Koloniën / Memories van Overgave

De Memories van Overgave in deze inventaris werden in de periode van 1852 tot 1962 samengesteld door Nederlandse ambtenaren in Nederlands-Indië (thans Indonesië) die belast waren met het bestuur van de Indonesische archipel.

Meestal vervulden zij een functie als Gouverneur of Resident en het behoorde tot hun opdracht om gegevens over hun bestuursgebied vast te leggen voor hun opvolgers, aangezien men als regel ongeveer vier jaar op dezelfde standplaats bleef.

Historisch overzicht

(

Bij het samenstellen van dit overzicht is deels gebruik gemaakt van het artikel "Memories van overgave van bestuursambtenaren in het voormalig Nederlandsch-Indië" door M.A.P. Meilink Roelofsz. in Nederlands Archievenblad 1968, blz. 14-18. Dit artikel bevat evenwel een aantal feitelijke onjuistheden.

)

Het gebruik van de Verenigde Oost-Indische Compagnie om door de hoofden van haar vestigingen memories van overgave ten behoeve van hun opvolgers te laten opstellen, werd na het herstel van het Nederlands bestuur in 1816 niet overgenomen door gouverneur-generaal Van der Capellen.

Bij gouvernementsbesluit van 3 april 1849 no. 24 werd aan de "eerste civiele autoriteiten" in de Buitenbezittingen (de gehele archipel minus Java en Madoera) en aan de residenten in de op Java gelegen Vorstenlanden (Djokjakarta en Soerakarata) opgedragen bij hun aftreden of overplaatsing aan hun opvolger een memorie van overgave te overhandigen(

Deze circulaire van de Algemene Secretarie is gepubliceerd in het Bijblad van het Indisch Staatsblad, 1849, no. 189.

). Deze memorie diende een nauwkeurig overzicht te geven van de staatkundige gebeurtenissen in het betreffende ressort en "al zoodanige bijzonderheden omtrent plaatsen, zaken en personen, welker vermelding belangrijk wordt geacht, in de eerste plaats om hunnen opvolger een juist inzicht te geven in de stand van zaken". Van de memorie moest een afschrift naar de secretarie van de gouverneur-generaal gezonden te worden.

Voor de residenten op Java en Madoera, uitgezonderd de Vorstenlanden, werd deze verplichting niet ingevoerd. Wellicht vanwege het bestuur via benoembare regenten, waardoor een intensievere controle kon worden bereikt, die tot een voldoende bekendheid van de plaatselijke omstandigheden bij het gouvernement leidde. Weliswaar bestond vanaf 1824 voor de hoofden van plaatselijk bestuur de verplichting tot het opstellen van jaarlijkse algemene verslagen, maar deze verslagen bevatten slechts feitelijke gegevens over één jaar en gaven geen beschouwingen over een geheel tijdvak(

De gouverneur-generaal schreef hierover in de onder 2. genoemde circulaire, dat "de algemeene verslagen, welke de autoriteiten (sints 1824) jaarlijks moeten indienen, maar van allen niet jaarlijks ontvangen zijn, en dan nog dikwerf zooveel te wensen overlaten, voor de geschiedenis slechts als zeer geringe bijdragen kunnen beschouwd worden". Een resident, die later bij de indiening van zijn memorie op de doublure van informatie wees, werd direct bij circulaire (!) op het "erroneuse" van zijn bewering gewezen (apostillaire dispositie dd. 16 maart 1855 no. III, zie Bijblad 1855 no. 345).

).

In de periode tot 1905 zouden er geen nadere circulaires over dit onderwerp uitgaan en ook het geven van een redaktieschema achtte de gouvernementssecretarie overbodig. Zodoende lag de weg naar nalatigheid open. Zo schreef resident Eschbach van Bali en Lombok in 1905: "Ik heb nimmer en nergens een memorie van overgave aangetroffen" en zijn collega Van Geuns uit Menado meldde in 1905: "... vanaf 1853 zijn slechts bij uitzondering en vanaf 1883 tot 1906 nimmer memoriën van overgave betreffende de residentie Menado opgemaakt"(

Zie inventarisnummer 406 en 302. Toch blijken hun mededelingen niet geheel correct te zijn blijkens de inv.nrs. 299-301 en 404-405.

). Als direct uitvloeisel van de ethische politiek vond er na 1900 een belangrijke gezagsuitbreiding plaats, waardoor de archipel voor het eerst een staatkundige eenheid werd. Het aantal bestuursposten nam aanzienlijk toe en in verband hiermee werd in 1905 de verplichting tot het samenstellen van memories uitgebreid tot alle Europese bestuursambtenaren, te weten: gouverneurs, residenten, assistent-residenten en controleurs(

Circulaire 1 april 1905 no. 1358, Bijblad 6242.

). De gouverneur-generaal voorzag evenwel in zijn circulaire de bezwaren van een dergelijke algemene plicht: schrijven was niet een ieders werk, bovendien konden overlijden, ziekte, ontslag en onvoorziene overplaatsingen de continuïteit doorbreken. Naast het exemplaar voor de opvolger diende een afschrift van de memorie te worden verstrekt aan de hiërachieke chef; inzending van een kopie-exemplaar aan de Algemene Secretarie werd alleen voorgeschreven aan de hoofden van gewestelijk bestuur.

