak administratieve voorschriften van algemeenen aard zijn gelukkig minder talrijk, zij het ook niet minder ingewikkeld. In dit verband behoeft slechts gewezen te worden op de regelingen, thans bestaande voor de traktementen, pensioenen en wachtgelden van alle landsdienaren. Vooral de toepassing van het bezoldigingsbesluit voor de burgerlijke ambtenaren, vastgesteld in 1920 en sindsdien ontelbare malen gewijzigd, stelt hooge eischen aan de Rekenkamer. Zij beoordeelt in hoogste instantie of dit besluit juist wordt uitgevoerd en heeft voor eene uniforme toepassing te waken. Elke salarisbetaling moet immers door haar worden verevend. Het is voor den niet-ingewijde eenvoudig ondoenlijk zich een beeld te vormen van de geweldige moeilijkheden, welke zich bij de uitvoering van dit besluit voor tienduizenden, in tal van groepen gesplitste, burgerlijke ambtenaren voordoen. Daarbij komen de zeker niet gemakkelijker bepalingen voor de bezoldiging van militairen.
Dan bestaan er nog tal van andere algemeene regelingen, zooals voor de berekening van reis- en verblijfkosten en vacatiegelden waarvan de jurisprudentie eveneens in hoofdzaak door de Rekenkamer moet worden gevormd. Sommige van deze regelingen hebben alleen administratieve beteekenis, maar dit ontslaat de Rekenkamer niet van de verplichting te waken voor eene juiste toepassing, ter wille van eene orderlijke administratie.
Voorschriften van bijzonderen aard
De bijzondere administratieve bepalingen, welke bij het doen van Rijksuitgaven moeten worden in acht genomen, kunnen onmogelijk in een kort bestek worden omschreven. Voor elk der talrijke dienstvakken gelden bepaalde reglementen, op de naleving waarvan de Rekenkamer heeft toe te zien, in zoover deze op Rijksuitgaven betrekking hebben. Sommige dier reglementen worden gevormd door series besluiten, in gedrukte verzamelingen opgenomen. Bij de dienstvakken van de belastingen, de registratie en de posterijen vormen deze reglementen omvangrijke boekdeelen. De landmacht neemt de meeste voorschriften van algemeenen aard op in de "Legerorders" (vroeger het Recueil Militair), terwijl de Marine hare reglementen heeft samengevat in een eerbiedwaardig aantal "verordeningen".
Hiermede is duidelijk gemaakt, dat het belangrijke werk van de Rekenkamer niet alleen bestaat in het uitoefenen van critiek op de wijze van besteding der Rijksgelden. Zij, die van oordeel zijn dat haar verdere arbeid beperkt blijft tot het opwerpen van allerlei onbeteekenende comptabele kwesties, vergissen zich eveneens.
In het voorbijgaan moge worden opgemerkt dat het publiek zich moeilijk een beeld kan vormen van de geweldige hoeveelheid arbeid, die de Rekenkamer dikwijls moet verrichten om op zich zelf onbelangrijke zaken voortdurend in het goede spoor te houden. B.v. ten aanzien der rente van de Staats-, Indische en Provinciale leeningen, welke ten laste van de betrokken begrootingen moeten worden geboekt. Milioenen coupons moeten daartoe jaarlijks stuk voor stuk worden verwerkt. Er dient te worden zorg gedragen, dat geen coupons in uitgaaf worden gebracht, welke nog niet zijn vervallen of reeds verjaard zijn, en dat de juiste bedragen ten laste van de juiste begrootingsposten worden geboekt.
Nog een enkel woord omtrent de bevoegdheden van de Rekenkamer ten aanzien van vraagstukken van financieel beleid, welke zich bij de beoordeeling der Rijksuitgaven kunnen voordoen. Zooals reeds werd medegedeeld, kan zij daarin slechts adviseerend optreden. Maar haar recht tot het maken van opmerkingen dienaangaande of tot het doen van voorstellen tot bezuiniging, vermeerdering van inkomsten of vereenvoudiging der administratie, is onbeperkt. De wet legt trouwens de Rekenkamer eene verplichting ten deze op. Geen Minister kan haar tegenwerpen, dat zij verboden terrein betreedt, indien bij hare adviezen of voorstellen 's-Lands geldelijk belang is betrokken; dit laatste ter beoordeeling van de Rekenkamer zelf.
Daarnevens is aan de Ministers de plicht opgelegd, aan dat College de inlichtingen en gegevens te verschaffen, die het voor een richtige uitvoering van zijn taak behoeft. Niet alleen ter beoordeeling van de juistheid of rechtmatigheid der uitgaven, maar ook van de doelmatigheid (efficiency).
