Terug naar zoekresultaten

2.05.01 Inventaris van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1813-1870

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Archief

Titel

2.05.01
Inventaris van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1813-1870

Auteur

R. Kramer

Versie

06-10-2022

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1989 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Buitenlandse Zaken
BuZa 1813-1870

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1813-1870

Archiefbloknummer

Z21000

Omvang

; 3752 inventarisnummer(s) 395,00 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Commissaris-Generaal voor de Inbezitneming der Ons Toegewezen Landen Commissarissen tot de Conferentie tot Uitvoering art IX van het tussen Nederland en België gesloten Traktaat Gecommitteerde tot Regeling van de Handelsaangelegenheden met België Gobbelschroy, P.L.J.S. van Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Buitenlandse Zaken, Administratie van de Nationale Nijverheid Secretariaat van Staat voor de Buitenlandse Zaken

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief is verdeeld in een chronologisch verbaal, met indices en klappers als toegangen, en een gedeelte op onderwerp geordende stukken. Dit laatste gedeelte bevat stukken over de volgende onderwerpen: organisatie en personeel van het departement en van de buitenlandse dienst, met onder meer een omvangrijke serie correspondentie inzake benoeming en ontslag van consulaire amtenaren; protocollaire aangelegenheden zoals: Koninklijk Huis, bekrachtiging van verdragen, onderscheidingen, erkenning van diplomatieke en consulaire vertegenwoordigers; behartiging van de belangen van Limburg (vanaf 1840) en Luxemburg (vanaf 1815) als leden van de Duitse Bond; betrekkingen met het buitenland, met stukken over grensverdragen, onderhandelingen over verdragen van handel en scheepvaart, scheepvaart (met name de Rijnvaart). In deze laatste rubriek zijn enkele belangrijke series ondergebracht: de traktaten uit de jaren 1813-1870 alsmede de politieke rapportage van Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigers in het buitenland (vanaf 1853: voordien werden deze stukken opgelegd in het chronologische verbaal).