In 1912 kwam het Departement van Binnenlands Bestuur tot de oprichting van het Encyclopedisch Bureau, dat tot taak kreeg gewestelijke monografieën samen te stellen en "mededelingen" te publiceren op basis van ambtelijke rapporten, reisverslagen en memories van overgave, die een bijdrage moesten vormen tot de vermeerdering van de historische, geografische, etnografische en economische kennis van de Buitenbezittingen(

Circulaire 22 oktober 1912 no. 2326, Bijblad 7737

). De hoofden van gewestelijk bestuur op de eilanden Java en Madoera dienden voortaan kopie-exemplaren van de memories van de onder hen werkende bestuursambtenaren te verstrekken aan het departement. Deze memories van "lagere" bestuursambtenaren moesten worden opgemaakt volgens het "militaire schema", dat door het legerbestuur was opgesteld ten behoeve van de door officieren, civiel gezagshebbers en postcommandanten in te dienen militaire memories(

Circulaire 22 oktober 1912 no. 2325, Bijblad 7737A.

). De hoofdindeling van het schema kende de volgende rubrieken:

(zie bijlage A en B).

In 1916 werd de circulaire van 1912 ook van toepassing verklaard voor de hoofden van gewestelijk bestuur in de Buitenbezittingen(

Circulaire 12 mei 1916 no. 1201, Bijblad 8505

). Men beoogde hiermee voor elk gewest, afdeling en onderafdeling een algemene memorie te verkrijgen, die na samenstelling voortdurend actueel kon blijven door aanvullende memories van opvolgende bestuursambtenaren. Op deze manier zou het Encyclopedisch bureau kunnen komen tot de samenstelling van standaard-nota's betreffende een bepaalde regio, die verwerkt konden worden in de gewestelijke monografieën. Mededelingen van gering belang voor het gouvernement, doch van belang voor de opvolger, dienden te worden opgenomen in een tweede memorie, de z.g. bestuursmemorie, waarvan geen afschrift ingezonden hoefde te worden. Bovendien werd het schema uitgebreid met een door de resident te schrijven "Resumé", waarin hij zijn inzichten over het gevoerde en te voeren beleid kon weergeven. Aldus moest de bestuursambtenaar in de Buitenbezittingen een tweetal memories vervaardigen: de algemene, of aanvullende, memorie en de bestuursmemorie.

Beknoptheid en zakelijkheid was iets waar Batavia in diverse circulaires op aandrong, maar waartoe het uitgebreide "militaire schema" niet bepaald uitnodigde. In 1937 komt het gouvernement weer op de eis van beknoptheid terug en benadrukt bovendien, dat er een striktere scheiding moet zijn tussen de beide samen te stellen memories(

Circulaire 31 maart 1937 no. 637, Bijblad 13826.

).

In 1916 werd tevens voor de residenten op Java en Madoera de bepaling uitgevaardigd een splitsing aan te brengen in hun memorie(

Circulaire 12 mei 1916 no. 1200, Bijblad 8504.

). De ene bestemd slechts voor de opvolger, de andere bestemd voor de opvolger èn voor de Algemene Secretarie.

Het Encyclopedisch Bureau werd in 1924 opgeheven, aangezien er in de loop van 12 jaar niet veel terecht was gekomen van de hun toegedragen taak. Pas in 1930 zouden de encyclopedische werkzaamheden toevertrouwd worden aan het Koloniaal Instituut in Amsterdam, de voorloper van het huidige Koninklijk Instituut voor de Tropen. Het instituut zou daartoe afschriften of uittreksels ontvangen "van alle memories, rapporten of nota's van ambtenaren van het Binnenlandsch Bestuur, waarin gegevens voorkomen welke uit encyclopedisch oogpunt van belang kunnen zijn"(

Circulaire gouvernementssecretaris dd. 23 november 1930 no. 372x.

). De werkzaamheden van het Encyclopedisch Bureau betroffen tot 1924 de bewerking van de lagere memories uit de Buitenbezittingen. In 1930 werd het Koloniaal Instituut eveneens belast met de bewerking van de memories van de bestuurshoofden in geheel Nederlands-Indië (die echter wel van niet-"encyclopedische" informatie werden geschoond).

In verband met de bestuurlijke hervormingen op Java werd in 1929 bepaald, dat de indiening van de memories van residenten direct aan de Algemene Secretarie werd voortgezet. Tevens werden de gouverneurs van Djokjakarta en Soerakarta hieronder begrepen. De gouverneurs van de drie provincies op Java dienden een memorandum op te stellen bij hun aftreden, waarin de belangrijkste en op de gehele provincie betrekking hebbende informatie verwerkt moest worden(

Circulaire 8 juli 1929 no. 1587, Bijblad 12037.

). Voor het eerst werd in deze circulaire een redaktieschema voorgeschreven, waarin alle bestuurlijke aspecten tot uiting kwamen met de nadruk op het economisch gebeuren in verband met de welvaartspolitiek (zie bijlage C). Tevens werd in dit rondschrijven voor het eerst melding gemaakt, dat kopieën van de residentsmemories en de gouverneursmemoranda verstrekt zouden worden aan het Ministerie van Koloniën.

Als gevolg van de bestuurshervormingen in de Buitenbezittingen werd in 1940 een circulaire uitgevaardigd analoog aan die op Java(

Circulaire 23 december 1940 no. 2387A, Bijblad 14487.

). Er werd een nieuw redaktieschema afgekondigd ter vervanging van het verouderde "militaire schema", waar vermoedelijk maar weinig gebruik van is gemaakt gezien het uitbreken van de oorlog in 1941 (zie bijlage D).