Nationaal Archief. Collectie, tentoonstellingen en activiteiten

Raad der Amerikaanse Bezittingen

2.01.28.02
A. Telting
Nationaal Archief, Den Haag
1899
cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok:

2.01.28.02
Auteur: A. Telting
Nationaal Archief, Den Haag
1899
CC0

Periode:

1795-1806

Omvang:

35,00 meter; 463 inventarisnummers.

Taal van het archiefmateriaal:

Het merendeel der stukken is in het Nederlands. Enkele srukken zijn gesteld in het Frans en in het Engels.

Soort archiefmateriaal:

Normale geschreven en gedrukte documenten. Geen bijzondere handschriften.

Archiefbewaarplaats:

Nationaal Archief, Den Haag

Samenvatting van de inhoud van het archief:

De archieven van de raad der Amerikaansche Coloniën 1801-1806 bevatten resoluties met toegangen en bijlagen uit zowel het gewoon archief als het geheim archief, afkomstig van het hoogste bestuur, de departementen van Politie en Justitie, Commercie en Finantie, Defensie en Militie en de ambtenaren.
In de subrubrieken waaronder de koloniën zijn gerangschikt zijn stukken te vinden van zeer diverse aard zoals, brieven, kopieboeken, kasboeken en rekeningen, maar ook stukken betreffende criminele processen, dagboeken van de gouverneurs-generaal, logboeken en bijvoorbeeld monsterrollen van burgelijke ambtenaren, militairen en slaven in dienst van het gouvernement van de Kust van Guinea.

Archiefvormers:

  • Comité tot de Zaken Koloniën en Bezittingen op de Kust Guinea en in Amerika, Boekhouder- en Ontvanger-Generaal
  • Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen
  • Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen, Boekhouder-Generaal en Ontvanger-Generaal
  • Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen, Commissaris en Commies van Militaire Zaken
  • Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen, Departement Amsterdam
  • Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen, Departement Rotterdam
  • Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen, Departement Zeeland

Archiefvorming

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud

De structuur van de archieven van de Amerikaanse Raad

Niet alleen wat betreft taken maar ook wat betreft de inrichting van het archief bestaan overeenkomsten tussen de Amerikaanse Raad en zijn rechtsvoorganger, het West-Indisch Comité: de archieven van beide organisaties zijn serie-archieven, geordend volgens het resolutiestelsel, waarbij de serie gewone resoluties en de serie geheime resoluties de kern van het archief vormen. (

Thomassen, Th.H.P.M., 'Het resolutiestelsel voor gebruikers', in: Reader Archiefschool nummer AO1 (Den Haag 1997) 43-52 en Schie, H.A.J van, Registratuur van de Nederlandse overheidsadministratie in de negentiende eeuw (Den Haag 1992) geven beiden een uitgebreide toelichting op het resolutiestelsel.

)

De inrichting van het archief houdt verband met het type organisatie dat het archief heeft gevormd. De Amerikaanse Raad was een collegiaal (meerhoofdig) bestuursorgaan. De leden van het hoogste bestuur van de Raad waren gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken en kwamen dagelijks in vergadering bijeen om allerlei beslissingen te nemen (geheime vergaderingen werden minder frequent belegd). Deze beslissingen worden resoluties genoemd en werden in resolutieboeken opgetekend. De resoluties moeten niet worden verward met de voor ons bekendere term notulen: resoluties zijn gemotiveerde lijsten van besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen, terwijl in notulen niet alleen de besluiten, maar ook de daaraan voorafgegane discussies worden weergegeven. De onderzoeker dient hiermee rekening te houden, aangezien in de resoluties de termen resoluties en notulen door elkaar worden gebruikt.

Bij beide series resoluties horen twee series bijlagen, namelijk een serie ingekomen stukken en een serie minuten van uitgaande stukken. Hoe de resoluties en de bijlagen met elkaar verbonden zijn, wordt hier uiteengezet.

