Staten-Generaal

Woord vooraf

Het archief van de Staten-Generaal (1588-1796) is een zeer omvangrijk archief, waarvan de inventarisatie in een tussenstadium is blijven steken. Na de uitgebreide en secure studie van Van Riemsdijk (

Riemsdijk, jhr. mr. Th. van, De griffie van Hare Hoog Mogenden, Bijdrage tot de kennis van het archief van de Staten-generaal der Vereenigde Nederlanden, ('s-Gravenhage 1885).

) was het zo'n halve eeuw rustig rondom het archief. In de jaren 1954-1963 vervaardigde N.M. Japikse een inventaris op het archief van de Staten-Generaal. Misschien wel het belangrijkste bezwaar tegen deze inventaris was, dat Japikse het schrijven van een inleiding achterwege liet. Zo kon het idee postvatten dat het archief van de Staten-Generaal lastig en moeilijk is en onderzoek en bestudering een tijdrovende zaak. Deze toelichting dient de drempel tot het archief iets te verlagen.

In deze toelichting op het archief wordt allereerst de structuur van het archief beschreven: de verschillende onderdelen en hun samenhang. Per onderdeel worden vervolgens de kenmerken en bijzonderheden toegelicht. Belangrijke aanwijzingen voor de raadpleging van stukken worden vet gedrukt en in een kader geplaatst.

De structuur van het archief en de verschillende onderdelen zijn in schema's gezet en als bijlagen geplaatst na de geschreven toelichting. De onderdelen hebben dezelfde hoofdstuknummering gekregen en zijn zo gemakkelijk te herkennen. Voor het gebruik van de resoluties wordt een uitvoerige aanbeveling gegeven.

Behalve van de opmerkingen en toelichtingen die Japikse al gaf in de inventaris, is vooral gebruik gemaakt van Van Riemsdijks De griffie van Haar Hoog Mogenden en de tabellarische inventaris van Thomassen.

0 Het archief van de Staten-Generaal in zijn omgeving

Het archief van de Staten-Generaal zoals dat berust in het depot van het Algemeen Rijksarchief beslaat zo'n 1200 m'. Het bestaat uit het archief van de Staten-Generaal zelf (1576-1796) en enkele gedeponeerde archieven.

In 1814 werden de stukken overgebracht naar het Rijksarchief. Hier werd het archief, met name de verschillende series resoluties, ter completering of vervanging "aangevuld" met kopieregisters uit andere verworven archieven. Ook werden complete series in bruikleen gegeven aan andere instellingen. Zo raakten archieven en series resoluties vermengd. (

Toen in 1982 een verzameling registers, die in 1856 (!) aan de bibliotheek van de Tweede Kamer in bruikleen was gegeven, terugkeerde naar het Algemeen Rijksarchief was dit de aanleiding een uitgebreid onderzoek te starten naar aard, herkomst en onderling verband van de (resolutie-)registers die in de loop van de tijd aan het Rijksarchief waren overgedragen of behoorden tot de series die zich daar bevonden. Theo Thomassen, "De resoluties van de Staten-Generaal tabellarisch geïnventariseerd" in: Nederlands archievenblad 89 (1985).

)

Naast deze vermenging zijn er ook gedeponeerde archieven. Allereerst de archieven van vóór 1588:

Ook gedeponeerd archief -in de letterlijke zin van het woord- zijn de bijlagen tot de verbalen, stukken afkomstig van generaliteitsrechtbanken en diverse kleine archiefjes, voornamelijk rekeningen van de Generaliteitslanden in de laatste jaren van Spaans bestuur die zijn ondergebracht in de loketkas. (

J.A.M.Y. Bos-Rops e.a., De archieven in het Algemeen Rijksarchief. Alphen aan de Rijn, 1982. p. 48

)

Tot slot de archieven die reeds werden afgescheiden:

Bij onderzoek in het archief van de Staten-Generaal kan het van belang zijn ook "verwante" archieven te raadplegen. Naast het archief van de Raad van State en de al eerder genoemde Legatiearchieven moet in dit verband ook vermeld worden het familiearchief van de griffiers Fagel. (

Toegangsnummers 1.10.29 en (supplement) 1.10.94.

)

1 De structuur van het archief

Het archief van de Staten-Generaal, gevormd door een collegiaal bestuur, is een goed voorbeeld van een archief geordend volgens het z.g. resolutiestelsel: de "romp" of "ruggegraat" van het archief bestaat uit de serie resoluties. Daarna volgen de bijlagen bij de resoluties. Dit alles chronologisch geordend op de datum van de resoluties. Op deze "registratuur van de resolutiën" sluit de "registratuur van de depêches" aan. (

Een term van Van Riemsdijk (o.a. p.111).

) Ook deze depêches dragen de data van de resoluties, waarvan zij immers een uitvloeisel zijn.

Zo eenvoudig als hierboven geschetst zit een archief van een college dat zich met zoveel uiteenlopende zaken bezighield en een archief dat bovendien gevormd werd over een periode van 200 jaren, natuurlijk niet in elkaar. Allereerst werden er gedurende die twee eeuwen negen verschillende, elkaar deels overlappende series resoluties gevormd. De bijlagen bij de resoluties vinden we terug in de serie "liassen" (die uiteenviel in 22 zg. respecten) en in een aantal series delen en dossiers die wegens hun aard en formaat niet in de liassen werden opgenomen: de -verschillende series- verbalen, processtukken en rekeningen. De depêches en brievenboeken vormen aparte, ook niet altijd even homogeen samengestelde rubriek.

Naast al deze stukken (resoluties en oorzaak en gevolg van die resoluties) waren er nog vele "losse papieren": o.a. "vele documenten, die bij het onderzoek van allerlei zaken in hunne (=Staten-Generaal) handen waren geraakt". (

Van Riemsdijk, p.126.

) Deze documenten vinden we terug in de "Loketkas" en "Secrete kas". "De stukken, welke de Griffier na de afdoening eener zaak aan den Agent ter 'seponeering' ter hand stelde, werden doorgaans in de lengte gevouwen en in de daartoe bestemde loketten geplaatst." (

Van Riemsdijk, p.127.

) De bundels werden chronologisch gerangschikt. De gebruikte respecten zijn overigens vrijwel dezelfde als de respecten gebruikt voor de liassen.

