Terug naar zoekresultaten

2.05.18 Inventaris van het Kabinetsarchief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1871-1940

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Archief

Titel

2.05.18
Inventaris van het Kabinetsarchief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1871-1940

Auteur

A.P. van Nienes

Versie

04-07-2021

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1985 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Buitenlandse Zaken: Kabinet en Protocol
BuZa / Kabinetsarchief

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1871-1940

Archiefbloknummer

Z21064

Omvang

; 919 inventarisnummer(s) 64,00 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het. Een klein gedeelte is gesteld in het.
Nederlands
Frans

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Buitenlandse Zaken / Kabinet van de Minister Ministerie van Buitenlandse Zaken / Directie van het Protocol

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het Kabinet was belast met de voorbereiding van verdragen en met het diplomatieke ceremonieel en had voorts (tot 1920) een belangrijke rol bij de politieke briefwisseling met de gezanten.
Het archief is grotendeels op onderwerp geordend. Het bevat onder meer stukken over het personeel van de diplomatieke dienst, over bezoeken van vorstelijke personen, de accreditering van buitenlandse diplomaten in Nederland, over de Eerste Wereldoorlog en over de verlening van onderscheidingen. In een aanhangsel zijn bescheiden van de (in 1900 opgerichte) Directie van het Protocol ondergebracht. Het betreft hier onder meer: stamboeken van personeel van het departement; geloofsbrieven van Nederlandse en buitenlandse diplomaten; begrotingen van het departement over de jaren 1887-1939.
De politieke rapportage door Nederlandse diplomaten in het buitenland is merendeels ondergebracht in een apart bestand (toegang 2.05.19).