De vergaderingen van de Amerikaanse Raad verliepen volgens een vast patroon, dat werd bepaald door de stukken die aan de Raad waren toegestuurd. Nadat de resoluties van de vorige vergadering waren 'geresumeerd' (voorgelezen) en 'gearresteerd' (vastgesteld), kwamen de ingekomen stukken ter tafel en wel in deze volgorde: stukken van de overheid, stukken van leden, departementen en ambtenaren van de Amerikaanse Raad in Den Haag, stukken van de stedelijke departementen te Amsterdam, Rotterdam en Middelburg, stukken uit de koloniën. Na de geschreven stukken volgden mondelinge rapporten van bijvoorbeeld de commissarissen van de Haagse departementen of van de secretaris van de Raad. Verzoekschriften en andere stukken van burgers kwamen als laatste ter tafel.

De inhoud van alle stukken en mededelingen wordt in de resolutieboeken kort weergegeven. Dan volgt het eigenlijke besluit, ingeleid door de zinsnede 'waarop gedelibereerd zijnde'. Een finale resolutie heeft een definitief karakter; een niet-finale resolutie kan een besluit behelzen over de voortgang van een zaak (bijvoorbeeld het besluit om over een ingekomen stuk advies in te winnen bij een van de departementen van de Raad in Den Haag; zo'n besluit heet een resolutie commissoriaal en leidde tot een schriftelijk of mondeling rapport in een volgende vergadering, waarin een finale resolutie werd genomen). Het kwam ook voor dat men alleen kennisnam van een stuk; in zo'n geval staat in de resolutie de aanduiding 'notificatio'.

Het verband tussen een ingekomen stuk en de vergadering waarin het is behandeld wordt expliciet gemaakt doordat de administratie van de Amerikaanse Raad bij ontvangst een exhibitumdatum op het stuk schreef: op het stuk werden, meestal in de linkerbovenhoek van het stuk en in een ander handschrift en met een andere kleur inkt dan de rest van het stuk, de aanduiding 'exh.' of 'lecta' (gelezen) of 'ing.' (ingekomen) geschreven en de datum van binnenkomst geregistreerd (die gelijk was aan de datum van behandeling in een vergadering). Indien het stuk tijdens een geheime vergadering werd behandeld, werd aan de exhibitumdatum vaak ook de aanduiding 'secreet' toegevoegd.

De ingekomen stukken werden meestal per afzender, en daarbinnen chronologisch op datum van resolutie, ingebonden.

Het nemen van een resolutie had vaak tot gevolg dat door de Amerikaanse Raad een brief of een rapport aan een andere organisatie of persoon werd geschreven. Van de meeste uitgaande stukken werd eerst een concept geschreven; na goedkeuring kreeg het concept de status van minuut, waarnaar een expeditie (een voor verzending bestemd netexemplaar) werd vervaardigd. Een groot aantal resoluties van de Amerikaanse Raad werd in kopievorm gestuurd naar derden; het spreekt vanzelf dat van deze stukken geen aparte minuutversies werden gemaakt.

Voor verzoekschriften geldt dat het kale verzoekschrift beschouwd moet worden als ingekomen stuk, terwijl het verzoekschrift, waarop door een functionaris van de Raad in kladvorm een beschikking is aangetekend, beschouwd moet worden als minuut van een uitgaand stuk.

Ook de minuten van uitgaande stukken werden per geadresseerde geordend en daarbinnen chronologisch op datum van resolutie.

De archiefvormers binnen de Amerikaanse Raad die een archief volgens het resolutiestelsel hebben achtergelaten zijn het hoogste bestuur van de Raad in Den Haag en de stedelijke departementen te Amsterdam, Rotterdam en Middelburg, waarbij moet worden opgemerkt dat van de laatste twee een te verwaarlozen hoeveelheid archiefbescheiden bewaard is gebleven. Bovendien worden de ambtsverrichtingen van de commissaris van het stedelijke departement te Amsterdam geen resoluties genoemd, maar verbaal. De archieven van de overige archiefvormers binnen de Amerikaanse Raad in Den Haag bestaan louter uit ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken. Wat deze stukken aan elkaar verbindt zijn de vergaderingen van het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad, waarin werd besloten tot het verzenden van stukken aan een departement of ambtenaar, of waarin stukken van een departement of ambtenaar werden besproken. Het gebruik van deze archieven en van het archief van de stedelijke commissaris te Amsterdam wijkt dus niet fundamenteel af van het gebruik van het gewone en het geheime archief van het hoogste bestuur van de Raad.

