2.10.25 Inventaris van het archief van het Kantoor voor Bevolkingszaken in Nederlands Nieuw-Guinea: Rapportenarchief, (1852) 1951-1962

Omdat de indeling van het grondgebied herhaaldelijk is gewijzigd, terwijl een bepaald gebied ook meermalen een andere naam kreeg, moest een keuze worden gemaakt voor een indeling zoals die op een bepaald moment gold. De keuze is gevallen op de bestuurlijke indeling, die is gepubliceerd in het laatst verschenen rapport (over het jaar 1961) betreffende Nederlands Nieuw-Guinea dat jaarlijks ingevolge artikel 73e van het Handvest der Verenigde Naties werd uitgebracht.

Waar dit nuttig leek, is aan de kop van het betreffende gebied iets vermeld omtrent de instelling, vroegere benamingen, e.d.

De aandacht wordt er op gevestigd, dat het voor het verkrijgen van alle gegevens van een bepaald gebied, steeds noodzakelijk zal zijn ook de rapporten te raadplegen van het grotere gebied; zoekt men b.v. gegevens over de Baliem (blz. l6) dan raadplege men ook de stukken van Exploratieressort Oost-Bergland (blz. 15), vanaf 1954 afdeling Hollandia (Blz. 4) en vóór 1954 Afdeling Centraal Nieuw-Guinea (blz. 23). Omdat de grenzen niet altijd even duidelijk na te gaan waren op het beschikbare kaartenmateriaal zal het goed zijn bij het zoeken van gegevens over de grensgebieden tevens de rapporten na te zien van aangrenzende (onder-)afdelingen.

Tenslotte wordt opgemerkt dat de naam van een gebied dikwijls identiek is aan de naam van het volk (de stam) dat daar woont; het is daarom niet onmogelijk dat bij de gebiedsindeling een aantal rapporten is samengebracht onder een naam, die in feite geen gebied, doch een bepaalde bevolkingsgroep aanduidt.

Zoals reeds werd opgemerkt, werden in Nieuw-Guinea de te documenteren onderwerpen aangegeven door de wetenschappelijke medewerkers van het Kantoor. Als voorbeeld ziet men op nr. 287 aangegeven dat het stuk bij de volgende onderwerpen geregistreerd moest worden: geografie, tuinbouw (shifting cultivation), acculturatie, gezondheidszorg, ziekten, framboesia, malaria, sociale structuur, transmigratie, varkensfeest, bevolkingscijfers, onderwijs. Een dergelijke uitvoerige en deskundige documentatie treft men in de voorliggende inventaris niet aan. In de eerste plaats ontbrak de deskundigheid van een wetenschappelijk medewerker om de verschillende begrippen op het gebied van de volkenkunde te signaleren en in de tweede plaats ontbrak de tijd alle rapporten goed te lezen. In het algemeen moest worden volstaan met het hoofdonderwerp vast te leggen. Dat hier en daar toch nogal gedetailleerd is geclasseerd is meer gedaan om een indruk te geven van de zeer gevarieerde gegevens die in dit rapportenarchief te vinden zijn.

Uit het vorenstaande volgt o.m., dat gegevens over een bepaald onderwerp niet alleen gezocht moeten worden in de naar onderwerp geordende rapporten (blz. 64-80), doch dat over een dergelijk onderwerp dikwijls ook gesproken wordt in de rapporten die naar het gebied zijn ingedeeld (blz. 4-63); speciaal geldt dit voor de rapporten met een algemene strekking, zoals reisverslagen, streekontwikkelingsplannen, Memories van Overgave, e.d.

Zowel bij de primaire als bij de secundaire ordening zijn - zo nodig - verwijzingen gemaakt naar de elders geclasseerde rapporten die over hetzelfde gebied of hetzelfde onderwerp handelen; een uitzondering hierop vormen de rubrieken "Land- en volkenkunde. Algemeen" (blz. 64), "Bestuur. Algemeen" (blz. 72) en "Streekontwikkeling" (blz. 74). Vanwege het grote aantal, over deze onderwerpen handelende, rapporten betreffende een bepaald gebied, zijn deze uitsluitend aldaar vermeld.

De titelbeschrijving, de materiële verzorging en de door gebrek aan goed kaartmateriaal moeilijke en zeer tijdrovende geografische indeling is verricht door Mej. P. van den Hoek, plv. Hoofd van het sub-bureau Statische Archieven van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.