KNB

Het bewerkte KNB archief was niet op basis van handelingen gevormd. De KNB heeft in het verleden volgens het Basis archief code stukken en dossiers geclassificeerd. De semi-statische dossiers waren ook volgens deze archiefcode weggezet. Wanneer een dossier met één of meerdere dozen werd uitgebreid, dan werd er achter de code de toevoeging doos 1, 2 of 2a, 2b etc. geplaatst. Dit werd gedaan om de plaatsingsvolgorde van het archief zo goed mogelijk te kunnen bewaren.

Met de inventarisatie is het KNB-archief voor de periode 1975-1999 primair geordend naar handeling. Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht.

Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer is uitgevoerd. Het is immers altijd mogelijk dat een 'lege' handeling in de toekomst wel zal plaatsvinden. In de handelingen is sprake van ‘notariaat’; hieronder wordt verstaan de activiteiten met betrekking tot het notarisambt en de activiteiten die verricht worden ten aanzien van het werkveld van de notaris.

Binnen elke handeling is een document voorzien van een inventarisnummer (of, indien het document op basis van de handeling vernietigd mag worden, een vernietigingsnummer). Het inventarisnummer is een administratief hulpmiddel, en een opeenvolging van deze nummers hoeft niet te betekenen dat er enige relatie tussen deze dossiers bestaat. Wel zorgt het gebruik van deze inventarisnummers voor een betere toegankelijkheid van het archief. Via de nummers van achtereenvolgens handeling en inventaris kan de gebruiker gemakkelijk het document terugvinden. Alle nummers staan in volgorde en en face op de doos.

Op verzoek van de KNB blijven de dossiers betreffende rechtsvragen en adviezen achter bij de KNB het betreft ongeveer 11 m1. Deze dossiers kunnen worden gezien als onderdeel van een wetenschappelijke collectie en zijn als zodanig in te zien via het secretariaat van de KNB.

De gebruiker van het archief zoekt een document door het invoeren van een trefwoord of woord uit de inhoud (bij de KNB in het Adlib-systeem). Er verschijnt op het computerscherm naast de titel van het document: een beknopte omschrijving, de periode die het document beslaat, de trefwoorden, de handeling, en het inventarisnummer. De materiële weergave van mappen is een zoekterm die het Adlib-systeem heeft toegewezen. Dit houdt in dat een aantal inventarisnummers meerdere mapjes onder zich herbergen.