Toegang op de resoluties wordt verschaft door indices. Deze zijn alfabetisch op trefwoorden gerangschikt en bevatten ook alfabetische naamindices. Een overzicht van gebruikte trefwoorden en namen staat steeds voor in elke index. Door het verband tussen de resoluties en de bijlagen verwijzen de indices indirect ook naar de ingekomen stukken en de minuten van uitgaande stukken. Voor de gewone resoluties van het jaar 1805 is bovendien een agenda van ingekomen en uitgaande stukken voorhanden.

Onderzoek in de archieven van de Amerikaanse Raad

Hoewel de structuur van de archieven van de Amerikaanse Raad in theorie duidelijk is, zal het verrichten van archiefonderzoek naar de Raad niet altijd probleemloos verlopen. Dat is het gevolg van het ontbreken van voldoende gegevens over de werkzaamheden van een aantal functionarissen van de Raad en van het ontbreken van precieze gegevens omtrent de vernietiging van delen van het archief in de negentiende eeuw, maar vooral van de onnauwkeurige en weinig stelselmatige registratie van ingekomen stukken door de administratie van de Amerikaanse Raad: op veel ingekomen stukken ontbreekt de exhibitumdatum. De onnauwkeurige registratie is er de oorzaak van dat van een groot aantal stukken het verband met de resoluties niet kon worden bewezen, terwijl het goed mogelijk is dat ze wel bijlagen zijn bij de resoluties. Het verrichten van onderzoek in de archieven van de Amerikaanse Raad vergt dan ook doorzettingsvermogen en creatief denkwerk.

De onderzoeksmethode in het gewone en het geheime archief van het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad [het stedelijk departement te Amsterdam] (

De instructie voor het gebruik van de inventaris is nauwelijks relevant voor de archieven van de stedelijke departementen te Rotterdam en Middelburg.

) is als volgt:

Indien u een resolutie van een bepaalde datum zoekt, dan kunt u deze rechtstreeks vinden in de resolutieboeken (inv.nrs. 1-32) [Amsterdams verbaal: inv.nrs. 253-256].

De concepten, de minuten en de netexemplaren van de resoluties geven soms verschillende versies van één resolutie. Het komt voor dat in de netversie van een resolutie een passage ontbreekt, die wel in de concept- of minuutversie staat, en vice versa. U moet zich realiseren dat het netexemplaar de officiële versie van een besluit weergeeft en dat daarnaar werd gehandeld. De concept- en minuutversies hebben geen rechtsgeldigheid.

Indien u een onderwerp van onderzoek heeft, zoek dan in de trefwoordenindices op de gewone resoluties en in de trefwoordenindices op de geheime resoluties naar trefwoorden en namen die aansluiten bij het onderwerp (inv.nrs. 33-41) [Amsterdams verbaal: 253-256].

  • Elke index begint met een alfabetisch overzicht van voorkomende persoonsnamen. Achter elke naam staan verwijzingen naar pagina's elders in de index. Na het overzicht van persoonsnamen volgt een overzicht van trefwoorden ('rubrieken' of 'hoofden') in de volgorde waarin ze in de index staan genoemd.
  • In de index treft u samenvattingen en data aan van de resoluties over het gezochte onderwerp. Wanneer u één of meer resoluties heeft gevonden, kunt u deze in de resolutieboeken opzoeken. De index verwijst alleen naar de netversies van de resoluties. Door raadpleging van de concepten en de minuten van de resoluties (inv.nrs. 1-32) kunnen eventuele verschillen tussen de officieuze en de officiële besluiten aan het licht komen
  • In de samenvatting van een resolutie kunnen verwijzingen staan naar samenvattingen van andere resoluties (in dezelfde index) die met de eerste resolutie verband houden.
  • Tijdens geheime vergaderingen kwamen zaken van gevoelige aard aan de orde: de aanstelling van hoge functionarissen in de Bataafse Republiek en in de koloniën, bepaalde financiën, defensie en buitenlandse betrekkingen. Het is verstandig om, ongeacht het onderwerp dat u zoekt, altijd in de indices van beide series resoluties te zoeken.

Al lezende in een resolutie [het verbaal] wordt duidelijk naar aanleiding van welk ingekomen stuk de resolutie is genomen. In de inventarisnummers 73-111 [Amsterdams verbaal: inv.nrs. 250-252 en 257-259] vindt u de ingekomen stukken die bijlagen waren bij de resoluties. In de inventaris zijn de stukken per afzender gerangschikt; daarbinnen staan ze in chronologische volgorde.