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
In deze inventaris zijn beschreven het archief van het Kabinet van de Minister en het archief van de Directie van het Protocol over de periode 1871-1940.
Het Kabinet van de Minister is ingesteld in juni 1866 en had aanvankelijk de behandeling van aangelegenheden van geheime aard tot taak.
Tot de taken van het Kabinet kunnen de volgende onderwerpen worden gerekend
  • Zaken van geheime aard
  • Buitenlandse reizen van leden van het Koninklijk Huis en bezoeken van vorstelijke personen aan Nederland
  • Buitengewone zendingen
  • Ridderorden
  • Aangelegenheden betreffende personeel van vreemde gezantschappen
  • Het opmaken van besluiten betreffende benoeming, ontslag en verlof van het personeel van Nederlandse gezantschappen
  • Behandeling en bewaring der cijfers
  • Audiëntie-aanvragen.
In deze inventaris zijn ook stukken betreffende het protocol opgenomen. Deze taak was niet opgedragen aan het Kabinet maar aan bureau B 'Protocol en bibliotheek' van het Algemeen Secretariaat dat in 1876 werd ingesteld. Bureau B werd in 1883 bureau C dat in 1898 werd omgezet in een zelfstandig 'Directie van het Protocol'.
Tot de taken van het bureau c.q. de directie kunnen onder meer worden gerekend:
  • Ceremonieel
  • Briefwisseling tussen het staatshoofd en vreemde vorsten
  • Volmachten
  • Bekrachtiging en afkondiging van verdragen met vreemde mogendheden
  • Buitengewone zendingen van en naar vreemde hoven (tot 1908)
  • Registratie van Nederlandse en vreemde diplomatieke ambtenaren
  • Ontvangst van vreemde diplomaten
  • Geloofs- en terugroepingsbrieven
  • Bewaren van staatsverdragen en ratificaties
Geschiedenis van het archiefbeheer
In de periode 1866-1870 is geen apart kabinetsarchief gevormd. Wel werd een aparte agenda en klapper voor kabinetsstukken aangelegd, maar aanvankelijk werden de stukken in de gewone agenda ingeschreven en genummerd. Pas vanaf juli 1867 werden kabinetsstukken geheel apart geregistreerd.
In de beginperiode bestonden de meeste kabinetsstukken uit politieke rapportage van Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigers in het buitenland. Deze stukken werden in een aparte serie opgenomen die al in 1853 begint. (Zie inventaris 2.05.01, inv.nrs. 2768-2833.)
De overige kabinetsstukken uit de periode 1866-1870 zijn geborgen in het verbaal- respectievelijk dossierarchief van het ministerie. Hierbij kunnen zich ook politieke rapporten bevinden, bijvoorbeeld wanneer zij niet als kabinetsstuk werden geregistreerd.
Het kabinetsarchief zoals dat is gevormd begint in 1871.
In de periode juli 1907 - augustus 1908 heeft het ministerie geen Kabinet gehad. Stukken betreffende onderwerpen die normaal gesproken bij het Kabinet werden geregistreerd, zijn tussen juli 1907 en augustus 1908 in de gewone agenda ingeschreven.
Omdat de behandeling van aangelegenheden van geheime aard tot de hoofdtaken van het Kabinet hoorde, zal men hier vele zaken aantreffen die ook in andere onderdelen van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn terug te vinden.
Een duidelijke afbakening met het archief van de Directie van het Protocol heeft in deze inventaris nog niet plaatsgevonden. Een aantal verbalen en andere stukken bevindt zich in het kabinetsarchief.
In het kabinetsarchief bevinden zich ook stukken van de afdeling D.Z./K.A. Het gaat hier om de afdeling diplomatieke zaken die in 1919 werd ingesteld. Gezien de toevoeging K.A. (kabinetsaangelegenheden) is het waarschijnlijk dat het hier om zaken gaat die door het Kabinet zijn afgedaan.
Het kabinets- en protocolarchief is in januari 1985 aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen.
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging
De politieke rapportage is in een aparte inventaris opgenomen (2.05.19), maar in het kabinetsarchief bevinden zich ook nog stukken hierover (rubriek V).
De op 13 mei 1940 door de chef van de afdeling Diplomatieke zaken gegeven opdracht om het naar zijn mening 'gevoelige' deel van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken te vernietigen, heeft voor het kabinets- en protocolarchief aanzienlijke gevolgen gehad.
Daar de kabinetsagenda's vanaf 1921 ontbreken, is niet precies meer na te gaan welke bescheiden aanwezig waren. De ochtendagenda's (agenda's van stukken, welke aan de koningin ter kennisneming werden aangeboden, met name de politieke rapporten) zijn wél tot 1939 bewaard gebleven, maar deze geven uiteraard een onvolledig beeld.
Wel kan met vrij grote nauwkeurigheid worden vastgesteld wat er van de politieke rapportage ontbreekt. De ontbrekende rapportage kan vermoedelijk grotendeels worden aangevuld uit de archieven van de diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen van Nederland in het buitenland.
De dossiers van de diplomatieke dienst, die vanaf 1936 ontbreken, zijn niet meer te reconstrueren, evenmin als de verloren gegane correspondentie van de ministers F. Beelaerts van Blokland, A.C.D. de Graeff, J.A.N. Patijn en E.N. van Kleffens en van de hoge ambtenaren J.H. van Roijen en A.M. Snouck Hurgronje.
Uit het archief is tot nog toe 13 meter vernietigd, uitsluitend uit het gedeelte dat in de jaren 1971-1973 is bewerkt. Voor een overzicht van de vernietigde stukken zie Bijlage 2. Uit het overige deel van het archief moet vernietiging nog plaatsvinden.
Verantwoording van de bewerking
Vóór de overdracht van dit archief aan het Algemeen Rijksarchief waren de stukken voorzien van een zogenaamd mapnummer, waaronder ze destijds op het ministerie waren geborgen. Deze nummers waren niet uniek: de nummers 41-195 kwamen dubbel voor - waaruit blijkt dat dit archief oorspronkelijk twee archieven blokken bevatte met elk een eigen nummering.
Na de overdracht van het archief aan het Algemeen Rijksarchief in 1985 en 1987 is het archief lange tijd in half-bewerkte staat raadpleegbaar geweest. De stukken waren wel verpakt en beschreven maar nog niet van een nieuwe (doorlopende) nummering voorzien. Om het probleem van de dubbele mapnummers te omzeilen, moesten de stukken worden aangevraagd onder het nummer van de dozen waarinze waren geborgen. De meeste dozen bevatten meerdere archiefstukken. Dit had vervelende gevolgen, wanneer één van die stukken beperkt-openbaar was: in dat geval was namelijk de doos in zijn geheel niet aanvraagbaar. De bezoeker die de openbare stukken in deze doos wenste in te zien, diende hiervoor formeel ontheffing van de openbaarheidsbeperking aan te vragen.
Om aan deze situatie een einde te maken, zijn In oktober 2013 de stukken alsnog individueel genummerd. In één klap kwamen toen 77 stukken vrij. Deze actie bracht bovendien aan het licht dat enkele stukken die wel in de inventaris waren beschreven, ontbraken. Daarnaast werden ook stukken aangetroffen die niet in de oorspronkelijke inventaris waren beschreven (inv.nrs. 266A, 707, 814 en 821A).
Een concordans van oud nummer naar nieuw nummer is als bijlage opgenomen in deze inventaris.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (A).
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Buitenlandse Zaken: Kabinet en Protocol, nummer toegang 2.05.18, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, BuZa / Kabinetsarchief, 2.05.18, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Bijlagen

Archiefbestanddelen