Globaal kunnen we het archief van de Staten-Generaal dus in drie grote blokken verdelen:

-de registratuur van de resoluties, bestaande uit de resoluties en de bijlagen;

-de registratuur van de dêpeches, waarin we de registers met de (afschriften van) ingekomen en uitgaande stukken aantreffen;

-de overige stukken, waarmee met name de loketkas en de secrete kas worden bedoeld. (

Inventaris SG, p.495 en Van Riemsdijk, pp.89 en 126

)

Enkele rubrieken onttrekken zich min of meer aan deze globale indeling. Zo zijn de "Acten" weliswaar te formuleren als "uitgaande stukken", maar in de loop der jaren ontstond een vrijwel zelfstandige "registratuur van de acten". In het archiefschema van Japikse behield deze rubriek dan ook een aparte plaats.

OVERZICHT VAN DE HOOFDSTRUKTUUR VAN HET ARCHIEF

I RESOLUTIES	A ORDINARIS RESOLUTIES 2.1.1
	B SECRETE RESOLUTIES 2.1.2
	C PARTICULIERE REGISTERS 2.1.3
II BIJLAGEN	A 'LIASSEN' 2.3.1	voor overzicht van de (22) respecten zie bijlage
	B AFZONDERLIJKE SERIES 2.3.2	voor overzicht van de (14) verschillende series zie bijlage
	C MINUTEN 2.3.3
III REGISTERS	A DEPECHEBOEKEN 2.4.1
	B BRIEVENBOEKEN 2.4.2
	C GEDRUKTE PUBLICATIES 2.4.3
IV AKTEN 2.5		voor overzicht van de (10) verschillende series zie bijlage
V TITELBOEKEN
VI LOKETKAS EN SECRETE KAS 2.6	A SPAANSE REGERING	voor overzicht van de respecten zie bijlage
	B GEüNIëERDE PROVINCIëN C 1588-1795
VII TRACTATEN EN RATIFICATIES
VIII OVERGEDRAGEN ARCHIVALIA
IX INVENTARISSEN

2 De onderdelen

2.1 Resoluties

(

Van Riemsdijk, pp.89-91 en 101-110.

)

De gang van zaken tijdens een vergadering van de Staten-Generaal veranderde niet wezenlijk in de periode van twee eeuwen, waarin dit archief gevormd werd. Resoluties kwamen tot stand in de vergadering van de Staten doordat er een "propositie" werd gedaan, waarna de zaak in "deliberatie" werd gebracht. Vervolgens gaven de provinciën hun adviezen en "concludeerde" de president na opneming van de stemmen. De griffier nam in de resolutie op: de propositie, de adviezen en de conclusie. (

De deliberatie zal men dus niet in de resolutie aantreffen!!

)

Tot 1637 was het gebruikelijk dat de griffier de resolutie meteen opstelde en voorlas, waarna zij werd vastgesteld nog voordat men overging tot de behandeling van een volgende zaak. Vanaf mei 1637 werd de resolutie pas in de volgende zitting geresumeerd. De griffier las de resoluties van de vorige vergaderdag voor, aan het begin van de vergadering, waarna zij opnieuw in stemming werden gebracht en goedgekeurd. Deze veranderde manier van werken had tot gevolg dat er een nieuwe serie resoluties ontstond: de serie netresoluties, naast de reeds bestaande minuutresoluties. (

Beter is in dit verband te spreken van een serie originelen of net-resoluties, naast de in 1637 nieuw gevormde serie minuutresoluties. Zo'n onderscheid doet immers meer recht aan de veranderde werkwijze, en maakt duidelijk dat er tussen 12 en 13 mei 1637 een duidelijke cesuur bestaat. Zie: Thomassen, Tabellarische inventaris, [1986] typoscript.

)

Ook in het jaar 1671 ontstond er een nieuwe serie resoluties, wederom als gevolg van een veranderde werkwijze. In de loop der jaren had zich een eenvormige redactie van de resoluties ontwikkeld. Het extenderen van de resoluties had nu plaats tijdens de vergaderingen van de Staten-Generaal. (

Extenderen: in de vereiste vorm uitwerken. Van Riemsdijk, p.102: "(..) dat men voor de conclusie den korten inhoud plaatste van hetgeen door de propositie in deliberatie was gebracht, hetgeen men het extendeeren van de resolutiën noemde."

) De griffier vermeldde alleen nog de conclusie over een propositie, die in deliberatie was gebracht. De aldus gevormde serie resoluties werd aangeduid met "eerste minuten". Na afloop van de vergadering extendeerde de griffier de minuut in een losse katern. Deze minuten werden tijdens de volgende vergadering geresumeerd, waarmee de serie "geresumeerde minuten" was ontstaan. (

Inventaris SG, p.12.

)

Een belangrijk onderscheid werd gemaakt tussen de ordinaris en secrete resoluties van de Staten-Generaal. In de beginjaren werden alle resoluties in dezelfde registers geboekt. Inzage in deze registers stond eenieder vrij die toegang had tot de vergadering of de griffie. Al snel werd duidelijk dat staatsgeheimen geen echte geheimen meer waren. Toch duurde het nog tot 1615 vooraleer er een afzonderlijk register werd aangelegd voor de resoluties die geheim gehouden moesten worden. In deze registers werden ook de besluiten van de secrete besognes en geheime conferenties geregistreerd.

Tenslotte werden in enkele gevallen aparte series gevormd. Japikse noemt dit: "De ordinaris en secrete resolutiën over speciale onderwerpen" en plaatst deze rubriek in zijn inventaris na de ordinaris en secrete resoluties.

2.1.1 Ordinaris resoluties

Binnen de rubriek ordinaris resoluties onderkende Japikse 6 series: 2 series minuten, 2 series net-resoluties, een serie gedrukte resoluties en een serie "dubbele registers".

series	periode
minuten	1576-1684
eerste minuten	1672-1796
geresumeerde minuten	1671-1796
net-resoluties, eerste serie	1576-1671
net-resoluties, tweede serie	1637-1795
gedrukte resoluties	1670-1796
dubbele registers	1702-1719

Eigenlijk was er pas vanaf 13 mei 1637 sprake van "minuten". (

"Minuut" in de definitie van het Lexicon van Nederlandse Archieftermen: "Een minuut is de vastgestelde versie van een geschrift, waarnaar de expeditie of het net-exemplaar wordt opgemaakt" (p.47).