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
( Gegevens voor deze inleiding zijn ontleend aan:, pp. 197-207. ) F.J.M. Otten, Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004)
1. Organisatie
De Staatsregeling van 1798 riep een achttal onder het Uitvoerend Bewind ressorterende agentschappen in het leven, waaronder het Agentschap voor de Buitenlandse Betrekkingen. In 1801 werd dit agentschap omgezet in een Secretariaat voor de Buitenlandse Zaken en in 1806, onder het koninkrijk Holland, tot Ministerie van Buitenlandse Zaken. Na de inlijving bij het Franse keizerrijk in 1810 was er uiteraard voor een zelfstandig departement van Buitenlandse Zaken geen plaats meer. Eind 1813 werd het departement heropgericht, zij het aanvankelijk als Secretariaat en vanaf 1815 als Ministerie van Buitenlandse Zaken. Deze laatste benaming is sindsdien ongewijzigd gebleven.
In de eerste jaren na 1813 kende Nederland een vrij actieve buitenlandse politiek in verband met het streven van koning Willem I zijn rijk als grote mogendheid erkend te krijgen. Na de afscheiding van België (1839) moest deze politiek worden opgegeven. Twijfel aan de nationale identiteit kwam daarvoor in de jaren-1840 in de plaats. Daarna werd neutraliteit het richtsnoer in de buitenlandse politiek. Het ministerie van Buitenlandse Zaken genoot medio 19de eeuw weinig prestige: bij kabinetsformaties fungeerde het departement nogal eens als sluitpost.
De Staten-Generaal toonden als regel weinig belangstelling voor de buitenlandse politiek. Omgekeerd had het parlement weinig greep op het beleid, wat onder meer samenhing met de betrekkelijk geringe wetgevende activiteit van Buitenlandse Zaken en met de geheimhouding die vaak vereist was. Bovendien huldigden de Nederlandse koningen in de 19de eeuw, zowel voor als na 1848, het standpunt, dat de buitenlandse betrekkingen eigenlijk buiten de competentie van de Staten-Generaal vielen.
Bij de heroprichting van het departement op 7 december 1813 werd Gijsbert Karel van Hogendorp, als lid van het Algemeen Bestuur een van de grondleggers van de nieuwe staat, benoemd tot secretaris van staat voor Buitenlandse Zaken. Van Hogendorp was afkerig van een administratie met talrijke afdelingen en bureaus. Bij de regeling van de organisatie en werkwijze in maart 1814 kwamen er dan ook slechts twee bureaus: één voor politieke en geheime zaken, belast met de correspondentie met de diplomaten, en één voor commerciële, financiële en huishoudelijke zaken.. Direct onder Van Hogendorp stond de secretaris van het departement, die toezicht hield op beide bureaus, maar meer direct werkzaam was in het eerste bureau. Het tweede bureau werd geleid door een commissaris. In 1815 werd een secretaris voor de geheime zaken toegevoegd aan het eerste bureau.
In september 1815 kreeg het departementshoofd de titel van minister. Na de samenvoeging met België resideerde het departement afwisselend in Den Haag en Brussel. In verband met de grote-mogendheidaspiratie hield Buitenlandse Zaken tijdens het Verenigd Koninkrijk van Willem I een zware diplomatieke vertegenwoordiging in het buitenland in stand. Zo bedroegen de kosten van het gezantschap te Londen in 1815 liefst 100.000 gulden, het dubbele van het departement zelf, dat destijds vijftien personeelsleden telde.
De reorganisatie van de departementen ingevolge het Koninklijk Besluit van 4 september 1823 nr.7 bracht ook voor Buitenlandse Zaken de aanstelling van een secretaris-generaal. De bureaus werden opgeheven. De secretaris voor geheime zaken behield pro forma zijn titel; de commissaris werd met de rang van referendaris toegevoegd aan de secretaris-generaal..
Onder de regering van Willem I werden fondsen voor de nijverheid ook aangewend voor consulaire activiteiten: om dit te vergemakkelijken werd in 1834 de administratie voor de Nationale Nijverheid overgebracht naar het departement van Buitenlandse Zaken, zij het als een afzonderlijk organisatie-onderdeel onder leiding van een administrateur. Deze combinatie was overigens van korte duur, want al in 1841 werden de taken van die administratie verkaveld over verschillende departementen, waarbij voor Buitenlandse Zaken het buitenlands economische beleid gereserveerd bleef.. Het handelsbeleid rond het midden van de 19de eeuw werd vooral bepaald door het streven naar vrijhandel en het beginsel van de vrije zee. Terwijl in deze jaren de diplomatieke dienst werd ingekrompen, werd het aantal consulaire agenten uitgebreid.
