STICUSA

Voorwoord

De archieven inzake de Culturele Samenwerking 1948-1990 tussen de landen van het Koninkrijk werden in de loop van 1990-1992 geordend en beschreven en hiermee toegankelijk gemaakt voor historisch onderzoek. Deze archieven vormen een belangrijke bron voor de na-oorlogse cultuurgeschiedenis van het koninkrijk. Het archiefbestand is thans in originali te raadplegen bij het Nationaal Archief in Den Haag.

Onze dank gaat uit naar Hans de Marie en zijn medewerkers van de Centrale Archiefbewaarplaats van het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen in Zoetermeer voor het verlenen van onderdak en verdere faciliteiten. De samenwerking met hen verliep op uiterst plezierige wijze.

De auteurs,

Michel Gruythuysen

André Tempelaars

Amsterdam - Den Haag, september 1993

Algemeen

In 1990 kon een begin worden gemaakt met de selectie en de bewerking van de archieven, in overeenstemming met het plan van aanpak opgesteld door de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief. (

Archief Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief, dossier X 4.254: Sticusa, plan van aanpak selectie en bewerking Sticusa-archieven.

) De bewerking van de archieven bestond uit vijf fasen: onderzoek en waardering, het beschrijven en ordenen van bescheiden, die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, de eindproduktbepaling en tenslotte de materiële afwerking en de formele overdracht van de archieven. (

Eindrapporten inzake selectie en bewerking van de Sticusa-archieven en de archieven Culturele Samenwerking, 1948-1990, inv.nr 232.

) Het waarderen en selecteren van de te vernietigen archiefbescheiden geschiedde in twee fasen. De voorselectie vond plaats in het kantoorgebouw van de Sticusa in Amsterdam en bij het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen in Zoetermeer. In deze fase werd een belangrijk deel van het massa-archief, in hoofdzaak financiële administratie, vernietigd. In de tweede fase werd onderscheid gemaakt tussen enerzijds de bewijswaarde van de archivalia, het juridisch-financieel aspect en anderzijds de informatiewaarde, het historisch aspect van het materiaal. (

Algemene toelichting op de vernietigingslijst in: Opgave van de vernietigbare bescheiden uit de Sticusa-archieven en de archieven Culturele Samenwerking, 1948-1990, p. 15 en p. 11, in inv.nr 232.

) Uitgangspunt hierbij vormde het belang van de archiefvormende instellingen zelf, maar ook die van recht- of bewijszoekenden. (

Ibidem, p. 15.

) In totaal kon na deze procedure ruim 300 meter voor vernietiging voorgedragen worden. Een tweede hoofdactiviteit bestond uit de beschrijving en ordening van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. Een probleem, dat zich hierbij voordeed was de omvangrijke archiefvermenging. Bij de Sticusa in Amsterdam, die als beheerder optrad van vrijwel al het archiefmateriaal in deze inventaris beschreven, waren in de loop van jaren de bestanden dooreengeraakt. Dit was mede te wijten aan de gezamenlijke huisvesting aan de J.J. Viottastraat en aan de secretariële werkzaamheden, die de Sticusa voor de Adviesraad verrichtte.

Sticusa

De oude ordening van de archieven werd met het oogmerk op toekomstige raadpleging niet gehandhaafd. De eigentijdse toegangen (agenda's en archief-indices) leverden voor de samenstelling van een uniforme inventaris moeilijkheden op. De archief-indices ondergingen in de loop der jaren tal van wijzigingen hetgeen de systematiek niet ten goede kwam. Ook was de samenstelling van de archief-indices niet consequent waardoor overlappingen van trefwoorden ontstonden. De "onderwerp-dossiers", ingedeeld volgens de archief-index, werden per jaar afgesloten. Deze ordening had een veelheid van minutieuze dossiertjes tot gevolg. In plaats van de oude ordening werd een indeling gemaakt, gebaseerd op de kernactiviteiten van de Sticusa. De dossiers werden zoveel mogelijk per onderwerp samengevoegd. In gevallen waarin dat niet mogelijk was, werden de bescheiden afzonderlijk beschreven. De kern van het archief bestaat uit de serie notulen van de bestuursvergaderingen met de bijbehorende ingekomen stukken, geordend volgens het vergader-agendastelsel. De omvang van het archief voor selectie en bewerking bedroeg circa 350 meter. Na selectie en bewerking bedraagt het archief thans 20,5 meter. Buiten de overdracht aan het Algemeen Rijksarchief bleven de op termijn te vernietigen stukken, de Sticusa-bibliotheek, documentatiemateriaal en de collectie films. De op termijn te vernietigen stukken zullen blijven berusten bij het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen, met uitzondering van de personeeldossiers, die overgedragen werden aan het Kabinet voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken. Na het verstrijken van de termijnen vindt reguliere vernietiging plaats. De bibliotheek van de Sticusa en het documentatiemateriaal betreffende beeldende kunstenaars en schrijvers vonden na goedkeuring van de minister voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken in mei 1990 integraal een bestemming bij de Dienst Openbare Bibliotheek in Den Haag. De boekerij Cola Debrot is opgegaan in de Wetenschappelijke Bibliotheek te Curacao. Deze is in 1979 opgegaan in de bibliotheek van de Universiteit van de Nederlandse Antillen. De collecties films, foto's, negatieven en geluidsbanden werden overgedragen aan de Rijksvoorlichtingsdienst in Den Haag. Deze berusten sinds 1999 bij het Nationaal Archief (foto's, negatieven) en Beeld en Geluid (films, geluidsbanden). (

De Sticusa-collecties werden onder bepaalde voorwaarden aan de daarvoor in aanmerking komende instellingen en instanties in bruikleen overgedragen. Een volledig overzicht van deze overdrachten is opgenomen in het "Liquidatierapport van de Stichting voor Culturele Samenwerking (Sticusa) in liquidatie over de periode 1 januari 1989 tot en met 31 oktober 1990", inv.nr 222. Zie ook inv.nrs 212-220.