Rijksontvangsten
Het toezicht van de Rekenkamer op de Rijksontvangsten neemt een meer bescheiden plaats in hare werkzaamheden in. De Instructiewet is In dit opzicht veel minder scherp omlijnd dan ten aanzien van de uitgaven. Dat kan trouwens moeilijk anders. Het zou ongerijmd zijn, aan de Rekenkamer op te dragen na te gaan, of alles, wat aan het Rijk verschuldigd is, wordt ontvangen en verantwoord. De wetgever van 1841 heeft dan ook wijselijk in het midden gelaten, hoe de ontvangsten zullen worden gecontroleerd en alleen eenige voorschriften gegeven betreffende de wijze van verantwoording. Deze voorschriften hangen nauw samen met de rekenplichtigheid van de personen, die met de invordering van aan het Rijk toekomende gelden zijn belast.
Ten aanzien van de belastingen en andere daarmede op één lijn te stellen ontvangsten, bepaalt de taak van de Rekenkamer zich in groote hoofdzaak tot de boeking van kohierbedragen en van hetgeen door de betrokken ontvangers is verantwoord. Verder behoeft zij ook niet te gaan. De diensttakken van de belastingen en de registratie alsmede de ontvangers van de loodsgelden staan onder voortdurend toezicht van inspecteurs, die zich mede er van behooren te overtuigen dat al het verschuldigde binnenkomt en verantwoord wordt. Hetzelfde geldt voor de ontvangsten van het Staatsbedrijf der Posterijen, Telegrafie en Telefonie.
Daarnevens wijst de jaarlijksche middelenstaat nog tal van andere Rijksinkomsten aan, waarvan aan de Rekenkamer verantwoording moet worden afgelegd. Verschillende van deze ontvangposten hebben intusschen slechts boekhoudkundige waarde, wijl zij verrekeningen tusschen de staatsdiensten onderling betreffen, zoodat deswege geen verantwoording in den eigenlijken zin van het woord noodig is. Als voorbeelden mogen worden genoemd de betalingen wegens door de Landsdrukkerij aan de Departementen enz. geleverd drukwerk en de inkomsten van den gevangenisarbeid, welke uitsluitend ten bate van het Rijk wordt verricht.
Andere ontvangposten bestaan in vaste of periodiek terugkeerende renten, bijdragen, uitkeeringen, huren e.d. Door middel van een eenvoudige debiteuren-boekhouding kan de Rekenkamer op deze ontvangsten toezicht uitoefenen. Ten deele geschiedt dit door controle in de boeken en bescheiden van het Departement van Financiën met name wat betreft de door gemeenten verschuldigde annuïteiten wegens genoten voorschotten Ingevolge de Woningwet en de Landarbeiderswet. Dan heeft zij er voor te waken dat alle bijzondere inkomsten, welke blijkens de haar toegezonden stukken, nog moeten worden ingevorderd, inderdaad worden ontvangen en verantwoord.
Dit alles vereischt geen buitengewoon omvangrijken contrôle-arbeid. Er is echter meer. In de laatste jaren is het aantal instellingen, welke tegen betaling diensten voor particulieren en voor andere overheidsorganen verrichten, meer en meer uitgebreid. Tot het eind van 1924 werd op dergelijke ontvangsten geen doeltreffend toezicht uitgeoefend. In den loop van dat jaar heeft de Rekenkamer evenwel besloten, ook dit toezicht ter hand te nemen, met gebruikmaking van de haar in 1917 verleende en in 1922 uitgebreide bevoegdheid tot het instellen van contrôle ter plaatse (waarover later).
Bedoeld toezicht omvat thans een vrij groot aantal Rijksdiensten. Daaronder vallen o.m. de Rijksseruminrichting, de Rijkslandbouwproefstations, de Universiteitsziekenhuizen, het Rijkskrankzinnigengesticht te Eindhoven, het Serologisch instituut en de Rijksvroedvrouwenscholen. Aan de hand van de bij deze inrichtingen aanwezige boeken en bescheiden wordt nu nagegaan of de verschuldigde sommen zijn ontvangen en als Rijksontvangsten verantwoord. Verder worden ook de ontvangsten der universiteiten wegens door studenten verschuldigde college- en examengelden, alsmede eenige andere groepen van ontvangsten ter plaatse gecontroleerd. De Rekenkamer heeft hieraan verbonden eene gelijke contrôle op de uitgaven, voor zoover deze door de betrokken diensten uit hunne kassen worden betaald.
Met de instelling van dit toezicht heeft de laak van de. Rekenkamer een aanmerkelijke uitbreiding ondergaan. En al zullen de tastbare voordeelen daarvan misschien niet bijster groot zijn, een nuttige preventieve werking kan aan dit toezicht zeker niet worden ontzegd, gezwegen nog van mogelijke vereenvoudigingen in de administratie van de betrokken diensten als gevolg van de contrôle ter plaatse.