Omdat nogal wat ministers van Buitenlandse Zaken geen diplomatieke ervaring hadden, was er behoefte aan ondersteuning door een deskundige adviseur op dit terrein. Dit leidde in 1866 tot de instelling van het Kabinet, dat onder leiding kwam te staan van een diplomaat in de rang van gezant of gezantschapsraad.
2. Taken
De achtereenvolgende grondwetten vanaf 1814 gaven de Koning het `opperbestuur der buitenlandsche betrekkingen'. Als zodanig was de Kroon bevoegd zorg te dragen voor het diplomatieke verkeer, de benoeming van gezanten en consuls, het ontvangen van vreemde gezanten en consuls, het voeren van onderhandelingen en het sluiten van verdragen met vreemde mogendheden. De minister van Buitenlandse Zaken was bij uitsluiting belast met het buitenlands beleid van het gehele koninkrijk, inclusief Oost- en West-Indië. Wel was het usance, dat de minister van Koloniën werd betrokken bij koloniale kwesties en de betrekkingen met het Nabije en Verre Oosten.
2.1 Diplomatieke en protocollaire aangelegenheden
Het was de taak van de diplomatieke ambtenaren om tussenkomst te verlenen bij het diplomatieke verkeer tussen de Nederlandse regering en het land waar zij resideerden. De contacten tussen de Nederlandse en buitenlandse regeringen verliepen tot circa 1920 uitsluitend langs diplomatieke weg. Daarnaast hadden de diplomaten als taak over de ontwikkelingen in het land van hun standplaats periodiek te rapporteren aan hun minister. Benoeming en ontslag van diplomaten geschiedden bij KB maar werden voorbereid en uitgevoerd door het departement. Op het Congres van Wenen (1815) was een rangorde van diplomatieke vertegenwoordigers vastgesteld. De eerste categorie bestond uit ambassadeurs: zij werden alleen door grote mogendheden onderling ingezet. De tweede werd gevormd door buitengewone gezanten en gevolmachtigde ministers: de gezanten. De derde groep, die van ministers-resident (met minder bevoegdheden dan een gezant) verdween in de loop van de 19de eeuw. Ten slotte waren er nog de zaakgelastigden. In de beginjaren had Nederland een naar verhouding omvangrijk diplomatiek apparaat, met ambassades in Londen en Constantinopel. Na het aflopen van hun termijnen, respectievelijk in 1832 en 1828 heeft Nederland tot 1940 geen ambassadeurs meer benoemd.. Op aandrang van de Tweede Kamer werd na 1830 het aantal diplomatieke posten ingekrompen, terwijl andere een lagere status kregen. Rond 1850 hield Nederland zestien gezantschappen aan in het buitenland. Tot 1855 werden de contacten met veraf gelegen landen waarmee geen formele diplomatieke banden bestonden, zoals China en Japan, onderhouden door het departement van Koloniën. Van 1815-1867 was Buitenlandse Zaken betrokken bij een diplomatiek ingewikkelde situatie, waarbij het groothertogdom Luxemburg, bestuurd door de Koning van Nederland als Groothertog, lid was van de Duitse Bond. Dit gold van 1840-1867 tevens voor het hertogdom Limburg, dat echter in afwijking van Luxemburg als provincie deel uitmaakte van het koninkrijk der Nederlanden. Onder de protocollaire taken vielen:
  • het onderhouden van de contacten van de Koning met andere staatshoofden en met aanzienlijke personen, waaronder het regelen van staatsbezoeken;
  • aangelegenheden van het Koninklijk Huis: informatie aan het buitenland over geboorten, huwelijken en overlijden;
  • de accreditering van buitenlandse diplomaten in Nederland en van Nederlandse diplomaten in het buitenland;
  • het verlenen van Nederlandse onderscheidingen aan niet-Nederlanders en het geven van toestemming aan Nederlanders tot het aannemen van buitenlandse decoraties.
2.2 Sluiten van verdragen