) Tot die datum immers werden de resoluties nog tijdens de vergadering vastgesteld. De vastgestelde resoluties werden door de griffier zelf in de registers geschreven. Een vaste klerk vervaardigde een "getrouw" afschrift van dit griffiers-exemplaar, dat we in de inventaris van Japikse tegenkomen in eerste serie net-resoluties, 1576-1671. (

Van Riemsdijk, p.102; Inventaris SG, p.73.

)

Vanaf 13 mei 1637 werden de resoluties pas tijdens de volgende vergadering voorgelezen, opnieuw in stemming gebracht en goedgekeurd. Daarmee veranderde de redactionele vorm van de stukken van "origineel" naar "minuut". (

Thomassen spreekt daarom ook van "originelen" tot 13 mei 1637 en van "minuten" vanaf 13 mei 1637. Zie: Thomassen, Tabellarische inventaris.

) Parallel aan deze serie minuutresoluties ontstond in 1637 een (nieuwe serie) net-resoluties. De griffier gaf de minuut na het passeren van de resumptie aan een vaste klerk die de resolutie inschreef in een net-register. (

Resum(p)tie: het in stemming brengen en goedkeuren van de minuut-resolutie (nadat zij werd voorgelezen door de griffier). Van Riemsdijk p.102.

) Deze serie noemde Japikse de tweede serie net-resoluties, 1637-1795. De oorspronkelijke (eerste) serie net-resoluties werd voortgezet als "dubbel". Met deze serie werd gestopt, toen men de resoluties ging drukken.

Zoals hierboven reeds beschreven, is naast 1637 het jaar 1671 van belang voor de registratuur van de resoluties. In dat jaar 1671 ontstond de methode om de resoluties van de Staten-Generaal te notuleren. De griffier hield tijdens de vergadering aantekening van de conclusie. Na de vergadering maakte hij de minuut op door de resoluties (op een los katern) te extenderen. (

Japikse schreef hierover: "Het extenderen van de resoluties had nu plaats tijdens de vergaderingen van de Staten-Generaal" en enkele regels verder: "Na afloop van de vergadering extendeerde de griffier de minuut in een losse katern." Inventaris SG, p.12.

) De aldus gevormde series resoluties werden door Japikse genoemd de " 'Eerste minuten' van de vergaderingen" en de " 'Geresumeerde minuten' van de notulen van de vergaderingen". (

Uit het onderzoek van Theo Thomassen blijkt dat met name deze series door Japikse niet correct benoemd en geordend werden; Thomassen, ca. 1671.

)

Tenslotte is er nog de ontwikkeling van de gedrukte resoluties. Vanaf 1669 werden er resoluties gedrukt. Men beoogde aanvankelijk niets anders dan een gemakkelijke verspreiding van de voornaamste besluiten onder de gezanten in buitenland. Er verschenen wekelijkse afleveringen en de resoluties waren verre van compleet. Pas vanaf 1695 werden alle resoluties opgenomen. Het doel was nu de geschreven resoluties woordelijk in druk weer te geven en veel breder te verspreiden. Eerst zijn er nog onzorgvuldigheden, maar vanaf 1708 zijn de gedrukte resoluties betrouwbaar. Voor onderzoek vanaf 1708 wordt dan ook raadpleging van deze serie aanbevolen. (

Zie Thomassen d.d. 1707-1708.

)

*Over het algemeen verdient het aanbeveling de registers met de (tweede serie) net-resoluties of de serie gedrukte resoluties te raadplegen.

*Zie de bijlage: "aanbevelingen voor het gebruik".

2.1.2 Secrete resoluties

Binnen de rubriek secrete resoluties treffen we 3 series aan: de minuten, de geresumeerde minuten en de net-resoluties.

series	periode
minuten	1592-1670
geresumeerde minuten	1671-1796
secrete net-resoluties	1592-1796

Gebruik was de secrete of geheime resoluties in de gewone registers te boeken. Maar omdat inzage in deze registers vrij stond aan iedereen die toegelaten was tot de vergadering of de griffie, was er nauwelijks sprake van het bewaren van geheimen! Gedurende een korte periode (1592-1604) werd er een apart register aangelegd. Ook van 1608-1609 is er een apart register met secrete resoluties, maar het duurde tot het einde van het jaar 1615 (27 december) vooraleer er een start werd gemaakt met de serie(s) registers met secrete resoluties. (

Volgens aantekening Pennings (n.a.v. een mondelinge toelichting op het archief door Thomassen, nov.1987): "... registers secrete resoluties werden pas in 1645 en met terugwerkende kracht tot 1615 samengesteld."

)

De gang van zaken m.b.t. de secrete resoluties was hetzelfde als bij de ordinaris resoluties, al ontstonden er niet zoveel parallelle series. In deze secrete registers treffen we in principe aan: alles wat de vergadering geheim wilde houden b.v. oorlog, vrede, bestand, financiën. Maar ook de resoluties van secrete besognes en geheime conferenties. Bovendien werden alle secrete, uitgaande brieven opgenomen in de registers (meteen na de resolutie waarop zij betrekking hadden).

*Zie de bijlage: "aanbevelingen voor het gebruik".

2.1.3. Particuliere registers

Hoewel in principe alle resoluties van de Staten-Generaal in het ordinaris of secrete register werd geboekt bestonden er enkele uitzonderingen. In deze uitzonderingsrubriek "Particuliere registers" is de samenstelling niet eenduidig. (

Aantekening Pennings; Van Riemsdijk, pp.106-108.

)

Allereerst werden er registers gevormd met unieke resoluties betreffende een bepaald onderwerp. Veelal gebeurde dit met het oog op de geheimhouding.

- De onderhandelingen over het Twaalfjarig Bestand (4 februari 1608 - 11 april 1609) werden in een apart register geboekt. (Inv.nr. 4851) (

Overigens werd over precies die periode ook een secreet register samengesteld! inv.nrs. 3905 en 4561.

)

- De onderhandelingen met de afgevaardigden van de Staten-Generaal van de Zuidelijke Nederlanden over een te sluiten verbond, die plaatsvonden van 4 oktober 1632 - 19 januari 1934. (Inv.nr. 4852)

- Stukken betreffende Zweden en Denemarken van 21 oktober 1644 - 10 januari 1646 in verband met de oorlog tussen deze twee landen. (

!In de inventaris van Japikse trof ik geen register aan dat aan deze beschrijving voldoet. Ook TT had het over deze delen in zijn toelichting '87.