Staatsbedrijven
Enkele takken van Rijksdienst, wier werkkring een min of meer commercieel karakter draagt, zijn, in gevolge de z.g. Bedrijvenwet van 1912, als Staatsbedrijven aangewezen. Deze bedrijven onderscheiden zich in zoover van andere Rijksdiensten, dat daarvoor afzonderlijke begrootingen worden vastgesteld, welke niet alleen de werkelijke inkomsten en uitgaven aangeven, maar tevens posten bevatten wegens kapitaalverstrekking uit 's Rijks-schatkist aan die bedrijven, de daarvoor te betalen rente en het winst- of verliessaldo. Zoodoende kunnen de financieele uitkomsten van deze diensten met grootere juistheid worden bepaald dan vroeger, toen hunne ontvangsten en uitgaven door de begrootingen van de Departementen heen liepen.
Door de toepassing der Bedrijvenwet is echter in de contrôle van de Rekenkamer op bedoelde diensten zeer weinig verandering gebracht. Zij verevent de uitgaven en boekt de ontvangsten ten laste of ten bate van de onderscheidene artikelen der bedrijfsbegrootingen in hoofdzaak overeenkomstig de voor alle andere dienstvakken geldende regelen. De vaststelling van de balans en van de winst- en verliesrekening is niet aan haar opgedragen. Daarmede moet, volgens de Bedrijvenwet, een buiten het bedrijf staande boekhoudkundige worden belast. Hetgeen natuurlijk niet wegneemt dat de Rekenkamer ook ten opzichte van de Staatsbedrijven gebruik kan maken van hare bevoegdheid tot het doen van voorstellen tot bezuiniging, vereenvoudiging of vermeerdering van ontvangsten.
Tot de Staatsbedrijven behooren thans de volgende diensten: Posterijen enz., Algemeene Landsdrukkerij, Artillerie-Inrichtingen, Rijks-Munt en Staatsvisschershavenbedrijf te IJmuiden. De Staatsmijnen te Heerlen zijn daaronder niet begrepen. De motieven voor deze op zich zelf eenigszins bevreemdende uitzondering, worden thans onbesproken gelaten. Het zij voldoende te vermelden, dat bij de begroeting voor 1926 van het Departement van Waterstaat een systeem van financiering voor de Staatsmijnen is voorgesteld, dat vrij sterk afwijkt van de Bedrijvenwet.
Tot en met 1925 werden alle werkelijke uitgaven van het Staatsmijnbedrijf in enkele artikelen der begrooting van dat Departement opgenomen, terwijl de bedrijfsontvangsten een post in de Middelenwet vormden. Met dit hoogst onzuivere stelsel van boekhouding wenscht men te breken. De ontwerp-begrooting voor 1926 bevat niet meer dan één post van uitgaaf wegens kapitaalverstrekking en één ontvangpost wegens rente van dat kapitaal. Het bedrijf zal geacht worden aan de Schatkist f. 78.000.000.- schuldig te zijn, waarvan f. 35.000.000.- als obligatieleening wordt aangemerkt. Deswege zal aan den Staat rente moeten worden vergoed, waarvan het percentage voorloopig is bepaald op 5,5. Deze obligatieschuld vermeerdert indien de waarde der uitbreiding de afschrijvingen overtreft; in het omgekeerde geval wordt de schuld afgelost. Winst of verlies zijn op de begrooting 1926 voor memorie uitgetrokken.
In dit systeem verdwijnt ook de verevening van exploitatie-uitgaven door de Rekenkamer, nu het bedrijf geen begrooting krijgt zooals de hierboven bedoelde Staatsbedrijven. De contrôle van de Rekenkamer zal dus een meer commercieel karakter gaan dragen en zich wellicht ook uitstrekken tot goedkeuring van de balans en de winst- en verliesrekening. ( De Regeering heeft inmiddels haar voorstel, wat het jaar 1926 betreft, teruggenomen, met de bedoeling de zaak weder aanhangig te maken bij de begrooting voor 1927. )
Aan het vorenstaande moge volledigheidshalve nog worden toegevoegd dat de contrôle van de Rekenkamer op de Staatsmijnen en de Artillerie-Inrichtingen sedert eenige jaren en voor de Landsdrukkerij sinds den aanvang van 1926 volledig ter plaatse wordt uitgeoefend, aan de hand van de bij die bedrijven berustende boeken en bescheiden.
Rekenplichtigheid
Volgens de Instructiewet heeft ieder, die gelden of geldswaarden van het Rijk onder zijne berusting heeft, daarvan aan de Rekenkamer verantwoording af te leggen volgens bepaalde regelen. De betrokken rekenplichtige moet aan dit College opgeven wat hij heeft ontvangen en uitgegeven, onder overlegging van alle bescheiden, welke voor de beoordeeling van de juistheid der posten van ontvangst en uitgaaf noodig zijn.