Ingevolge artikel 58 van de Grondwet van 1815 had de Koning het recht verdragen te doen sluiten en te bekrachtigen, zij het met de verplichting daarvan aan de Staten-Generaal mededeling te doen. Voor verdragen inzake ruil of afstand van grondgebied was de goedkeuring van het parlement nodig. De bekrachtiging door de Koning vond plaats door middel van een plechtige oorkonde, waarin de gehele tekst van het verdrag was opgenomen. Voor andere overeenkomsten dan verdragen gold de goedkeuring bij wet niet: zij moesten wel zo spoedig mogelijk aan de Staten-Generaal worden meegedeeld.
Het voeren van de onderhandelingen over traktaten en overeenkomsten was een taak van Buitenlandse Zaken. Vaak gebeurde dat in nauw overleg met andere departementen. Bij bepaalde verdragen verleende Buitenlandse Zaken in hoofdzaak slechts diplomatieke tussenkomst: zo werden uitleveringsverdragen mede door Justitie behandeld.
2.3 Buitenlandse economische betrekkingen
De rol van Buitenlandse Zaken op dit beleidsterrein is niet altijd even groot geweest. In de beginjaren lag het zwaartepunt bij het ministerie van (Koophandel en) Koloniën en gedurende de gehele periode was de voor het handelsbeleid zo belangrijke heffing van rechten van in-, uit- en doorvoer een zorg van het ministerie van Financiën.
Met het oog op de behartiging van de belangen van de Nederlandse handel- en scheepvaart beschikte Buitenlandse Zaken in veel landen over consulaire agenten. .Tot ver in de 19de eeuw waren de meeste consuls onbezoldigde handelslieden, voor wie het consulaat een nevenactiviteit was. Er waren drie consulaire rangen: consul-generaal, consul en vice-consul; de twee eerste categorieën werden bij KB benoemd. Al in januari 1814 werd een regeling inzake hun taken vastgesteld, nadien gevolgd door diverse herzieningen.
Hun primaire taak was de bescherming van Nederlandse onderdanen, vooral hun belangen bij handel en scheepvaart: inklaring, aan- en afmonstering, het afgeven van zeebrieven, voorzieningen bij schipbreuk e.d. Zij moesten het departement periodiek informatie verschaffen, zoals halfjaarlijkse lijsten van Nederlandse schepen met gegevens over hun vracht en jaarlijkse verslagen over de economische situatie in het land van hun standplaats. De laatste categorie werd vanaf 1865 door het departement gepubliceerd, nadat eerder (vanaf 1849) samenvattingen waren verschenen in de Staatscourant. In landen waar Nederland diplomatiek niet vertegenwoordigd was, verzorgden de consuls-generaal tevens de politieke rapportage.
De meeste handelsverdragen kenden een summiere inhoud, veelal neerkomend op meestbegunstiging of behandeling op dezelfde voet als eigen onderdanen. Voor de handel op de koloniën moest Nederland vanaf 1855 vaak akkoord gaan met wederzijdse toelating van consuls.
2.4 Politiek-juridische aangelegenheden
In ruime zin was Buitenlandse Zaken belast met de behartiging van de belangen van Nederlandse staatsburgers in het buitenland en van vreemdelingen in Nederland. Over de rechten, status en bevoegdheden van wederzijdse staatsburgers waren met veel landen overeenkomsten gesloten. Daarin waren onder meer kwesties van nationaliteit en exterritorialiteit geregeld. In het laatste geval waren westerse onderdanen in vooral Aziatische en Noordafrikaanse landen onttrokken aan de plaatselijk rechtsinstellingen en kon hun zaak worden behandeld door de Nederlandse consul in het desbetreffende land.
Voorts had het departement de taak paspoorten af te geven. Een groot aantal Nederlandse consulaire posten had de bevoegdheid om ten aanzien van aldaar verblijvende Nederlanders registers van de Burgerlijke Stand aan te houden, notariële akten op te stellen en hulp te verschaffen aan rechterlijke autoriteiten. Het departement was belast met de afhandeling van nalatenschappen van in den vreemde overleden Nederlanders. Ten aanzien van de uitlevering van misdadigers en toelating en uitzetting van vreemdelingen, een taak die viel onder het ministerie van Justitie, diende Buitenlandse Zaken te letten op een juiste uitvoering van de verdragen en overeenkomsten.
Ten slotte had het departement bemoeienis met aangelegenheden van internationaal publiek- en internationaal privaatrechtelijke aard en juridische kwesties voortvloeiend uit verdragen, gesloten met vreemde mogendheden.
