Gezantschap Cuba

Tot 1952 maakte men gebruik van een lettercode. Aan elke letter werd een rubriek toegekend. In 1952 is men overgegaan tot het gebruik van de decimale code van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De indeling van het archief is gebaseerd op de archiefcode van het ministerie van Buitenlandse Zaken zoals deze in 1978 is vastgesteld. Deze archiefcode bestaat uit 9 hoofdrubrieken met een nadere onderverdeling. De hoofdindeling beslaat de volgende onderwerpen:

De benamingen van deze rubrieken met bijbehorende nummers zijn voor zover daar stukken van werden aangetroffen, overgenomen in deze nieuwe toegang. Dit impliceert dat de nummering van de rubrieken niet numeriek oplopend hoeft te zijn, maar kan verspringen. Wel is gekeken bij rubrieken of de daaraan gekoppelde archiefstukken ook alle genoemde onderwerpen uit de rubrieksnaam besloegen. Waar dit niet het geval was, is de rubrieksnaam aangepast.

Het codenummer is feitelijk een onderwerpsnummer. Dit betekent dat onder één onderwerp meerdere dossiers kunnen vallen die hetzelfde codenummer hebben. Voor het bepalen van de plaats van een archiefstuk binnen de inventaris is gekeken naar de code welke oorspronkelijk aan het archiefstuk is gegeven. Op basis van die code is het archiefstuk onder een rubriek geplaatst. Alleen in die gevallen waarin de gegeven code niet overeenkwam met de inhoud van het dossier, is deze code losgelaten en zijn de stukken geplaatst in de rubriek waar ze inhoudelijk thuis horen.