Heeft de rekenplichtige slechts voldaan aan een hem van reeds lang gevoelde behoefte en zet de kroon op een contrôlestelsel dat, hoe verouderd sommige wettelijke bepalingen mogen klinken, als geheel genomen, den toets der critiek veilig kan doorstaan.
Het spreekt vanzelf dat de nieuwe banen, door bedoelde wetswijziging geopend, in den beginne met eenige voorzichtigheid moesten worden betreden. De uitvoering verkeert thans nog in een beginstadium. Een zoo omvangrijke administratie als die van 's Lands gelden kan niet tot in de uiterste hoeken worden nagegaan, waar bovendien vanwege de Departementen zelf veelal een deugdelijk toezicht wordt gevoerd. De kosten van elke controle moeten evenredig zijn aan haar nut en dubbel werk dient zooveel mogelijk te worden vermeden.
Niettemin heeft de Rekenkamer aan de contrôle ter plaatse reeds een vrij ruime uitbreiding weten te geven. De uitgaven en ontvangsten van een aantal Rijksdiensten worden reeds ter plaatse gecontroleerd, evenals de kosten van de Raden van Arbeid, voor zoover deze ten laste van de Staatsbegroting komen. Welke resultaten daarmede zullen worden bereikt moet nog worden afgewacht.
Contact met de Staten-Generaal en met het Departement van Financiën
De groote kracht, welke van de opmerkingen en adviezen van de Rekenkamer vroeger had kunnen uitgaan, was gelegen in haar bij de wet voorgeschreven jaarverslag aan de Koningin, waarvan mededeeling wordt gedaan aan de Staten-Generaal. De jaarverslagen verschijnen in druk en door middel van de dagbladpers worden de meest belangrijke gedeelten daaruit gemeengoed.
Desondanks werd vroeger in regeeringskringen dikwijls weinig aandacht aan de voorstellen van de Rekenkamer geschonken. De Tweede Kamer maakte in den regel eenige vormelijke opmerkingen over het Rekenkamerverslag en de zaak was weer afgeloopen.
Eenige jaren geleden echter heeft de Tweede Kamer een zeer belangrijk instituut in het leven geroepen, n.l. de Commissie voor de Staatsuitgaven. Ongeveer tegelijkertijd verkreeg de Rekenkamer het wettelijk recht hare opmerkingen afzonderlijk aan de Staten-Generaal mede te deelen, zoodat zij daarmede niet behoeft te wachten tot de verschijning van haar jaarverslag, wanneer het onderwerp meestal verouderd is en misschien minder de aandacht van de Volksvertegenwoordiging trekt.
Het zal den lezers wellicht bekend zijn dat de Rekenkamer reeds verscheidene malen van dit recht heeft gebruik gemaakt en dat de Commissie voor de Staatsuitgaven zich omtrent de in hare handen gestelde opmerkingen niet onbetuigd heeft gelaten. Nu de Rekenkamer en het Parlement elkander op deze wijze genaderd zijn, mag uiting worden gegeven aan de verwachting op goede vruchten van deze samenwerking.
Ook het contact tusschen de Rekenkamer en den Minister van Financiën als beheerder van 's-Rijks Schatkist is in de laatste jaren nauwer 'geworden. Beiden oefenen toezicht uit op de besteding van 's Lands gelden, zij het in verschillenden vorm, en moeten dus elkander zooveel mogelijk steun verkenen. Deze steun bestaat van de zijde van de Rekenkamer in mededeeling van hare tot bepaalde Departementshoofden gerichte voorstellen - voor zoover deze van voldoende gewicht zijn - aan den Minister van Financiën. Behoudens hetgeen ter zake in de jaarverslagen wordt gepubliceerd, behoort het overleg deswege tusschen beide contrôle-organen niet tot het publiek domein.
Oost- en West-Indië
Thans mogen in beschouwing komen enkele bijzondere punten, den werkkring van de Rekenkamer rakende. Tot dusver is alleen gewag gemaakt van haar toezicht op de Rijksgelden, Zij is echter tevens belast met de contrôle op uitgaven en ontvangsten van Oost- en West-Indië en van de provinciën.
De contrôle-taak van de Rekenkamer betreffende de financieële aangelegenheden van Oost- en West-Indië is bij drie afzonderlijke wetten geregeld. Oost-Indië bezit een comptabiliteitswet, Suriname en Curaçao hebben er elk een.
De Rekenkamer controleert wat onze Oost betreft alleen de ontvangsten en uitgaven in Nederland. (Hoofdstuk I der Indische begrooting). Het financieel beheer van West-Indië valt geheel onder haar toezicht.
Hoewel deze contrôle van veel meer bescheiden omvang is dan die op de uitgaven en ontvangsten van het Rijk in Nederland, komt ook daarbij wel een en ander kijken. De uitzending van personeel en materieel naar Oost-Indië brengt zeer hooge uitgaven mede, welke alle aan het toezicht van de Rekenkamer moeten worden onderworpen. Ook de betaling van de Indische verlofstraktementen en pensioenen vordert een vrij uitgebreide administratie.