Geschiedenis van het archiefbeheer
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Verantwoording van de bewerking De archieven van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 1813 - 1870 waren aanvankelijk in twee inventarissen beschreven: Inventaris 2.05.01 die in de periode 1916 - 1923 door J.C. Beth is vervaardigd en in verschillende jaargangen van de VROA's is gepubliceerd:
  • Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 1918, Bijlage VII, De archieven van het Departement van Buitenlandsche Zaken, pag. 291 - 466;
  • Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 1921, Bijlage III, De archieven van het Departement van Buitenlandsche Zaken (1e supplement), pag. 111 - 240;
  • Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 1923, Bijlage VI, De archieven van het Departement van Buitenlandsche Zaken (2e supplement), pag. 174 - 207.
De inventaris bevatte de beschrijvingen van het departementsarchief, van de ratificaties over de periode 1813 - 1900 en van 43 archieven van commissies, legaties en consulaten. Inventaris 2.05.02 (supplement) bevatte een aanvulling op het departementsarchief en op enige commissies door J. Steur in 1927 vervaardigd en een lijst uit 1947 van de ratificaties over de periode 1900 - 1940. Er was alle reden beide inventarissen grondig te herzien omdat daarmee een chronisch ziektegeval uit de wereld kon worden geholpen. Daarmee is geen negatief oordeel uitgesproken over de kwaliteit van de afzonderlijke beschrijvingen door Beth vervaardigd. Zijn beschrijvingen zijn heel redelijk. Hij heeft de grote hoeveelheid onderwerpsgewijs geordende stukken meestal kernachtig en generalistisch beschreven. De onderzoeker trof tot nog toe bij het raadplegen van de archieven van het departement van Buitenlandse Zaken 1813 - 1870 een aantal barrieres:
  • het departementsarchief tot 1870 is in vier deelinventarissen beschreven (drie in 2.05.01 en één in 2.05.02) zodat er geen duidelijk overzicht te krijgen was van het totale bestand. Daar kwam bij dat er geen onderlinge verwijzingen tussen de deelinventarissen zijn gemaakt. De paginering in 2.05.01 werkt daarbij ook uiterst verwarrend.
  • alle inventarissen van legatie- en consulaatsarchieven uit inventaris 2.05.01 zijn in 1970 in aparte inventarissen beschikbaar gekomen. Daarmee kwamen gedeelten van inventaris 2.05.01 te vervallen.
  • de serie ratificaties uit inventaris 2.05.01 wordt vervolgd in 2.05.02, terwijl in 1976 nog een toegang is vervaardigd op een deel van het bestand dat niet eerder was beschreven: de ratificaties van merendeel multilaterale verdragen. Deze toegang heeft echter nooit de studiezaal bereikt.
  • het omvangrijke gedeelte van de inventarissen waarin de onderwerpsgewijs geordende stukken van het departementsarchief zijn beschreven is niet nader onderverdeeld. Daarmee is elke onderzoeker praktisch gedwongen om alle beschrijvingen door te nemen om vast te stellen of er iets, dan wel dat er niets van zijn of haar gading bij is. Daarbij kan wel gebruik worden gemaakt van een later door medewerkers van de afdeling vervaardigde trefwoordenlijst, maar deze is verre van volledig.
  • bij vele onderwerpsgewijs beschreven stukken is verwezen naar 'oud dossier nummer A ...' (of B). Het wijst erop dat deze stukken retro-acta zijn geweest van de in 1870 ingevoerde ordening van stukken in de series A-dossiers en B-dossiers. Deze aanduiding is een welkome ondersteuning wanneer men reeds onderzoek heeft gedaan in de serie A-dossiers of B-dossiers na 1870. De aanduiding is als zoekmiddel echter onbruikbaar omdat er geen lijst van is gemaakt die naar de betreffende inventarisnummers verwijst.
  • een deel van de bestanden betreffende grenscorrecties betreft geen zelfstandige archieven, maar bescheiden afkomstig uit het departementsarchief die daar van waren afgezonderd en sindsdien aparte collecties zijn blijven vormen. (met name de bestanden bekend onder de namen A IV, A VI, A VII en A IX).