)

De Sticusa-vertegenwoordiger in Suriname

Bij de bewerking van dit archief werden de volgende bestanddelen onderscheiden:

De vertegenwoordiger hield zich niet met de feitelijke toewijzing van subsidies bezig. Op basis van ontvangen informatie verrichtte hij de betalingen aan de culturele organisaties in Suriname. Als eerste aanspreekpunt voor de culturele organisaties besprak hij vaak informeel, met name op verzoek van de Sticusa, de problemen die zich voordeden in de relatie van de Sticusa tot de culturele organisaties. Via de toezending van afschriften werd hij geïnformeerd door de culturele organisaties en de Sticusa. In de vertrouwelijk/persoonlijke briefwisseling die hij onderhield met Sticusa-directie werden dan de problemen besproken die zich bij de uitvoering van de Sticusa-taak in Suriname voordeden. Hierdoor bevatten met name de subsidie-dossiers vrij veel bescheiden van comptabele aard en ter informatie ingekomen afschriften. Strikt genomen komen ter informatie ingekomen bescheiden en lidmaatschapsarchieven, waaruit de bemoeienis van de archiefvormer niet blijkt, niet voor blijvende bewaring in aanmerking. Aangezien het echter twijfelachtig is of de archieven van het CCS en andere culturele organisaties in Suriname bewaard zijn gebleven, is bewust gekozen voor een ruimhartige interpretatie van de selectiecriteria. Na selectie en bewerking kwam 2 meter van de aanvankelijke 4,5 meter voor blijvende bewaring in aanmerking. De opbouw van de dossiers in dit archief was vrij inconsequent, voornamelijk omdat het inzicht over de onderwerpsvermelding op de stukken per vertegenwoordiger varieerde. Hierdoor moest het archief op stukniveau bekeken, geselecteerd en heringedeeld worden. Naast de kernactiviteit van zijn bestuurslidmaatschappen zijn de overige bescheiden ingedeeld naar velden van bemoeienis van de vertegenwoordiger. Een omslag correspondentie uit het archief van de Gouverneur over Sticusa-aangelegenheden (1948-1955), die in het archief werd aangetroffen, werd overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief om ingevoegd te worden in het aldaar berustende archief van de Gouverneur van Suriname.

Adviesraad voor Culturele Samenwerking

Het archief bleek zeer ruim voorzien te zijn van dubbele series vergaderstukken, de een completer dan de ander. Door onderling vergelijk konden deze bescheiden tot een vrijwel complete serie gereconstrueerd worden. Voor de projecten, die op aanbeveling van de Adviesraad werden uitgevoerd, werden afzonderlijke (oneigenlijke) dossiers gevormd. Aangezien de Adviesraad zich niet bezig hield met de uitvoering van projecten, werden deze dossiers tijdens de bewerking als volgt behandeld:

De oneigenlijke dossiers als boven beschreven vinden hun oorsprong in het feit, dat de administratie niet beschikte over een instrument van nadere toegankelijkheid van het gevormde archief. Dit is thans ondervangen door de samenstelling van een index, die opgenomen is in Bijlage VIII bij de inventaris.

Bij het archief van de Adviesraad werden drie afgedwaalde archiefbestanden aangetroffen:

De omvang van het archief van de Adviesraad, aanvankelijk 12,5 meter, kon als gevolg van de bovenvermelde bewerking teruggebracht worden tot 3 meter.

Nederlands Instituut voor Internationale Culturele Betrekkingen

De interne structuur van het NIICB-archief was, door de verspreid aangetroffen bestanddelen, volledig verstoord. Na samenvoeging van de diverse bestanddelen bleek de samenhang in het archief dusdanig verstoord dat het herstellen van de oude orde niet mogelijk was met uitzondering van de serie notulen met de ingekomen bestuursstukken. Het archief is onvolledig. Eigentijdse toegangen en agenda's van ingekomen en uitgaande stukken ontbreken. Ook de serie notulen en vergaderstukken van het bestuur vertoont hiaten. Bij herordening van het archief is de werkwijze van het instituut uitgangspunt geweest. De stukken werden onderwerpsgewijs geordend volgens de tweedeling: organisatie en taakuitvoering. Stukken betreffende de taakuitvoering werden onderverdeeld in: algemene projecten en regionale projecten. Binnen de rubriek regionale projecten zijn de stukken per land bijeengevoegd en beschreven. De kern van het archief: de notulen en vergaderstukken konden worden hersteld volgens het vergader-agendastelsel. De serie is nader toegankelijk gemaakt met behulp van een index op de agenda's van de bestuursvergaderingen. Het archief had ongeschoond een omvang van circa 12 meter. Na selectie en bewerking bedraagt het archief 2,5 meter.