West-Indië kan, wat den omvang der uitgaven en ontvangsten aangaat, niet met Insulinde vergeleken worden. Toch brengt het feit, dat de Rekenkamer het in West-Indië gevoerd geldelijk beheer volledig moet controleeren, vele beslommeringen en, door gemis aan voldoende kennis van de koloniale verhoudingen, ook eigenaardige moeilijkheden met zich.
Tusschen de contrôle-stelsels, voor Het Rijk en Oost- en West Indië geldend, bestaat een cardinaal verschil. De Rijksuitgaven worden verevend door de Rekenkamer; zij beslist in hoogste Instantie omtrent de wettigheid. Daarentegen worden de koloniale uitgaven verevend door den Minister van Koloniën of door de betrokken gouverneurs. De Rekenkamer kan de juistheid van uitgaven aanvechten en - evenals voor Nederland geschiedt - hare meening in een jaarverslag of in een afzonderlijk schrijven aan de Staten-Generaal te kennen geven, zij kan niet beletten dat een post van uitgaaf in de Oost- of West-Indische rekening wordt opgenomen.
De vraag welk van deze beide stelsels het best is, ligt buiten het kader van dit geschrift. Zij blijve dus onbeantwoord.
Provinciale fondsen
Krachtens hare Instructie fungeert de Rekenkamer tevens als contrôleur van de provinciale geldmiddelen. Haar toezicht daarop is echter veel meer beperkt dan de contrôle op de Rijksgelden. Wel moet de persoon, die de financiën der provinciën beheert, deswege aan de Rekenkamer verantwoording afleggen; wel houdt zij boek van de gedane ontvangsten en uitgaven, maar haar toezicht strekt zich niet, gelijk bij het Rijk, uit tot de rechtmatigheid en doelmatigheid der gedane uitgaven. De hierbedoelde contrôle heeft mitsdien slechts formele beteekenis, al kan daaraan eenige wanorde niet worden ontzegd.
Boekhouding
Eindelijk nog een punt van praktische beteekenis: de boekhouding, welke bij de Rekenkamer moet worden gevoerd.
Het is duidelijk dat bij eene goede financieele contrôle, voor zoover deze niet ter plaatse kan worden uitgeoefend, eene omvangrijke boekhouding onontbeerlijk is. Deze boekhouding draagt nochtans geen commercieel karakter. Balansen en exploitatierekeningen worden niet opgemaakt; er worden bij de Rekenkamer ook geen grootboeken, journalen, kasboeken e.d. gehouden.
In de eerste plaats moet de Rekenkamer eene volledige begrootingsboekhouding voeren. D.w.z. de op elk artikel toegestane som wordt geregistreerd en daarop wordt afgeboekt wat verevend is. Deze boekhouding is noodig om te kunnen nagaan of de toegestane kredieten niet zijn overschreden en om de cijfers van de Staatsrekening te kunnen vaststellen. Boven de per artikel toegestane kredieten mag de Rekenkamer niets verevenen.
Deze begrootingswerkzaamheden vormen slechts een klein onderdeel van de boekhouding. Veel omvangrijker is b.v. de registratie van de traktementen der ambtenaren, welke noodzakelijk is om op eene juiste toepassing van de bezoldigingsregelingen te kunnen toezien. Ook de Nederlandsche en Indische pensioenen moeten door de Rekenkamer worden geregistreerd.
Dan komen er tal van periodiek terugkeerende uitgaven en ontvangsten voor, welke slechts aan de hand van speciaal daartoe bestemde registers zijn te controleeren, zooals de overtalrijke onderwijssubsidiën, huren, vaste vergoedingen, enz. Ook voor het toezicht op het beheer van vele rekenplichtigen kan eene boekhouding niet worden ontbeerd. Met name de aan ambtenaren verstrekte gelden ter goede rekening, welke krachtens het wettelijk voorschrift op de betrokken begrootingsartikelen moeten worden afgezonderd, eischen eene omvangrijke boekhouding.
De boekhouding van de Rijksontvangsten, d.w.z. de splitsing van deze over de onderscheidene hoofden van de Middelenwet, wordt gevoerd bij het Departement van Financiën, onder toezicht van de Rekenkamer.
Eindelijk is aan de Rekenkamer opgedragen een dubbel bij te houden van de Grootboeken der Nationale Schuld.
Deze mededeelingen kunnen, al betreffen zij slechts den internen dienst van de Rekenkamer, mede eenig licht werpen op hare enorm uitgebreide taak, welke met een beperkt personeel (ongeveer 90 ambtenaren) moet worden uitgeoefend.