  • in de loop der tijd zijn nogal wat aanvullingen verwerkt die handmatig in de inventaris zijn verwerkt. De betrouwbaarheid daarvan is niet optimaal omdat lang niet altijd alle exemplaren van de inventaris op identieke wijze zijn bijgewerkt. Dat geldt ook voor de vele met de hand aangebrachte extra aanwijzingen van medewerkers van de afdeling, die bovendien de inventaris niet erg leesbaar maken.
  • de vele materiële aanvullingen op het archief zijn in a-, b-, of c-nummers verwerkt, of in nummers met een asterix (*). Met het oog op de invoering van het automatiseringssysteem Archeion was het gewenst deze inventarisnummers te wijzigen in een nummer zonder extra aanduiding van letter of teken.
Mijn bedoeling was om de inventarissen 2.05.01 en 2.05.02 geheel te herzien, waarbij ook de beschrijvingen zouden worden nagetrokken en waar nodig verbeterd. Dat is met name nodig voor de beschrijvingen uit inventaris 2.05.02 die ten dele cryptisch, ten dele veel te gedetailleerd zijn. Door mijn vertrek bij de Tweede Afdeling per 1 januari 1990 heb ik mij moeten beperken tot een sanering van de verschillende onderdelen en de samenvoeging tot één inventaris van de beschrijvingen van het eigenlijke departementsarchief, zonder de beschrijvingen te toetsen of inhoudelijk te verbeteren. Daarbij heb ik de volgende werkzaamheden verricht:
  1. Samenvoeging van de beschrijvingen van de ratificaties uit:
    • inventaris 2.05.01 (1e supplement, pag. 88 (146) - 136 (194);
    • inventaris 2.05.02 (aparte pag. 1 - 29);
    • de niet-gepubliceerde inventaris van ratificaties van multilaterale verdragen, uit 1976
  2. In aparte inventarissen uitbrengen van de beschrijvingen van de commissie-archieven betreffende grensscheidingen (alle opgenomen in verzamelband 2.05.32) voor zover het stukken van voor 1870 betreft:
    • commissies tot regeling van de grensscheidingen tussen Nederland en Pruisen en Hannover (oud A II); nr. toegang 2.05.32.23
    • conferentie te Londen ter regeling van de Nederlandse en Belgische zaken (oud A III); nr. toegang 2.05.32.25
    • commissie tot regeling der grensscheiding tussen Nederland en België (oud A VIII); nr. toegang 2.05.32.24
  3. Onderbrengen van alle beschrijvingen van het archief van het departement (in enge zin) van Buitenlandse Zaken 1813 - 1870 in één inventaris, waarbij een systematische indeling is ontworpen. Aan de beschrijvingen zelf zijn slechts redactionele verbeteringen aangebracht. Als hoofdindeling is gekozen voor een onderscheid in stukken geordend op chronologie (I), op afzender (II) en op onderwerp (III). Bij de onderwerpsgewijs geordende stukken heb ik een indeling ontworpen die redelijk voldoet maar nog niet volledig is uitgewerkt en getoetst. Voor het toepassen van de rubriek III.D. Protocollaire aangelegenheden heb ik gekeken naar de indeling van het Kabinetsarchief 1871 - 1940. Binnen de rubriek III.F. Betrekkingen met het buitenland heb ik gekozen voor een onderwerpsgewijze indeling en niet voor een indeling naar land. Het laatste geeft namelijk weinig mogelijkheden om nog naar behoren verder op onderwerp in te delen. De nu gekozen indeling heeft als nadeel dat de beschrijvingen niet naar land zijn geordend. Dat nadeel is echter opgevangen door de index waarbij alle landen apart zijn geïndiceerd, voor zover ze in beschrijvingen zijn vermeld. Het voorlopig karakter van de inventaris komt ook tot uitdrukking in de rubriek III.G. Nog in te delen beschrijvingen die niet direkt plaatsbaar waren, hetzij door de beschrijving onvoldoende informatie daartoe gaf, hetzij doordat het schema er niet in voorziet.
  4. Als extra middelen om de toegankelijkheid te vergroten zijn enige bijlagen toegevoegd.
    • een verwijzing vanuit de nummers uit de serie A-dossiers en B-dossiers naar de stukken uit de periode 1813 - 1870, voor zover deze nummers in de beschrijvingen waren aangegeven.
    • een index op trefwoorden, die de bestaande en niet volledige handgeschreven index vervangt.
    • een concordantie van oude nummers naar nieuwe nummers. Dit was nodig omdat de later toegevoegde a- en b-nummers hernummerd moesten worden, evenals de ingevoegde stukken uit de collecties A IV, A VI, A VII en A IX en enige andere ingevoegde stukken. Overigens is hernummering verder achterwege gebleven.