)

- Ook de registers met resoluties van de Grote Vergaderingen (1651 en 1716-1717) horen in deze categorie unieke resoluties.(Inv.nrs. 4807-4816)

- Van 1705-1716 werden ook de resoluties op paspoortaanvragen apart geregistreerd. Deze registers werden door Japikse echter niet opgenomen in de rubriek "Particuliere registers", maar in de rubriek "Acten van de Staten-Generaal".(Inv.nrs. 12359-12404). (

!Overigens loopt deze serie door tot 1778, zonder via de inventaris zichtbare scheidslijn, waarom? mh.

)

In deze rubriek "Particuliere registers" treffen we ook recueils aan. Het betreft hier afschriften van resoluties betreffende een bepaald onderwerp. Vooral praktische overwegingen hebben bij de vorming van deze registers een rol gespeeld. Hoewel het strikt genomen om afschriften ging, gebeurde het dat een resolutie wèl in een particulier register en niet in een ordinaris of secreet register werd geboekt!

Het betrof de onderwerpen:

Tenslotte zijn er ook registers die een mengvorm zijn: zowel unieke resoluties bevatten als een verzameling afschriften van stukken betreffende een bepaald onderwerp.

OVERZICHT VAN DE PARTICULIERE REGISTERS

De onderwerpen zoals Japikse die onderscheidde:

2.1.4. Indices op de resoluties

Het vervaardigen van indices was in de 16de eeuw nog hoogst ongebruikelijk. Men volstond met het aanduiden van het behandelde onderwerp in de marge. Pas halverwege de 17de eeuw werd aan de agent Cornelis de Heijde opgedragen uitvoering te geven aan een bepaling in de instructie van de griffier alle bestaande en toekomstige registers te indiceren. Het betrof "... niet veel meer dan bladwijzers ter aanduiding van zaken, plaatsen of personen, maar den inhoud der resolutiën leerde men daardoor niet kennen." (

Van Riemsdijk, p.109.

) Naast deze jaarlijkse indices, vervaardigde De Heijde ook "generale" indices: zij besloegen een tijdvak van meerdere jaren. Hierin werd de inhoud van de resolutie wèl kort meegedeeld.

Vanaf 1700 begon men jaarlijkse indices aan te leggen. De indeling werd zorgvuldiger en van jaar op jaar gelijk, waarmee aan duidelijkheid gewonnen werd. (

Van Riemsdijk, p. 109-110.

)

We onderkennen verschillende soorten indices:

*De indices achterin de registers zijn met name voor de 16de eeuw zeer onbetrouwbaar. Aangeraden wordt dus in de periode tot 1626 gebruik te maken van de RGP-serie.

*De generale indices vormen altijd een selectie en betreffen vooral de resoluties van de 17de eeuw (zij werden -in de 18de eeuw- met terugwerkende kracht vervaardigd).

*Zie de bijlage: "aanbevelingen voor het gebruik".

2.2. Ingekomen en uitgaande stukken

In zijn inventaris brengt Japikse een scheiding in rubrieken aan tussen o.a. de "Bijlagen van de resolutiën van de Staten-Generaal" (met de liassen en de ingekomen delen en dossiers), de "Depêche- en Brievenboeken" en de "Acten van de Staten-Generaal". Voor een goed begrip van de structuur van het archief lijkt het me echter zinvol eerst Van Riemsdijk op de voet te volgen.

De grondslag van de besprekingen tijdens de vergadering van de Staten-Generaal werd gevormd door de brieven, ingekomen bij de griffie, maar ook de stukken die ter vergadering werden overlegd of aan de president werden overhandigd, zoals memories en (provinciale) resoluties. De ingekomen brieven vinden we (in meerderheid) terug in de rubriek LIASSEN, de stukken die rechtstreeks in de vergadering werden ingebracht vinden we nu terug in de rubriek INGEKOMEN DELEN EN DOSSIERS, AFZONDERLIJK VERZAMELD IN SERIES. Verschil is er ook in de registratuurkenmerken. De stukken die bij de griffie binnenkwamen werden voorzien van de ontvangstdatum en wel: Receptum. De stukken die ter vergadering werden overlegd werden ook voorzien van een ontvangstdatum, maar hiervoor gebruikte men de termen: Exhibitum of Lectum. Sinds 1584 was het gebruik dat alle uitgaande (gedepecheerde) stukken werden getekend door de president van de week met de toevoeging Vt. (=vidit) en de formule Ter ordonnantie waarna de griffier tekende. (

Van Riemsdijk, p.94-95.

)

De in de vergadering genomen besluiten werden in de loop der eeuwen op verschillende redactionele wijzen meegedeeld aan de belanghebbenden. Hierdoor zijn diverse series "uitgaande stukken" ontstaan. In de eerste decennia van het bestaan van de Staten-Generaal was er sprake van een onderscheid in:

In de loop der tijd, vooral onder invloed van de ontwikkeling van een vaste redactie van de resoluties, werd het steeds meer gebruik de resoluties als extract uit het register uit te geven. Zo werden eerst de "gewone" acten en later ook de brieven verdrongen. Daarvoor in de plaats stuurde men de belanghebbende een extract-resolutie met een begeleidend schrijven. Slechts bij uitzondering werd in dit begeleidend schrijven de resolutie nog toegelicht. Het schrijven van brieven bleef nog wel in gebruik als een soort beleefdheidsvorm: aan vorsten en hooggeplaatste autoriteiten. Acten onder zegel en cachet werden niet vervangen door extract-resoluties. (Wanneer men dus in de tweede helft van de 17de eeuw sprak over een acte bedoelde men de soort mèt zegel.)

De series uitgaande stukken waren dus sinds de tweede helft van de 17de eeuw:

waarbij het accent was verschoven naar de extract-resoluties. (

Van Riemsdijk, p.91-95.