Materieele Controle
De Instructiewet draagt de Rekenkamer ook eenig materieel toezicht op. Dit toezicht blijft beperkt tot de voorraden In de magazijnen van land- en zeemacht, alsmede tot het muntmateriaal. Deze materieele contrôle welke, vooral wat de marine-etablissementen betreft, zeer uitgebreid is, bestaat hierin, dat de terzake aan de Rekenkamer, in te dienen verantwoordingen worden geverifieerd aan de hand van de rekeningen wegens gedane leveringen aan de betrokken magazijnen en van de processen-verbaal van verstrekking en afvoering. Zoodoende kan de Rekenkamer vaststellen wat op het eind van elk tijdvak, waarover de verantwoording loopt, aanwezig moet zijn geweest In deze contrôle ontbreekt een essentieel element, n.l. de opneming der voorraden ter plaatse op ongeregelde tijdstippen. Hier rijst echter opnieuw de vraag of het nut van een dergelijk toezicht zou opwegen tegen de kosten, nu dit toezicht reeds vanwege de betrokken Departementen wordt uitgeoefend door speciaal daartoe aangewezen contrôleurs. De bevoegdheid van de Rekenkamer tot het instellen van bedoelde onderzoekingen ter plaatse staat in elk geval vast, al werd deze om praktische redenen nog niet gehanteerd.
Slotbeschouwing
Hiermede is, zij het min of meer in vogelvlucht, de werkkring van de Rekenkamer geschetst. Op volledigheid kan het voorafgaande geen aanspraak maken, en evenmin op wetenschappelijkheid. Het was slechts het doel, aan den niet ingewijde eenig inzicht te geven in de wijze waarop dit College zijn taak vervult. Misschien kan deze poging er in slagen misverstand omtrent de inrichting van 's-Rijks comptabiliteit op te heffen of vooroordeelen weg te nemen. Het kan ook zijn dat bij sommigen een reeds bestaande twijfel werd versterkt aangaande de doeltreffendheid van de verrichtingen der Rekenkamer. Wie de zaken beziet van een commercieele basis en er steeds op uit is de efficiency te bevorderen, ook in den overheidsdienst, zal missschien de regeling van het toezicht op 's-Rijks financiën meer in andere richting wenschen. Hij bedenke echter dat Rome en Parijs niet op één dag zijn gebouwd, De banden, waarmede onze overheidsdienst aan het verledene is gebonden, meestal bestaande in een vloed van voorschriften en antecedenten, zijn nu eenmaal niet gemakkelijk te verbreken.
In elk geval is de wensch om zich niet angstvallig vast te klemmen aan het verledene, zoowel bij de Regeering als bij het hierboven besproken contrôle-orgaan, aanwezig. Laat ons hopen, dat zij in eensgezinde samenwerking er in zullen slagen, de regeling van het financieel beheer van ons vaderland tot een navolgingswaardig voorbeeld te doen strekken.
De bevoegdheden van de Rekenkamer werden vastgesteld in onderstaande wetten:
  • Instructiewet voor de Rekenkamer, tekst Staatsblad 413/1922.
  • O. I. Comptabiliteitswet, tekst Staatsblad 328/1925.
  • Comptabiliteitswet voor Suriname, Staatsblad 315/1910 (sedert 1910 herhaaldelijk gewijzigd).
  • Comptabiliteitswet voor Curaçao, Staatsblad 316/1910 (sedert 1910 herhaaldelijk gewijzigd).
  • De contrôle van de Rekenkamer op de geldmiddelen der provinciën berust op de artikelen 118 en 119 van de Provinciale wet.
Geschiedenis van het archiefbeheer
Na de aankomst van het archief in Schaarsbergen in 1952 begon J.G.F.M. baron van Hövell tot Westerflier een jaar later met de inventarisatie. Voor zijn vertrek in 1957 zijn door hem beschreven de series "Erfrechten, Procuratiën en Pensioenregisters" en had hij enig werk verricht aan de tractementsregisters, de bescheiden betreffende de borgtochten, de geldelijke rekeningen, de afrekeningsregisters en de leggers van Domeinen. H.G. Wondaal vervolgde in 1957 met de inventarisatie van het "hoofdbestanddeel". In 1960 was het hele archief op fiches gebracht en kon met de samenstelling van de inventaris begonnen worden. Echter, in de jaren 1962-1966 was het voor hem onmogelijk wegens de vele drukke werkzaamheden en het tekort aan geschoold personeel tot inventariseren te komen. Tot aan zijn pensionering in 1974 verdwijnen vervolgens de vermeldingen over het archief uit de jaarverslagen. In 1975 namen M. Baertl en A.M. Tempelaars de lijn weer op; na het vertrek van eerstgenoemde werkte ik enige tijd met Tempelaars samen. Sinds april 1978 ben ik, onder supervisie van de heer Raaff, uitsluitend voor dit project verantwoordelijk.