  • Veel ingekomen stukken werden per afzender ingebonden; de banden werden dan meestal voorzien van een inhoudsopgave. Indien dit het geval is, staat dat bij de beschrijving in de inventaris aangegeven. De inhoudsopgaven vergemakkelijken het zoeken, maar het is gebleken dat ze soms niet volledig zijn.
  • Het komt vaak voor dat ingebonden ingekomen stukken niet chronologisch op datum van resolutie zijn geordend. Indien u een stuk niet meteen aantreft, is het raadzaam de hele band te doorzoeken.
  • Indien u op deze wijze de bijlage bij een resolutie niet vindt en indien er in de resolutie staat dat het betreffende ingekomen stuk voor advies is doorgestuurd naar een derde (een van de departementen of ambtenaren van de Raad in Den Haag), dan is het mogelijk dat het stuk berust in het archief van deze derde.
  • Indien ook dit geen resultaat oplevert, dan loont het de moeite om het stuk te zoeken in § II - X. Deze paragrafen bevatten stukken waarvan het verband met de resoluties niet is aangetoond, terwijl het wel zou kunnen dat er een verband bestaat.

Het nemen van een resolutie leidde er vaak toe dat de Amerikaanse Raad een brief of rapport schreef aan een andere persoon of organisatie. Concepten en minuten van deze stukken vindt u in inv.nrs. 63-72 [Amsterdams verbaal: inv.nrs. 247-249].

  • De minuten van uitgaande stukken zijn per geadresseerde gerangschikt en liggen, net als de ingekomen stukken, op chronologische volgorde van resolutie.
  • Indien u op deze wijze een minuut van een uitgaand stuk niet kunt vinden, kijk dan bij de concept- en minuutversies van de gewone en de geheime resoluties van het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad (inv.nrs. 1-32 en 48-57). Hierin zijn namelijk vaak kladversies van uitgaande stukken opgenomen.
  • Indien ook dit geen resultaat oplevert, dan loont het de moeite om het stuk te zoeken in § II - X. Deze paragrafen bevatten stukken waarvan het verband met de resoluties [het verbaal] niet is aangetoond, terwijl het wel zou kunnen dat er een verband bestaat.

Al lezende in de resoluties wordt tevens duidelijk welke andere departementen of functionarissen van de Raad betrokken waren bij de totstandkoming van de resolutie. Indien u de minuut van een uitgaand stuk niet in de hierboven genoemde paragrafen vindt, dan kan het zijn dat een ander organisatieonderdeel dan het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad was aangewezen om het uitgaande stuk te schrijven. In Den Haag zijn dat de boekhouder-generaal, de ontvanger-generaal en het departement militaire zaken.

Wanneer ook dit geen resultaat oplevert, dan kunt u gebruik maken van een omweg: u zoekt het stuk bij de ingekomen stukken van het archief van de persoon of organisatie voor wie het stuk was bestemd.

Indien u niet de resoluties [het verbaal] als uitgangspunt neemt van uw onderzoek, maar de ingekomen stukken bij de resoluties, dan is het volgende van belang.

Op veel ingekomen stukken ontbreken exhibitumdata. Officieel staan deze stukken dus buiten de registratuur van de resoluties. Een groot aantal van deze stukken was echter wel degelijk bijlage bij de resoluties en is geplaatst in § II - X. Indien u in één van deze paragrafen een ingekomen stuk aantreft zonder exhibitumdatum, dan is het door middel van het beredeneerd gebruiken van de trefwoordenindices op de resoluties altijd mogelijk de bij dit stuk behorende resolutie te vinden: de naam of functie van de afzender, het onderwerp van het stuk of de naam van een kolonie kunnen dan als zoeksleutel fungeren.

Selectie en vernietiging

Verantwoording van de bewerking

Aanwijzingen voor de gebruiker

Verwant materiaal

Bijlagen

Beschrijving van de series en archiefbestanddelen

Reacties

Nieuwe reactie inzenden
Velden gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplicht
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.
  • Adressen van webpagina's en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Toegelaten HTML-tags: <p> <a> <em> <strong> <br> <abbr>
  • Zet HTML-elementen in hoofdletters om naar kleine letters.
Uitgebreid
Zoek in collecties
Zoek in