)

In de rubrieken zien we deze ontwikkeling deels terug. Op grond van de aard van de stukken en de verdeling van de werkzaamheden op de griffie van de Staten-Generaal kunnen we, met Van Riemsdijk, onderscheid maken in de registratuur van de resoluties en de registratuur van de depêches. Zo kunnen we de registratuur van de resoluties omschrijven als: de stukken die direkt voortvloeien uit de handelingen van de Staten-Generaal. De resoluties dus, maar ook de originele (ingekomen) stukken. De registratuur van de depêches daarentegen betrof die stukken die een uitwerking waren van dat handelen. Met andere woorden: de (afschriften van de) uitgaande stukken. Zoals Van Riemsdijk en Japikse beide schreven, ontwikkelde deze "registratuur van de depêches" zich niet zo gelijkmatig als die der resoluties!

*Allereerst is het van belang te weten dat de minuten van uitgaande brieven zich bevinden in de LIASSEN: tot 1754 in de onderwerpsliassen, daarna in de "lias" -minuten van uitgaande brieven, 1754-1796 (inv.nrs.11072-11085). (

LET OP: Japikse plaatst deze minuten als een aparte rubriek ná de rubriek "ingekomen delen en dossiers" (de verbalen etc.); Inventaris SG, p.493.

)

*In de DEPECHEBOEKEN treffen we originelen en afschriften aan uit de periode 1576-1614.

*De afschriften van de ingekomen èn uitgaande brieven treffen we aan in de rubriek BRIEVENBOEKEN bestaande uit vijf series (vanaf 1646).

*De rubriek ACTEN VAN DE STATEN-GENERAAL tenslotte, bevat verschillende series acten, zowel met als zonder zegel. (

Van Riemsdijk, p.90-125.

)

2.3 Bijlagen bij de resoluties

2.3.1 Liassen

De ingekomen brieven werden tot 1753 samen met de minuten van uitgaande brieven tot liassen verenigd. Oorspronkelijk bestond slechts de "lias loopende". Hierin werden alle ingekomen en minuten van uitgaande stukken op resolutiedatum gerangschikt. In het begin van de 17de eeuw verfijnde men de indeling. Zo "groeiden" de respecten die we ook in andere delen van het archief terug vinden. De vorming van een nieuw respect hing veelal samen met het ontstaan van geregelde diplomatieke betrekkingen of een andere intensivering van de bemoeienissen met dat onderwerp door de Staten-Generaal.

Net als bij de resoluties werden ook de liassen onderscheiden in ordinaris en secreet. In tegenstelling tot de resoluties echter ontstonden hier niet twee series maar werden de liassen respectgewijs bij elkaar geplaatst.

*De secrete liassen werden pas vanaf het jaar 1700 gevormd. Vóór dit jaar treft men de secrete ingekomen brieven aan in de "Secrete Kas" van de Staten-Generaal. (

Van Riemsdijk, p. 120-125; Inventaris SG, p.148; voor de afzonderlijke liassen zie bijlage LIASSEN.

)

*Binnen de respecten werden de stukken chronologisch geborgen. De "receptum-datum" en dus de datum van de resolutie is bepalend.

De rubriek liassen kan grofweg worden verdeeld in:

In de liassen rekesten werden de schriftelijke verzoeken van particulieren en colleges aan de Staten-Generaal bewaard. De meeste rekesten echter waarop een beschikking werd uitgevaardigd treft u in deze liassen niet aan. De beschikking werd immers in apostille op het rekest gesteld en aan de adressant teruggestuurd. Zo treffen we in deze liassen slechts aan de rekesten waarop niet werd beschikt én die naar aanleiding waarvan een acte werd uitgegeven. In de 18de eeuw werd het steeds meer gebruik, zelfs regel, de suppliant de beschikking bij extract-resolutie mee te delen, zodat sinds die tijd alle rekesten bewaard bleven.

Vanaf 1754 werden de minuten van uitgaande brieven niet meer bij de ingekomen brieven in de betreffende lias bewaard, maar in een aparte "lias minuten van uitgaande brieven". (

In de inventaris van Japikse terug te vinden onder de rubriek II C. DE MINUTEN van UITGAANDE BRIEVEN van de STATEN-GENERAAL, (1754-1796), inv.nrs.11072-11085. Zie ook: Van Riemsdijk, p.124.

)

KORT OVERZICHT VAN DE LIASSEN

2.3.2 De ingekomen delen en dossiers, afzonderlijk verzameld in series

In een lias pasten alleen maar stukken die door middel van een pen aaneen geregen konden worden. Grote en omvangrijke delen en dossiers moesten dus apart bewaard worden. Ook de stukken die rechtstreeks aan de vergadering werden aangeboden, vinden we hier terug. Deze rubriek "ingekomen delen en dossiers", verschilt dan ook niet wezenlijk van de rubriek liassen. We treffen hier aan: de verbalen (of verslagen) van de gezanten van de Staten-Generaal in het buitenland en de rapportages (ook verbalen genoemd) van de verrichtingen van de diverse commissies die door de Staten-Generaal werden ingesteld om "moeilijke en ingewikkelde zaken in loco te onderzoeken of zekere aangelegenheden te regelen". (

Van Riemsdijk, p.133. Japikse beargumenteerde het bestaan van deze rubriek met het feit dat de delen en dossiers wegens hun formaat niet in de liassen konden worden opgenomen. Van Riemsdijk gaf aan dat het gaat om stukken die rechtstreeks werden aangeboden aan de Staten-Generaal. Japikse schreef bovendien: " Eveneens werden in deze series delen aangetroffen die oorspronkelijk waren ingedeeld bij de loketkas en de secrete kas van de Staten-Generaal, maar hieruit wegens hun formaat waren verwijderd. Ter verduidelijking van hun plaats in het archief van de Staten-Generaal werd - indien mogelijk - het desbetreffende `exhibitum' vermeld." Inventaris SG, p.269; Van Riemsdijk, pp.131-134.

)

Naast deze verbalen werden in deze rubriek ook de z.g. staten van oorlog, processtukken en rekeningen (ingeleverd bij de Staten-Generaal) opgenomen. (

"De Staten-Generaal traden op als rechters, maar hun uitspraken in civiele en criminele processen berustten altijd op de `dictums' van ordinaris en extraordinaris rechtbanken, aan wie zij hun rechtsgedingen gelegeerden. De `dictums' van deze rechtbanken werden meestal in de resoluties van de Staten-Generaal opgenomen waarmee deze rechtskracht kregen. De delegatie van processen geschiedde in gevallen van revisie van vonnissen, uitgesproken in de Generaliteitslanden en de koloniën, aan de Hoge Raad van Holland. De Staten-Generaal traden in zulke gevallen op als Hof van Appèl. Na behandeling van de rechtsgedingen voor de Hoge Raad werden procesdossiers aan de Staten-Generaal geretourneerd en ter griffie gedeponeerd. In zeer bijzondere gevallen als `crimen laesse majestatis' of landverraad werden de rechtsgedingen gedelegeerd aan extraordinaris rechtbanken die in naam van de Staten-Generaal recht spraken." Inventaris SG, p.403.