Taakstelling
De schriftelijke neerslag van de arbeid van Van Hövell tot Westerflier is niet meer aanwezig. De fiches, uitgebreide plaatsingslijst en historische aantekeningen van Wondaal zijn successievelijk overgedragen. Dit geldt ook voor wat door Baertl en Tempelaars is verricht. Op basis van deze "retroacta" en met inachtneming van de voorbereiding voor de verhuizing en de beschikbare tijd en mankracht werd tot de volgende taakstelling besloten.
Ordening en beschrijving
  • 1.1. Ordening en beschrijving
    • 1.1.1. controle d.m.v. de plaatsingslijst-Wondaal
    • 1.1.2. nazien van reeds verrichte beschrijvingen
    • 1.1.3. bepaling van de vorm, inhoud en datering
    • 1.1.4. vaststelling van de onderlinge verbanden
      • 1.1.41. plaatsing zo mogelijk binnen de organisatorische structuur
    • 1.1.5. opstelling van plaatsingslijsten met informatie over de achtergrond, inhoud en betekenis van de stukken
  • 1.2. Onderzoek naar de registratuurgeschiedenis
    • 1.2.1. systematische, chronologische raadpleging van het eigen archief.
    • 1.2.2. incidentele raadpleging van het eigen archief n.a.v. de ordening en beschrijving
    • 1.2.3. incidentele raadpleging van andere archieven
      • 1.2.31. Staatsecretarie
      • 1.2.32. Ministeries
    • 1.2.4. raadpleging van gedrukte bronnen
      • 1.2.41. Staatsbladen en -couranten
      • 1.2.42. recueils van wetten, besluiten e.d.
      • 1.2.43. andere gedrukte bronnen.
    • 1.2.5. opstellen van nota's over de organisatie per periode
  • 1.3. Selectie en vernietiging
    • 1.3.1. op basis van het onderzoek ad 1.1. en 1.2.
    • 1.3.2. op basis van de vernietigingslijsten van de Rekenkamer
    • 1.3.3. vaststelling van de criteria
      • 1.3.31. dubbelen
      • 1.3.32. dezelfde informatie is ook elders voorhanden
      • 1.3.33. de informatie betreft zeer beperkte details
      • 1.3.34. de informatie heeft een zeer kortstondige betekenis gehad
      • 1.3.35. de informatie is van geen of geringe betekenis voor de kennis van de organisatie of de geschiedenis van de Rekenkamer
      • 1.3.36. de informatie is van geen of geringe betekenis voor een te veronderstellen onderzoek
  • 2. Materiële verzorging
    • 2.1. categorale plaatsing in de stellingen
    • 2.2. verpakking of vervanging van de verpakking
    • 2.3. restauratie
    • 2.4. etikettering
Stand van zaken per medio augustus 1978 Vooral ook dankzij de pioniersarbeid van mijn voorgangers is op basis van de bovenvermelde taakstelling 1.033 m archief bewerkt. Daarvan is 771 m verpakt en geëtiketteerd, 225 m verpakt en kan 37 m wegens de omvang niet verpakt worden. Bovendien zijn voorstellen ingediend voor de vernietiging van ca. 100 m archiefbescheiden. De volgende series zijn geordend en beschreven:
  1. Notulen van de vergaderingen
  2. Bijlagen van de notulen
    1. Algemene bijlagen
    2. Rapporten en voorstellen van de Tafels
    3. Minuten van brieven
  3. Ingangen op de notulen en bijlagen
    1. Indexen, klappers en nummerlijsten
    2. Agenda's van de stukken ingekomen op de vergaderingen
    3. Agenda's van ingekomen K.B.'s
    4. Agenda's van ingekomen brieven
  4. Jaarverslagen
  5. Geheim archief
    1. Notulen van de geheime vergaderingen
    2. Bijlagen van de geheime notulen
    3. Agenda's van de stukken ingekomen op geheime vergaderingen
  6. Correspondentie van de voorzitter
  1. Registers van de nota's van remarque
  2. Registers en staten van de burgerlijke, militaire en kerkelijke pensioenen
  3. Procuratiën en relevante registers
  4. Registers betreffende de geldelijke rekeningen
  5. Recueils van wetten, besluiten, verordeningen e.d.
  6. Bewijzen van erfrecht
  1. Registers betreffende de verantwoording van de betaalmeesters
  2. Registers van de borgtochten
  1. Leggers van Domeinen
  2. Stukken betreffende de schadevergoeding wegens de opheffing van de slavernij in Suriname en op Curaçao
Evaluatie en vooruitzicht
Hoewel nu ongeveer tweederde van het archief geordend en beschreven is, kan van een indeling vooruitlopende op een inventaris nog geen sprake zijn. Dit komt vooral doordat de tijd en mankracht voor het systematische registratuuronderzoek ontbreekt. Voorlopig is het mogelijk d.m.v. dit onderzoek (dat tot en met 1822 gevorderd is) en van het incidentele onderzoek enige lijnen aan te geven. De Rekenkamer maakte onderscheid bij de ingekomen stukken tussen twee categorieën; de eerste kwam in bij het college, de tweede ging rechtstreeks naar de Tafels of bureau's. Daarnaast werden door de Rekenkamer zelf stukken opgesteld, waarvoor hetzelfde onderscheid geldt. (De tafels waren in feite een soort taakgroepen waarin het college zich splitste, de ambtenaren die het voorbereidende en uitvoerende werk verrichtten, waren in een wisselende bureau-organisatie ondergebracht). Dit onderscheid is momenteel de enig hanteerbare onderscheidsnorm tot een vollediger overzicht verkregen is. Niettemin mag m.i. gesteld worden, dat de huidige categorale plaatsingslijsten (eigenlijk mini-inventarissen) de gebruiker voldoende informatie bieden, terwijl in de inleiding ook de gegevens zijn vastgelegd voor de toekomstige indeling.
Twee andere soorten van onderzoek vallen nu evenmin te verwezenlijken. Raaff heeft voorgesteld om de massale serie algemene bijlagen van de notulen (ruim 700 m) toegankelijker te maken door een chronologische documentanalyse. Voor een goed begrip van de verantwoording van het financieel beheer van de overheid is ook een systematisch onderzoek naar alle voorschriften daaromtrent noodzakelijk. Dit facet komt nu alleen incidenteel aan bod (zie rubriek 1.2.2.). Beide onderzoeken zijn nodig voor een goede evaluatie van de inhoud van het archief, een dergelijke waardering gebeurt nu te globaal.
Naar mijn mening kan in de komende 1 à 1,5 jaar voor de verhuizing de resterende 400 m op dezelfde wijze bewerkt worden. Daarbij ga ik er van uit, dat ik in een part-time dienstverband de inmiddels opgedane ervaring en kennis aan dit project kan blijven wijden. Mocht ik mij genoodzaakt zien ontslag te nemen, dan zal bij stilstand van de inventarisatie tot na de verhuizing met een tijdverlies van ca. 2 jaar gerekend moeten worden. Niemand is onvervangbaar, maar terugkijkende naar de reeds verloren tijd, zou dat een spijtig en onnodig verlies zijn.
De door mij voorziene, voorlopige gereedkoming van de inventarisatie zal alleen verwezenlijkt kunnen met de assistentie van 1 à 2 capabele medewerkers.
De verwerving van het archief
De rechtstitel is (nog) onbekend

Inhoud en structuur van het archief

Ordening van het archief Vermoedelijk zijn de registers aangelegd i.v.m. de verbeteringen en vereenvoudiging van de werkzaamheden van de Rekenkamer die in 1870 werden voorgesteld ( Voorstel van de Commissie belast met het onderzoek naar de verbeteringen van de werkzaamheden der A. R. d. d. 29 September 1870 no 85. ) en per 1 januari 1871 werden ingevoerd. De registers gaven het Bureau een chronologisch overzicht van de uitgaande brieven, en dienden ook om de minuten zonder omhaal bij de charterkamer te kunnen opvragen.
De registers bieden de volgende informatie: de datum en het nummer van afdoening, de korte inhoud of het afschrift van de brief, en een kolom "aanmerkingen".
Via de registers zijn de minuten rechtstreeks terug te vinden in de serie algemene bijlagen der notulen, die vanaf 1871 zijn geordend op de afdoeningsdatum. Op de minuten staat(n) het(de) folionummer(s) van de index op de notulen vermeld. Daar zijn de brieven naar hun inhoud gerangschikt onder de respectieve hoofden. Een voorbeeld: brief d.d. 18 mei 1880 no 35R betreft het recht op verstrekking van geneeskundige hulp en geneesmiddelen voor gepensioneerde zeeofficieren. In de index is deze brief te vinden onder de hoofden "Regtspleging/militaire", "geneeskundige dienst", en "aanvragen om overdragt en tot vermindering van bezwaar".

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Algemene Rekenkamer OM (Bureau Oorlog en Bureau Marine), nummer toegang 2.02.09.01, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Alg. Rekenkamer / Oorlog en Marine, 2.02.09.01, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Verwante archieven
Archief van de Algemene Rekenkamer 1814-1819:
2.02.09.02 - Bureau Betaalmeesters (BM)
2.02.09.03 - Bureau Nationale Schuld (NS)
2.02.09.04 - Bureau Vaste Posten (VP)
2.02.09.05 - Bureau Geldelijke Rekeningen (GR)
2.02.09.06 - Domeinen (DO)
2.02.09.07 - College
2.02.09.08 - Comptabel Beheer (CB)
2.02.09.09 - Serie 1920-1929 bevat ook stukken van voor 1920 en van na 1929.

Archiefbestanddelen