    • een verwijzing van inventarisnummers naar de pagina's waar men deze terug kan vinden. Deze bijlage is nodig wanneer men de beschrijving van een bepaald inventarisnummer wil opzoeken. Door de herindeling van de inventaris en door het behoud van de bestaande nummering kan dat niet meer rechtstreeks gebeuren. Bij het raadplegen van de bijlage die verwijst vanuit A-dossiernummers moet men eveneens deze bijlage raadplegen om de juiste pagina waar de beschrijving voorkomt te kunnen vaststellen.
Het doel van de werkzaamheden was de bruikbaarheid van de bestaande inventaris(sen) te vergroten, waarbij de kwaliteit van de beschrijvingen zelf in principe buiten beschouwing is gebleven. Deze werkzaamheden zijn niet geheel voltooid. Het resultaat van een en ander is dan ook een voorlopig produkt, waar nog een aantal werkzaamheden aan moet worden verricht, zoals een duidelijke aanwijzing voor het verrichten van onderzoek in het archief, met name waar het de ordening van de series en het gebruik van de eigentijds toegangen betreft. Niettemin is het belangrijkste doel van deze sanering bereikt: de toegankelijkheid van het departementsarchief van het ministerie van Buitenlandse Zaken over de periode 1813 - 1870 is verbeterd.
Ordening van het archief
Gegevens voor dit hoofdstuk zijn ontleend aan:, pp. 197-207. F.J.M. Otten, Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004)
De inventaris maakt globaal onderscheid in a. chronologisch geordende stukken (het verbaalarchief) en b. op onderwerp geordende stukken (de buiten-verbaal gehouden bescheiden). De laatste categorie bevat veel belangrijke stukken en de onderzoeker doet er dan ook verstandig aan eerst na te gaan of daarin relevante stukken zitten, en dan pas onderzoek te doen in het verbaal.
Verbaalarchief
In meerderheid zijn de stukken geborgen in het chronologisch verbaal. Vanuit het oogpunt van archiefsystematiek en wijze van berging van de stukken zijn een drietal periodes te onderscheiden: 1813-1823, 1824-1862 en 1863-1870.
Jaren 1813-1823:
In deze periode fungeerden twee bureaus, maar alleen in de eerste jaren (1813-1816) leidde dat per bureau tot aparte series ingekomen stukken, minuten van uitgaande stukken en bijbehorende toegangen. Vanaf 1817 is deze scheiding ongedaan gemaakt: er kwam één serie ingekomen stukken en één serie minuten, die elk hun eigen, per jaar doorlopende nummering hebben. Voor in elk pak ligt een lijst van ontbrekende nummers (vaak van stukken die gingen deel uitmaken van dossiers).
Om de relatie tussen ingekomen stuk en bijbehorend uitgaand stuk te achterhalen, kunnen zowel de agenda's als de indices dienen: in de rechter kolommen van agenda en index wordt verwezen naar datum en nummer van de minuut. De indices missen in deze jaren vaak een aparte hoofdenlijst, maar de hoofden (rubrieken) zijn wel alfabetisch geordend. Als hoofd zijn naast onderwerpen ook instanties (bijvoorbeeld: Amerika, legatie) gebruikt. In de klappers is per letter eerst een lijstje van onderwerpen en geografische begrippen opgenomen, daarna volgen (niet lexicografisch) de persoonsnamen.
Jaren 1824-1862:
Vanaf begin 1824 werden ingekomen stukken en minuten samengevoegd in één serie, waarbij de minuut van het uitgaande stuk werd geborgen bij - en op ontvangstdatum en agendanummer van het ingekomen stuk. Voor in elk pak ligt (net als in 1813-1823) een lijst van ontbrekende stukken, terwijl nu per dag een dagagenda is bijgevoegd, die in de rechter kolom verwijst naar de pagina's van de index.
Die indices zijn nodig om het vervolg van een zaak te kunnen traceren. De meeste indices hebben voorin (beknopte) hoofdenlijsten. Grotere hoofden zoals `Koophandel en zeevaart' of `Militaire zaken' kregen een nadere verdeling in sub-rubrieken. Omdat veel stukken in de indices werden ingeschreven zowel op onderwerp als op afzender, werd in de rechter kolom vaak verwezen naar een pagina waarop het stuk een tweede maal was geregistreerd. De klappers zijn qua systematiek ongewijzigd gebleven ten opzichte van de jaren 1813-1823.