)

OVERZICHT VAN DE INGEKOMEN DELEN EN DOSSIERS

Staten van oorlog te land en ter zee

Verbalen en rapporten

Processtukken van de Staten-Generaal (

Inventaris SG, p.403: "De Staten-Generaal traden op als rechters, maar hun uitspraken in civiele en criminele processen berustten altijd op de `dictums' van ordinaris en extraordinaris rechtbanken, aan wie zij hun rechtsgedingen gelegeerden. De `dictums' van deze rechtbanken werden meestal in de resoluties van de Staten-Generaal opgenomen waarmee deze rechtskracht kregen. De delegatie van processen geschiedde in gevallen van revisie van vonnissen, uitgesproken in de Generaliteitslanden en de koloniën, aan de Hoge Raad van Holland. De Staten-Generaal traden in zulke gevallen op als Hof van Appèl. Na behandeling van de rechtsgedingen voor de Hoge Raad werden procesdossiers aan de Staten-Generaal geretourneerd en ter griffie gedeponeerd. In zeer bijzondere gevallen als `crimen laesse majestatis' of landverraad werden de rechtsgedingen gedelegeerd aan extraordinaris rechtbanken die in naam van de Staten-Generaal recht spraken."

)

Rekeningen ingeleverd bij de Staten-Generaal

2.3.3 Minuten van uitgaande brieven

De minuten van uitgaande brieven werden oorspronkelijk tot en met het jaar 1753 opgeborgen bij de ingekomen brieven en stukken welke in de liassen werden bewaard. In 1754 ontstond echter een afzonderlijke serie minuten van uitgaande brieven. (

Inventaris SG p.493; zie verder hierboven onder 'liassen'.

)

2.4 "Registratuur van de depeches"

Zoals hierboven al werd geschreven ontwikkelde de registratuur van de depêches zich niet zo gelijkmatig als die van de resoluties. Van Riemsdijk definieerde depêches als: (stukken die) "den inhoud der resoluties mededeelen". (

Van Riemsdijk, p.216.

) Hiermee is de samenhang tussen depêches en resoluties duidelijk geworden. In moderner Nederlands zouden we spreken van de uitgaande stukken, maar noch de definiëring van Van Riemsdijk, noch de vertaling dekt de lading. Nadat er in de beginperiode van de Staten-Generaal registers werden aangelegd waarin de ingekomen en uitgaande brieven werden afgeschreven, werd het in de eerste helft van de 17de eeuw gebruik de ingekomen en minuten van uitgaande stukken alleen als origineel in de liassen te bewaren. Een groot bezwaar tegen deze praktijk van het raadplegen van de originele stukken in de liassen was, dat de stukken gemakkelijk zoek konden raken. (

Van Riemsdijk,p.117: "...De inrichting der liassen was echter weinig geschikt om het behoud der stukken te verzekeren. Om de laatste te kunnen raadplegen moest men ze uit de liassen lichten, waartoe deze laatste uit elkaar moest worden genomen. Daar antecedenten en retro-acta onder de beraadslagingen een groote rol speelden, moest dit gedurig geschieden. De losse papieren leden er zeer onder en liepen gevaar van niet op hunne plaats te worden teruggebracht..."

) Zo hernam men in het midden van de 17de eeuw het systeem van het afschrijven van brieven en memories in registers.

2.4.1 Depecheboeken

Oorspronkelijk was het dus regel dat de uitgaande bij de ingekomen brieven werden geregistreerd. De series die in deze korte periode, aan het einde van de 16de eeuw, ontstonden, zijn de depêcheboeken. Het zijn de registers van ingekomen- en uitgaande brieven van en aan de Staten-Generaal. We treffen zowel de originelen als de afschriften van ingekomen en uitgaande brieven aan in deze registers. (

Inventaris SG, p.495. Is dat zo ? Ik zie in steekproefje alleen maar afschriften !(mh)

)

Japikse onderscheidde 4 series:

Het is duidelijk dat deze registratievorm geen lang leven was beschoren.

2.4.2 Brievenboeken

Moeten we ons voor wat betreft de beginjaren van Republiek behelpen met de niet altijd even consequent vervaardigde depêcheboeken en later de liassen, in de loop van de 17de eeuw werd de registratuur van de de ingekomen en de uitgaande stukken verbeterd. Vanaf 1646 ontstonden verschillende soorten registers van ingekomen en uitgaande brieven. En ondanks kleine wijzigingen, werden deze series tot het jaar 1795 in stand gehouden.

OVERZICHT VAN DE SERIES BRIEVENBOEKEN:

-registers van uitgaande brieven (1646-1795)

In 1646 gaf de Staten-Generaal opdracht de uitgaande brieven voortaan te boeken in een jaarlijks register.

De secrete uitgaande brieven liet men uit deze registers weg, omdat zij geboekt werden in de registers van secrete resoluties achter de besluiten waaruit zij waren voortgekomen.

Elk deel bevat een alfabetische index. (

Inventaris SG, p.529.

)

-registers van ingekomen ordinaris brieven

(1650-1668)

Bij resolutie van 23 juni 1650 bepaalden de Staten-Generaal dat ook de ingekomen ordinarisbrieven moesten worden ingeschreven in registers. De ingekomen brieven werden na vanaf 1650 chronologisch afgeschreven, maar de bijlagen en memories die bij deze brieven hoorden liet men (voorlopig) achterwege.

(1669-1679)

Op 1 juli 1669 ving men aan voor deze bijlagen en memories een afzonderlijk register bij te houden.

(1680-1796)

Dit systeem werd echter al in 1680 veranderd. Men boekte toen de brieven met de bijlagen en memories in hetzelfde register, maar er werden wel drie soorten brievenboeken aangelegd n.l.:

In deze drie soorten registers zijn de stukken naar hun herkomst onder respecten geplaatst, terwijl tafels deze indeling verduidelijken. (

Inventaris SG, p.498.

)

-registers van ingekomen secrete brieven (1672-1794)

In 1651 werd besloten dat de geheime correspondentie aan de griffier moest worden gericht. Zowel de geheime resoluties als de geheime ingekomen en uitgaande brieven en stukken werden voorzien van de aanduiding "secreet".

De ingekomen secrete brieven werden tot 1672 niet geregistreerd. Pas in 1673 is sprake van een regelmatige registratie in een daartoe bestemd register. Ook de bijlagen werden in deze registers opgenomen. Vanaf 1690 werden de brieven onder respecten gerangschikt. (

Inventaris SG, p.518; Van Riemsdijk, pp.118-119 en pp.138-139; Van Riemsdijk schreef:" In 1701 schijnt men het registreeren te hebben gestaakt en eerst omstreeks het midden der vorige eeuw weder te hebben opgevat, bij welke gelegenheid men ook de ontbrekende jaargangen sedert 1701 vervaardigd moet hebben".

)

-registers van ingekomen ordinarisbrieven uit verschillende landen en plaatsen (1550-1649)

"Ter aanvulling van de registers van ingekomen ordinarisbrieven en bijlagen over de jaren 1650-1796 werden in de 18e eeuw bij de griffie van de Staten-Generaal ook de brieven uit de liassen afgeschreven, welke vóór 1650 niet in registers waren opgenomen. Deze serie registers bevat afschriften van verschillende instanties, ook van de centrale regering vóór 1576. Deze afschriften werden vervaardigd van de brieven en bijlagen in de liassen `Loopende', `Engelandt', `Vranchrijck', `Italien', `Spangien' en `Portugal'. Men kan deze brievenboeken o.m. zien als voortzetting van de depêcheboeken. Tevens werden in deze serie registers van ingekomen brieven opgenomen die gelijktijdig met de aankomst van de brieven in de 18e eeuw werden afgeschreven. Het betreft hier de registers Amerika en Admiraliteiten." (

Inventaris SG, p.524.

)

-registers van ingekomen brieven betreffende bijzondere onderwerpen

2.4.3 Gedrukte publicaties uitgaande van de Staten-Generaal

-nouvelles

De brieven die de gezanten van de republiek aan de Staten-Generaal zonden met "nieuwsberichten" uit het buitenland (de nouvelles) werden, samen met resoluties en andere relevante stukken, in kopie aan de verschillende gezanten toegezonden. Ook deze stukken werden "nouvelles" genoemd. Sedert 1669 werden deze nouvelles in gedrukte vorm verspreid. Van 1744 af zijn zij volledig bewaard in de daartoe bestemde banden. Het zal duidelijk zijn dat er weinig (politiek) gevoelig nieuws werd opgenomen in deze stukken in verband met de ruime verspreiding ervan. (

Inventaris SG, p.534; Van Riemsdijk, p.119; opmerkelijk is een pak "Secrete depêches van Nederlandse gezanten. 1759-1765. Gedrukt (inv. nr.12160)!

)

-plakkaten

Algemene landswetten en verordeningen werden in de vorm van plakkaten bekend gemaakt. Het ging hierbij om akten onder zegel of cachet. De inhoud van deze stukken was voor velen van belang en al snel werden deze plakkaten dus in gedrukte vorm uitgegeven. Ter griffie bewaarde men een exemplaar van deze gedrukte plakkaten en samen met de gedrukte publicaties van de Staten van Holland, de stadhouder, de Nassause Domeinraad en enkele hoge colleges van de Generaliteit en van de provincie Holland werden deze plakkaten voorzien van een inhoudsopgave en ingebonden. (

Inventaris SG, p.537; Van Riemsdijk, p.115.

)

2.5 Akten van de Staten-Generaal

(

Van Riemsdijk, pp.89-116.

)

Naast de brieven en later de extract-resoluties, waarin de inhoud van de genomen resoluties aan derden werd meegedeeld, vaardigden de Staten-Generaal ook akten uit. In verband met de bewijskracht van het stuk was het naast de handtekening van de griffier, voorzien van een zegel of cachet. Het afschrijven van de akten die door de Staten-Generaal werden uitgevaardigd, ontwikkelde zich tot een aparte "registratuur van de acten". (

Van Riemsdijk, p.111.

)

Al in de late 16de eeuw werden de eerste registers aangelegd. Allereerste het zogenaamde "Acteboek": dit register bevatte alle akten, die onder zegel of cachet werden uitgegeven, met uitzondering van de akten van commissie tot civiele en militaire ambten. Deze commissies werden afgeschreven in het "Commissieboek".

Voor de akten zonder zegel of cachet uitgegeven, een vorm die in de loop van de 17de eeuw in onbruik raakte, legde men ook aparte registers aan: de "Ordonnantieboeken" dienden inzicht te geven in de stand van zaken in de generaliteitskas. In 1624 werd bepaald dat de Raad van State voortaan de ordonnanties zou uitvaardigen. De registers werden echter nog tot 1656 bijgehouden. Ook de "Instructieboeken" hadden tot doel snel inzicht te verschaffen, in dit geval in de instructies die men voor generaliteitscolleges en "dienaren" had vastgesteld. De geheime instructies voor de gezanten werden in de registers van de secrete resoluties beter geheim gehouden en aldus daarin opgenomen. Zo eindigde deze serie in 1760. De instructies voor de gezanten vindt men vanaf 1760 allemaal in de secrete resolutieboeken; de overige instructies treft men in de gewone "acteboeken".

OVERZICHT VAN DE AKTEN VAN DE STATEN-GENERAAL

Enkele series behoeven een toelichting:

Ad 2. "Commissieboeken" (1586-1794)

*Op de commissieboeken werd een systematische index vervaardigd, ingedeeld volgens de ambten.

Ad 4. Registers van Paspoorten (1707-1778): "Bevatten extract-resoluties houdende beschikking op requesten, waarbij paspoorten in verband met de heffing van convooien en licenten werden aangevraagd" Tot 1771 sprak men van "Kohieren van de Paspoorten". (

Inventaris SG, p.545. Van 1705-1716 werden de resoluties op de paspoortaanvragen alleen in deze "registers van paspoorten" geboekt! Zie ook het overzicht van te raadplegen resoluties in bijlage ...