Naast dagagenda's, indices en klappers zijn er over de gehele periode 1813-1870 voor de correspondentie met de legaties ook zogenaamde accusatieboekjes bijgehouden, in feite een concordantie tussen datum en nummers van de afzenders en die in het verbaal van Buitenlandse Zaken.
Jaren 1863-1870:
Ook in deze jaren werd het agendastelsel toegepast (met de minuten geborgen bij - en op ontvangstdatum en nummer van het bijbehorende ingekomen stuk), maar de agendanummering per dag werd vervangen door een per jaar doorlopende nummering. Op de minuten staat wel een veelal latere datum van verzending vermeld, maar deze datum had dus geen invloed op de berging. In een later stadium ingekomen en uitgegane stukken over een zelfde zaak kregen een eigen (hoger) nummer en werden daar ook opgelegd: binnen het verbaal vond dus geen dossiervorming plaats. Wel werden in toenemende mate stukken buiten het verbaal gehouden en tot onderwerp-bundels gevormd.
Er zijn voor deze periode geen indices beschikbaar. De klappers op eigennamen verwijzen nu naar de agendanummers. In de agenda's zelf werd in de rechter kolom vermeld, of en zo ja op welke dag een afdoening (minuut) plaats vond op de ingekomen stukken.
Geheim verbaal (vanaf 1825):
Het verbaal bevatte aanvankelijk ook de geheime stukken, tot deze categorie in oktober 1825 een eigen serie ging vormen, waarvan in 1828 weer een serie zeer-geheime verbalen werd afgesplitst. De wijze van berging is conform het niet-geheime verbaal. De geheime stukken werden meestal in aparte agenda's ingeschreven, maar in de indices samen met de niet-geheime stukken opgenomen.
Op onderwerp geordende stukken Naast het verbaalarchief zijn er de op onderwerp geordende stukken, die door de inventarisator zijn gerubriceerd. Deze rubrieken weerspiegelen de diverse taken:
  • organisatie en personeel van het departement en van de buitenlandse dienst, met onder meer een omvangrijke serie correspondentie inzake benoeming en ontslag van consulaire amtenaren;
  • comptabele aangelegenheden, met registers van ordonnanties tot betaling, ontwerp-begrotingen, rekeningen;
  • protocollaire aangelegenheden, met sub-rubrieken als: Koninklijk Huis, bekrachtiging van verdragen, verlenen en aannemen van onderscheidingen, en erkenning van diplomatieke en consulaire vertegenwoordigers;
  • belangenbehartiging van Limburg (vanaf 1840) en Luxemburg (vanaf 1815) als leden van de Duitse Bond;
  • betrekkingen met het buitenland, met sub-rubrieken als: algemeen, politiek-militaire zaken (waaronder grensverdragen), economische zaken (met veel stukken betreffende de onderhandelingen over verdragen van handel en scheepvaart), juridische aangelegenheden (onder meer uitlevering van misdadigers), scheepvaart (met name de Rijnvaart).
In de sub-rubriek `algemeen' van deze laatste rubriek (betrekkingen met het buitenland) zijn enkele belangrijke series ondergebracht. Allereerst de serie traktaten uit de jaren 1813-1870, voorzien van een eigen nummering 1-399 (voor de bijbehorende ratificaties zie paragraaf 3.4). Voorts de zogenaamde ochtendrapportage aan de Koning en de politieke rapportage van Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigers in het buitenland. De ochtendrapporten zijn in feite agenda's waarmee politieke depêches aan de Koning werden aangeboden, met een `voorlopig voorstel' van de minister inzake de afdoening en een kolom waarin de `beslissing van den Koning' kon worden vermeld (ook na 1848 toen er voor de Koning aanzienlijk minder zelfstandig viel te beslissen). De serie politieke rapportage begint in 1853: voordien werden deze stukken opgelegd in het verbaal. De serie is primair op jaar en secundair op diplomatieke standplaats geordend. Opgemerkt zij, dat tot in de tweede helft van de 19de eeuw de correspondentie tussen het departement en de diplomatieke vertegenwoordigers in het Frans werd gevoerd.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Buitenlandse Zaken, nummer toegang 2.05.01, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, BuZa 1813-1870, 2.05.01, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Bijlagen

Archiefbestanddelen