)

Ad 5. De formulieren van de acten: "Registers inhoudende alfabetisch gerangschikte voorbeelden van allerhande acten der Staten-Generaal ten gebruike bij de griffie. 18e eeuw". (

Inventaris SG, p.549.

)

Ad 8. Registers van Tractaten (1585-1748): (

Van Riemsdijk, pp.135-139.

) Eigenlijk is deze serie een onderdeel van de secrete kas. De stukken werden ook op exhibitumdatum gerangschikt. "In het jaar 1700 was de Secrete kast van de Staten-Generaal geheel vol geraakt zodat naar andere middelen werd gezocht om de dossiers en stukken van geheim karakter op te bergen. Er werden nu drie afzonderlijke verzamelingen gevormd n.l. van:

Ad 10. De rekeningen van de ontvangers en de kwitanties van de klerken van de Staten-Generaal: "Hoewel geen akten in eigenlijke zin zijn de rekeningen van de ontvangers en de kwitanties van de klerken van de Staten-Generaal hier opgenomen omdat zij even als de ordonnantieboeken de administratite bij de griffie betreffen. De rekeningen van de ontvangers bevatten de boekhouding van exploiten en boeten die werden verlangd bij het aanbinden van processen voor de Staten-Generaal. De ontvanger van deze exploiten en boeten had tevens de taak het recht te innen op de octroiien van de Staten-Generaal verleend aan personen die over hun goederen in Staats-Vlaanderen bij uiterste wil wensten te beschikken. Het geheel van deze ontvangsten vormde een geheim fonds waarvan de de bestemming door de Staten-Generaal telkens werd geregeld. De kwitanties van de klerken ter griffie raken het depêchegeld dat aan hen door de griffier als schrijfloon werd uitgekeerd." (

Inventaris SG, p.553.

)

2.6 Loketkas en secrete kas

Naast de stukken die het direkte gevolg waren van de handelingen van de Staten-Generaal (de resoluties, de bijlagen, de brievenboeken, etc.) bevonden zich nog grote hoeveelheden "losse stukken" op de griffie: "vele documenten die bij het onderzoek van allerlei zaken in hunne handen waren geraakt." (

Van Riemsdijk, p.126.

) De herkomst van de stukken was zeer divers. Van de archieven van de voormalige Raad van State, via de stukken die de gezanten en gedeputeerden overdroegen tot allerlei afgedwaalde stukken uit de liassen.

In 1605 werd enige orde aangebracht. Vanaf die tijd volgde men de procedure dat, nadat een zaak was afgedaan, de stukken ter 'seponering' aan de agent ter hand werden gesteld. Deze vouwde de stukken in de lengte, bond ze bij elkaar (bundelde de stukken), voorzag de bundels van een opschrift en plaatste ze in de daartoe bestemde "loketten". Evenals bij de liassen was het al snel nodig de loketten in te delen in respecten. Waarschijnlijk werd er in 1620 een "opzettelijke" ordening aangebracht en werden de toen aanwezige stukken geïnventariseerd. In 1656 werd het aanwezige archief opnieuw geïnventariseerd. De opschriften op de bundels werden overgenomen in de inventaris, de bundels werden voorzien van een volgnummer en chronologisch gerangschikt in de verschillende loketten; de indeling in respecten van de loketkas was vrijwel gelijk aan die van de liassen. Tegen het einde van de 17de eeuw werd de inventaris (van het hele archief) steeds onregelmatiger bijgehouden. Doordat de registratuur van de depêches goed functioneerde konden veel stukken in die registers geraadpleegd worden. Een gevolg daarvan was dat er veel minder "losse stukken" waren, die een plaats kregen in de loketkas. (

Van Riemsdijk, pp.126-130.

)

De naam van de rubriek is dus de vanouds gebruikte verwijzing naar de plaats van de stukken in het archief. Het verschil tussen de rubrieken "loketkas" en "secrete kas" zit ook hier in het uitgangspunt: de ordinaris resoluties voor de loketkas, de secrete resoluties voor de secrete kas. In de secrete kas bevinden zich vooral de diplomatieke stukken.

Japikse veranderde de ordening van dit deel van het archief ingrijpend. (

"Ten einde de overzichtelijkheid van de inhoud van de Loketkast en de Secrete kast te bevorderen .." Inventaris SG, p.556.

)

De belangrijkste ingreep die hij pleegde, was het (onderwerpsgewijs) samenvoegen van de "dossiers" uit de loketkas en de secrete kas. Bovendien maakte hij een indeling in drie perioden:

De stukken werden opnieuw geordend en werden voorzien van een nieuw volgnummer.

*Bij raadpleging of verwijzing moet men echter nog steeds het oude loketkas/secrete-kas nummer gebruiken, dat is samengesteld uit het nummer van het betrokken respect plus het nummer dat de dossiers en stukken oudtijds droegen. (

Inv.SG, pp.556-558

)

OVERZICHT VAN DE LOKETKAS EN SECRETE KAS

(zoals Japikse deze ordende).

Voor de oude ordening zie bijlage ..

2.7 Overige rubrieken in de inventaris

Tot slot bevat de inventaris nog de rubrieken

2.7.1 Overgedragen archivalia aan de Staten-Generaal, afkomstig van instellingen en personen

"Behalve de bescheiden hier beschreven ontvingen de Staten-Generaal ook de schriftelijke nalatenschap van Lieuwe van Aitzema, historicus van de 17e eeuw. Zij lieten de stukken van deze verzameling opnemen in de serie verbalen van Nederlandse gezanten in den vreemde en in de Loketkast van de Staten-Generaal. Blijkens de inventaris van de collectie in Verslagen van 's Rijks Oude Archieven, 1916, I, blz. 209 vgl. werden de stukken weer uit het archief van de Staten-Generaal gelicht en als afzonderlijke collectie beschreven.

Evenmin zijn hier beschreven de archieven afkomstig van de Nederlandse gezantschappen in het buitenland. De Nederlandse gezanten waren hiertoe bij hun aftreden verplicht, doch er waren maar weinigen die zich aan dit voorschrift hielden. De meeste legatiearchieven werden dan ook omstreeks 1855 door het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen. Dit was een reden te meer om deze archieven samen met de bij de Staten-Generaal ingeleverde archivalia van de legaties in een afzonderlijke inventaris te beschrijven en ook afzonderlijk te ordenen.

2.7.2 Inventarissen van het archief en catalogi van de boekerij van de Staten-Generaal